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Digitales Workforce Management: Warum alle profitieren

Die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) stellt Kliniken aller Größen vor Herausforderungen – nicht zuletzt, weil die Kluft zwischen Angebot und Bedarf an medizinischen Fachkräften immer größer wird. Das Klinikum Saarbrücken mit seinen rund 2.200 Mitarbeitenden hat sich frühzeitig auf diese Entwicklung eingestellt. Unterstützt wird es dabei von der ATOSS Medical Solution. Die Workforce Management Software errechnet auf Basis der durchschnittlichen Patientenzahl pro Station die Soll-Stunden für die Tag- und Nachtschichten. Für die kurzfristige Korrektur dienen die Mitternachtsstatistiken, die aus dem SAP-System direkt in den Dienstplan einfließen. Stations- und Pflegedienstleistung können sofort reagieren und die Personalsituation für den aktuellen Tag anpassen. Über das integrierte Aufgabenmanagement werden systematische Warnungen erzeugt. So zum Beispiel, wenn die gesetzlich vorgeschriebene Personaluntergrenze unterschritten wird.

Compliance auf Knopfdruck

Selbst die Regelungen des neuen Tarifvertrags für Ärzte (TV-Ärzte) lassen sich ohne Programmieraufwand in der Software abbilden. Drohende Verstöße werden dem Planer signalisiert, zum Beispiel, wenn die Höchstgrenzen bei Bereitschaften oder langen Diensten nicht eingehalten werden. Selbst die Berechnung der maximalen Anzahl an Bereitschaftsdiensten pro Halbjahr, bei der Mutterschutz sowie Eltern- bzw. Pflegezeiten unberücksichtigt bleiben, erfolgt automatisch. Gleiches gilt für die komplexe Berechnung der Distanzregeln, die 72-Stunden Ruhezeit zwischen Bereitschaft und langen Diensten vorschreiben. Künftig kann der personalverantwortliche Arzt in der Planungsmaske einen Abgleich des errechneten Grenzwerts, zum Beispiel Anzahl Bereitschaften im Halbjahr, mit den tatsächlich geplanten Diensten durchführen. Bei der Prognose behält das System den gesamten Bezugszeitraum von sechs Monaten im Blick und warnt bei drohender Überschreitung des individuellen Grenzwerts. Die Abrechnung der Zuschläge erfolgt auf Basis der tatsächlich geleisteten Bereitschaftsdienste.

Workflows und Zeiterfassung einfach per App

Mit dem Abschluss des neuen TV-Ärzte gelten auch neue Regeln für die Arbeitszeiterfassung. Die Kliniken sind jetzt verpflichtet, die Anwesenheit der Ärztinnen und Ärzte elektronisch zu erfassen und zu dokumentieren. Dabei gilt die gesamte Anwesenheit, abzüglich Ruhepausen, als geleistete Arbeitszeit. Saarbrücken unterstützt diese gesetzliche Anforderung mit der Einführung der ATOSS Mobile App für den ärztlichen Dienst. Über die intuitive App können An- und Abwesenheiten bequem erfasst und beantragt werden. Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt in der Anästhesie wird die mobile Zeiterfassung nun allen klinischen Bereichen angeboten. Die Möglichkeit, Dienstreisen, Urlaube, Gleitzeitfrei oder Mobiles Arbeiten auch außerhalb der Arbeitszeit zu beantragen und zu genehmigen, kommt bei den 320 Ärztinnen und Ärzten in Saarbrücken gut an. Die rund 700 Mitarbeitenden in der Pflege sollen in Kürze ebenfalls von den mobilen Workflows rund um die Arbeitszeit profitieren.

Wunschdienstplanung ist Realität

Das Klinikum Saarbrücken bietet seit vielen Jahren so genannte Wunscharbeitszeiten an und setzt dieses Konzept mit Hilfe der ATOSS Medical Solution erfolgreich um. In einem weiteren Schritt ist eine durchgängige digitale „Wunschplanung“ angedacht. Dann können Ärztinnen und Ärzte ihre Dienste bzw. Bereitschaften selbstständig disponieren. Eine Genehmigung bzw. Rückfrage beim Chefarzt ist nicht mehr notwendig. Das System prüft automatisch, ob die erforderlichen Qualifikationen oder Fachkenntnisse vorhanden sind und die Arbeitszeitregeln eingehalten werden. Thomas Hesse, Personaldirektor und Prokurist im Klinikum Saarbrücken, fasst zusammen: „Unsere innovativen Arbeitskonzepte sowie die neuen gesetzlichen und tariflichen Anforderungen an den Personaleinsatz im Krankenhaus lassen sich mit unserer Software gut umsetzen. Auf die Dienstplanung einer neuen Generation sind wir bestens vorbereitet.“

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