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Entwicklungen in der Personaleinsatzplanung am Beispiel Handel

GFOS Personaleinsatzplanung; Bild: GFOS
GFOS Personaleinsatzplanung; Bild: GFOS

Unternehmen agieren heute auf dynamischen und zunehmend globalen Märkten. Um dem wachsenden Wettbewerb standzuhalten, nutzen die großen Player im Handel sämtliche Absatzkanäle parallel. Das erwarten die Kunden vermehrt auch von mittelständischen Unternehmen. So müssen sich diese den neuen Herausforderungen stellen und ihr Geschäftsmodell anpassen oder gegebenenfalls neu entwickeln.

Diese Aufgaben sind ohne die Unterstützung einer umfassenden Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung nicht zu bewältigen. Schließlich wird es wichtiger denn je, immer den richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Skills zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsplatz einzusetzen.

› Personalbedarfsermittlung und Forecasting

Im Handel gehören flexible Öffnungszeiten und Personalbedarfsschwankungen zum Alltag. Mit einer Software zur Personalbedarfsermittlung ist es möglich, diese Schwankungen kostenoptimiert auszugleichen.

GFOS Korrekturbeleg; Bild: GFOS
GFOS Korrekturbeleg; Bild: GFOS

Die Grundlage dafür ist eine detaillierte Analyse sowie die konsequente Berücksichtigung aller Bedarfstreiber. Ausgehend von gesammelten Vergangenheitsdaten zur Prognose des zukünftigen Arbeitsvolumens wie zum Beispiel Kunden, Kassentransaktionen, Bons, prognostizierte Planumsätze oder Ergebnisse von Kundenfrequenz-Messungen entsteht ein Forecast, der die Basis für die Personaleinsatzplanung bildet. Die relevanten Informationen können aus Vorsystemen in die Bedarfsermittlung einfließen. Das Ziel ist eine genaue Berechnung des Bedarfs innerhalb eines flexiblen Zeitraums.

Dieser Forecast bildet dann die ideale Basis für eine äußerst genaue, bedarfsoptimierte Einsatzplanung. Durch den konsequenten Abgleich des prognostizierten Arbeitsvolumens mit den tatsächlich angefallenen Ist-Stunden lässt sich die Qualität des Forecasts und damit auch der Personaleinsatzplanung stetig steigern.

Automatische › Personaleinsatzplanung

Basierend auf Faktoren wie voraussichtlichem Arbeitsaufkommen, saisonalen Schwankungen, erlaubten Personalkosten sowie krankheitsbedingten Ausfällen wird der optimale Personalbedarf und -einsatz ermittelt. Hierbei werden sowohl vergangenheitsbezogene Daten ausgewertet als auch Ereignisse berücksichtigt, die einen unmittelbaren Einfluss auf die Umsatz- beziehungsweise Kundenfrequenzzahlen haben können.  Die Planungsgenauigkeit kann nach den Wünschen des jeweiligen Kunden erfolgen.

Der automatische Personaleinsatzplanungsvorschlag für das Personal wird unter Berücksichtigung von geplanten Fehlzeiten, Pausenregeln, Bedarf, gesetzlichen und tariflichen Regelungen geplant. Der Ausgleich von Über- oder Unterdeckungen erfolgt auf Basis historischer, aktueller und zukünftiger Daten. Neben den gesetzlichen und tariflichen Regelungen werden auch die individuell mit dem einzelnen Arbeitnehmer vereinbarten Arbeitszeitregelungen (Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresarbeitszeit) sowie die Qualifikationen, Zeitsalden und die Mitarbeiterwünsche berücksichtigt.

Ziel ist dabei immer: Eine gerechte, kostenoptimierte Planung zur Steigerung der Produktivität und Motivation der Mitarbeiter und damit der Zufriedenheit der Kunden. Zudem sollen alle zu beachtenden Regeln automatisch berücksichtigt und gleichzeitig der Aufwand für die Personalabteilung minimiert werden.

Mitarbeiter motivieren und binden

Die Transparenz und die Gerechtigkeit, die durch den Einsatz einer automatischen Personaleinsatzplanung erzielt werden, tragen maßgeblich zur Zufriedenheit und damit zur Motivation der Mitarbeiter bei.

GFOS Zeitkonto; Bild: GFOS
GFOS Zeitkonto; Bild: GFOS

Gerade in Zeiten des demografischen Wandels sind die Mitarbeiter die wichtigste und knappste Ressource, die erheblich zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Daher ist es besonders wichtig, die Menschen nach ihren Qualifikationen, ihrem Können und auch ihren › persönlichen Wünschen einzusetzen. Denn nur wer auch ihre individuellen Bedürfnisse berücksichtigt, kann sie motivieren und langfristig an sich binden.

Ebenfalls unterstützen kann die Nutzung eines Planungs- oder Wunschbuches. Der Einsatz eines solchen Tools ermöglicht den Mitarbeitern, persönliche Arbeitszeitwünsche zu hinterlegen sowie bei Bedarf, Dienste über eine Diensttauschbörse zum Tausch anzubieten.

Autorin:
Gunda Cassens-Röhrig, Geschäftsführerin der GFOS mbH