Videointerviews im Lichte der Datenschutz-Grundverordnung

Ab dem 25. Mai 2018 müssen Unternehmen die Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umsetzen. Bei Nichtanwendung drohen Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Laut Arnd Böken, Rechtsanwalt und Partner in der Kanzlei Graf von Westphalen, ändert sich im Vergleich zur bisherigen Rechtslage aber nicht nur die Höhe der Bußgelder: „Die zweite große Änderung sind die Vorgaben zur Rechenschaftspflicht“, kommentiert der Jurist die neue Verordnung. „Das bedeutet, man muss als Unternehmen beweisen, dass man den gesetzlichen Vorgaben entspricht.“ Er empfiehlt in diesem Zusammenhang unter anderem, in einer internen Policy festzuhalten, wie mit Bewerberdaten umgegangen wird, wer Zugriff darauf hat, wie informiert wird und wie und wann die Daten gelöscht werden.

Auch US-Dependancen europäischer Unternehmen sind betroffen

Vanessa Wick, Senior Consultant und Datenschutzkoordinatorin bei der Münchner Personalberatung LAB & Company, hat sich ebenfalls intensiv mit datenschutzrechtlichen Fragen bei Videointerviews beschäftigt. Ihrer Ansicht nach hat sich der Aufwand, getzeskonform zu handeln, auch für Personalberater erhöht: „Das ist zunächst einmal ein Qualitätsmerkmal für Kandidaten bei der Frage, mit welchem Headhunter sie zusammenarbeiten möchten. Allerdings könnte sich dieser Mehraufwand auch auf das Preisgefüge für Headhunting-Dienstleistungen auswirken.“

Der Einflussbereich der DSGVO sei ziemlich weitreichend, auch über die europäischen Grenzen hinaus, ergänzt die Personalexpertin. Der Schutz des EU-Bürgers stehe dabei im Zentrum der Verordnung, so Wick. „Deshalb gelten auch in der US-Dependance eines europäischen Unternehmens die strengen Regeln der EU-DSGVO, wenn man von dort zum Beispiel ein Videointerview mit einem EU-Bürger durchführt.“

Die Nutzung von Skype ab dem 25. Mai

Weil viele Unternehmen Skype zur Durchführung von Echtzeit-Videointerviews nutzen, bangen sie darum, diesen Kanal künftig nicht mehr verwenden zu können. Denn bislang befanden sich die Server in den USA und man wusste nicht, welche Daten Microsoft – seit 2011 der Besitzer von Skype – oder andere Organisationen möglicherweise abgreifen. Eine Anfrage der Redaktion bei Microsoft brachte nun die von vielen erhoffte Zusicherung: „Schon im Februar letzten Jahres hat unser Chief Privacy Officer, Brendon Lynch, in seinem Blog die Zusage gegeben, dass Microsofts Cloud-Services zum Stichtag, dem 25. Mai 2018, DSGVO-konform sein werden.” (Zitat aus Lynchs Blog-Post vom 15. Februar 2017: „To simplify your path to compliance, Microsoft is committing to be GDPR compliant across our cloud services when enforcement begins on May 25, 2018.“) Wenn es um Skype for Business gehe, so Microsoft, sei der Service Teil der Office-365-Dienste. Dort habe man vertragliche Regelungen zur GDPR (General Data Protection Regulation, der englischsprachige Begriff für die DSGVO) bereits in Anlage 4 der Online Services Terms (OST) vertraglich umgesetzt. Diese Regelungen würden zum 25. Mai 2018 wirksam.

Einverständnis des Bewerbers erforderlich

Für Martin Becker, Gründer und Geschäftsführer des Video-Recruiting- Anbieters Viasto, enthält das Thema DSGVO noch eine Brisanz anderer Art: „Es muss genau aufgepasst werden, dass im Nachhinein mit den Videointerviews gewonnene Daten nicht zu Analysen benutzt werden, zu denen der Bewerber nicht sein Einverständnis gegeben hat.“ Ein weiteres Problem sieht Becker darin, dass einige Anbieter zwar den gesetzlichen Vorschriften entsprächen. Doch durch ein komplexes Netz von Unterauftragnehmern im Rahmen der Datenhaltung und -verarbeitung verliere man bei einigen Anbietern komplett die Übersicht und Kontrolle über diese Daten.

Spannungsfeld aus Datenschutz und Datennutzung

Hin und wieder richten sich indessen Experten gegen ein zu engmaschig gefasstes Datenschutz-Regelwerk. So beispielsweise Dirk Linn, Geschäftsführer des auf HR-Software spezialisierten Beratungsunternehmens P-Manent Consulting: „Einerseits rufen alle nach einer Vereinfachung im Umgang mit Software und IT“, kritisiert er. „Aber auf der anderen Seite stehen die restriktiven Anforderungen des Datenschutzes.“ Das könne in einigen Fällen die vielen Möglichkeiten und Chancen, die die IT auch für HR bietet, stark einschränken. „Etwas mehr gesunder Menschenverstand bei der Definition der Verordnung hätte meiner Ansicht nach ein ausgewogeneres Gleichgewicht zwischen dem berechtigten Schutz von Daten und deren Nutzung schaffen können.“ Wie dem auch sei: Für HR heißt es künftig im Recruiting, genau hinzuschauen, wo personenbezogene Daten entstehen und den Datenschutz stärker als sonst mitzudenken.