So gelingt die Transformation zu SAP HCM für S/4HANA

Der Wandel der SAP HCM-Welt ist in vollem Gange. Alles begann als SAP 2011 die SuccessFactors Suite als SAP-Cloud-Lösung für die Zukunft vorstellte. Ziel war, eine innovative Alternative zu SAP ERP HCM On-Premise am Markt zu etablieren. Seitdem hat SAP viel in die Entwicklung der Cloud-Umgebung investiert, aber durch das Fehlen adäquater Module für Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft ist SAP ERP HCM in den meisten Personalabteilungen nach wie vor die präferierte Software. Viele Anwender sind verunsichert, welchen Weg sie für den weiteren Einsatz eines SAP-basierten Personalmanagements einschlagen sollen.

Der Umstieg auf H4S4 – Ein überflüssiger Schritt?

Mittelfristig sind Personalabteilungen gezwungen, sich mit einem Umstieg in die Cloud zu beschäftigen. Die Wartung von SAP ERP HCM endet 2027 und kann maximal um drei Jahre verlängert werden. Da eine direkte Transformation in die SAP-Cloud wegen des Fehlens des Gehaltsabrechnungsmoduls, sowie den eingeschränkten Funktionen der Zeitwirtschaft überwiegend nicht möglich ist, muss zunächst auf SAP HCM für S4/HANA On-Premise (H4S4) migriert werden. Diese Version wird bis mindestens 2040 gewartet und verschafft den Unternehmen mehr Flexibilität, Planungssicherheit und Vorbereitungszeit für die Transformation in die Cloud.

Der Umstieg von SAP ERP HCM auf H4S4 ist allerdings kein klassischer Releasewechsel, sondern erfordert ein Reengineering, um die problemlose Nutzung der neuen S/4HANA In-Memory-Datenbank zu ermöglichen. Das ERP-System muss auf EHP8 gebracht und überflüssige Daten gelöscht werden, um den Hauptspeicher nicht unnötig zu belasten. Eingesetzte Add-Ons und historische Modifikationen müssen auf ihre Funktionsfähigkeit geprüft und gegebenenfalls ersetzt werden.

Für Unternehmen bedeutet dies ein umfangreiches und teures Zusatzprojekt, wodurch grundlegende Fragen aufgeworfen werden:

• Ist es möglich, von SAP ERP HCM direkt in die SuccessFactors Cloud zu wechseln, um das Reengineering- und Migrationsprojekt einzusparen?
• Wie groß ist das Risiko, dass es bis 2030 keine funktionierende Payroll in der Cloud gibt?
• Welche Alternativen zu SAP gibt es?

Mit SPS und H4S4 Schritt für Schritt entspannt in die Cloud

SPS, als hoch spezialisierte Dienstleisterin für HR- und Payrollservices, bietet ihren Kunden die Lösung für diese Fragen – ganz ohne Funktionseinschränkungen und zusätzliche Kosten. Der erste Schritt dahin ist der Wechsel vom eigenen SAP ERP HCM System in die PAYROLL FACTORY von SPS, die für Unternehmen entscheidende Vorteile bringt:

• Das System für den Kunden wird direkt mit H4S4 aufgesetzt. Kosten für ein individuelles Migrationsprojekt entfallen.
• Die SPS PAYROLL FACTORY, inklusive der eingesetzten Add-Ons, z. B. für Automatisierung, Anonymisierung oder Prüfungen, ist S/4-kompatibel. Ein individuelles Reengineering-Projekt erübrigt sich.
• Umfangreiche Prozessverbesserungen durch den Best-Practice-Ansatz werden direkt realisiert.
• Die integrierte Applikationsumgebung auf Grundlage von SAP SuccessFactors und SAP ERP HCM ermöglicht hybride Lösungen für einen gleitenden Übergang in die Cloud. Zusätzliche Produkte wie Work Zone oder Cross-System Workflow unterstützen diesen Ansatz.

H4S4 Transformationsprojekte in vollem Gange

Die ersten Kunden haben sich bereits entschieden, mit SPS den Weg in die Cloud zu gehen; zum Beispiel einer der größten deutschen Stromproduzenten. Ziel ist, die HR-Prozess- und Systemumgebung optimal für die zukünftigen Anforderungen hinsichtlich Qualität, Effizienz und Wirtschaftlichkeit aufzustellen. Dazu übernimmt SPS die Gehaltsabrechnung für über 8.000 Mitarbeiter und Rentner. Im ersten Schritt der Zusammenarbeit verantwortet SPS zunächst die operativen Tätigkeiten auf dem SAP ERP HCM System des Unternehmens, das begleitend in einem Transformationsprojekt durch einen eigenen SAP-Mandanten in der SPS PAYROLL FACTORY abgelöst wird. Der Go-live des neuen SAP-Systems erfolgt im Jahr 2024 direkt mit H4S4, wodurch der Kunde aufwändige Migrationsarbeiten auf einem historisch gewachsenen, stark modifizierten System einspart. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die Gehaltsabrechnung dann End-to-End im Best-Shore Ansatz durch SPS.

Fazit

Die HXM Move Roadmap gibt Personalabteilungen ein klar definiertes Zeitfenster für den Weg in die Cloud. SAP-Kunden müssen nun aktiv ihre individuelle Transformation zu SAP HCM für S/4HANA planen und beschreiten. Egal an welchem Punkt der Reise ein Unternehmen steht, SPS führt es durch die Transformation – sicher, innovativ und in dem erforderlichen Tempo.