Aktuelle Ausgabe

Newsletter

Abonnieren

Sind Sie digital oder blättern Sie noch in Ihrer Papierakte?

Papierakte vs. digitale Personalakte
Foto: Persis

HR oft hintenangestellt

Im Fokus der Unternehmen standen in Sachen Digitalisierung vor allem Collaboration Tools, um die Basis für funktionierende Kommunikation und Austausch zu schaffen. Diese Entwicklung bestätigt auch die repräsentative Studie “Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021″ von techcosult im Auftrag der Deutschen Telekom. Demnach ist der Digitalisierungsgrad in deutschen Unternehmen leicht gestiegen.
Investiert wurde vor allem in umsatzgenerierenden Bereichen, HR stand hier nicht ganz oben.

Wobei gerade in der Personalarbeit besonders großes Potenzial besteht, mit digitalen Prozessen abteilungs- und hierarchieübergreifend gut funktionierende Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Personalakten als zentraler Bestandteil dezentraler Arbeit

“Das wohl am meisten angefragte Modul seit der Pandemie ist die Digitale Personalakte”, sagt Katja Kolb, Geschäftsführerin des Softwareherstellers Persis. Kein Wunder: Papierakten sind häufig der Faktor, der Arbeit außerhalb der Büroräumlichkeiten für Personalabteilungen nahezu unmöglich macht.

Meist benötigen mehrere Personen Zugriff auf die Akten, die personenbezogenen Daten müssen datenschutzrechtlich ganz besonders geschützt und vor Zugriff durch Dritte geschützt werden und auch aus praktischen Gründen ist ein Transport an den heimischen Schreibtisch eher ungünstig.

Aus der Praxis: Digitale Personalakte beim Berufsbildungswerk Leipzig

Wer das Thema Personalakte schon vor der Pandemie digital gedacht hat, ist das Berufsbildungswerk Leipzig. Die BBW-Leipzig-Gruppe ist ein Verbund von Unternehmen, die soziale Einrichtungen und Dienstleistungsbereiche betreiben, Maßnahmen und Projekte realisieren und Trägerschaften übernehmen. Durch die Einführung einer digitalen Akte wurde Mitarbeiter*innen und Führungskräften an über 40 Standorten ein einfacher und datenschutzkonformer Zugriff auf die Akten ermöglicht.

Integriert in die bestehende Systemlandschaft, mit Schnittstellen zu beispielsweise Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft, fügt sich die Digitale Akte problemlos in bestehende Arbeitsabläufe ein. Weiterer positiver Effekt: enorme Platzersparnis in den Büros.

“Zu Beginn bestand natürlich die Herausforderung die Geschäftsführung von der Notwendigkeit der Investition zu überzeugen und bei den Kolleg*innen und Führungskräften für Akzeptanz zu sorgen”, berichtet Heike Leibe, Leiterin der zentralen Personalabteilung der BBW-Leipzig-Gruppe.  “Inzwischen ist die Digitale Akte aber nicht mehr wegzudenken und wir nennen sie intern liebevoll DIPA”.

Schnell und effektiv Akten digitalisieren

Für Firmen, die diesen Schritt bisher noch nicht gemacht haben, ist es besonders wichtig, schnell und effizient ans Ziel zu kommen. Unternehmen sind zum Teil noch sehr zurückhaltend und vorsichtig, was Investitionen in diesen Zeiten angeht. Dabei lohnt sich vor allem für Mittelständler im Moment der Invest. Denn mit dem Zuschussprogramm “Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU” des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie kann ein solches Einführungsprojekt sogar staatlich gefördert werden. Zudem sollte die Zeitersparnis nach Einführung einer HR-Software nicht unterschätzt werden.

Webinar: Einsatz und Nutzen der Digitalen Personalakte

Im Hinblick auf die aktuellen Herausforderungen in Sachen Digitalisierung hat der HR-Software-Hersteller Persis ein spezielles Paket geschnürt: “Digitale Personalakte kompakt” lockt mit transparenten Kosten, festgelegtem Funktionsumfang und schneller Einführung. Das Paket, das auf Basis von Erfahrung aus über 30 Jahren am Markt entstanden ist, ist jederzeit erweiterbar.

Interessierte können sich im Rahmen eines Webinars am 13. Juli 2021 über die Vorteile einer Digitalen Personalakte und über den Leistungsumfang von “Persis Digitale Personalakte kompakt” informieren. › Jetzt kostenfrei zum Webinar anmelden