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Digitale Personalabteilung – wer hat heute noch einen Stift dabei?

Kaum einer kann sich noch vorstellen, bestimmte Themen nicht 24 Stunden am Tag digital abrufen zu können: sei es Flüge buchen, E-Mails schreiben oder Chatten. Die Tagesschau kann man nach 20 Uhr in der Mediathek noch ansehen. Wenn man aber einen halben Tag Urlaub benötigt, muss man oft noch einen Zettel ausfüllen und beim Chef oder im Personalbüro abgeben – wer trägt heute noch einen Stift bei sich?

Selbst wenn statt eines Zettels eine E-Mail verfasst wird, läuft der Prozess weiterhin manuell, denn jemand muss die E-Mail lesen, prüfen, genehmigen und anschließend wieder zurücksenden.

Einen Flug bekommen die Mitarbeiter in zehn Minuten online gebucht, aber für einen Urlaubsantrag oder das Abfragen ihres Resturlaubs benötigen sie ein bis zwei Arbeitstage. Wer seinen Urlaub üblicherweise am Abend oder am Wochenende plant, hat darüber hinaus keine Chance, dies mit der Firma umgehend abzuklären.

Unternehmen benötigen ein modernes bzw. digitales Umfeld, um innovative Mitarbeiter für sich zu gewinnen. Hier haben sie die Chance, sich mit ihren Fähigkeiten auch zugehörig zu fühlen. Ziel sollte es sein, genau diese Interaktion zwischen Personal und Firma perfekt, freundlich und serviceorientiert zu digitalisieren.

Digitale Personalakte reicht nicht aus

Die digitale Personalakte war bisher gleichbedeutend mit dem Scannen und Digitalisieren von Verträgen und Dokumenten. Hat man etwas gesucht, suchte ein Programm – ähnlich wie bei Google – die Wortschnipsel aus den Dokumenten heraus und zeigte die Ergebnisse in einer Trefferliste an.

Darum geht es aber schon lange nicht mehr.

In modernen, teamorientierten, agilen Organisationen, bei denen auch die Mitarbeiter an unterschiedlichen Arbeitsplätzen agieren – meist zeitlich limitiert; und es möglicherweise auch ständig neue Vorgesetze, Team- und Projektleiter gibt, wird die Personalführung immer schwieriger. Wo ist die Person, die den Mitarbeiter möglicherweise über Jahre fordert und fördert?
 
Das Coaching mag eine Möglichkeit sein, hat aber meist den operativen Nachteil, dass die Coaches nur beratend den Mitarbeiter begleiten und daher eher als Q&A-Anlaufstelle fungieren.

In solchen dynamischen Organisationen muss die digitale Personalakte die Rolle des zentralen Wissensspeichers für den jeweils aktuellen Vorgesetzten übernehmen:

  • Was wurde mit dem Mitarbeiter besprochen?
  • Welche Abmachungen existieren?
  • Wie war seine Leistung im Projekt A, bei Kunde B und im Land Y?

Die Personalakte benötigt da weit mehr als klassische Personalstammsatzinformationen; sie muss eingebunden werden in alle Prozesse und Aktivitäten, die den Mitarbeiter begleiten, um so ein vollständiges Arbeitsbild der Person zu reflektieren.

Chatbot als Sprachrohr des Unternehmens

Bild: Danielle Software
Bild: Danielle Software

Ein Chatbot mit natürlicher Sprache ist nicht nur in der Lage natürlich zu sprechen, er kann auch die menschliche Sprache verstehen und darauf reagieren.

Er kann z. B. alle operativen Fragen der Mitarbeiter bezüglich eigener Personendaten, Urlaub, Krankmeldungen beantworten – und zwar rund um die Uhr. Praktisch, wenn man am Wochenende die Urlaubsplanung mit seinem Partner bespricht.

Intelligente Software zur Arbeitszeiterfassung

Bild: Danielle Software
Bild: Danielle Software

In unserer Dienstleistungsgesellschaft wächst der Anteil an Mitarbeitern im Außendienst, auf Baustellen oder Montage. Gerade hier sind Chatbots vorteilhaft. Einfache Formulierungen wie “Start” oder “Pause” reichen aus; alles Weitere funktioniert automatisch. Auch die sprachgesteuerte Zeiterfassung mit einem Smart Assistant ist zusätzlich möglich. Komfortfunktionen wie Kolonnen-, Schicht- und Projektbuchungen machen die Anwendung schnell und unkompliziert.

Über Danielle Software & Service GmbH
Danielle Software hat sich zum Ziel gesetzt, Unternehmen über das Web sofort einsetzbare Personal-Lösungen bereitzustellen, die ohne große Projektkosten direkt von der Personalabteilung genutzt werden können. Eine Installation von Software, d. h. eine Vorabinvestition ist für die Einführung nicht nötig, da die Software direkt im Web genutzt werden kann. Eine Demo-Version kann kostenlos getestet werden. Hier stehen dem Nutzer die Testdaten einer Musterfirma zur Verfügung, die aus Sicht der Personalabteilung oder aus Sicht eines Mitarbeiters bearbeitet werden können. Ebenso kann man sich von unserem Chat-Roboter Danielle Talk überzeugen, der alle Routinefragen der Mitarbeiter rund um die Uhr beantwortet.

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Danielle Software & Service GmbH
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