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Zeiterfassung als Chance für Unternehmen

Foto: © rexx Systems
Foto: © rexx Systems

Die Arbeitszeitgestaltung in den Unternehmen hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Zumindest in den meisten größeren Firmen sind heute flexible Arbeitszeitmodelle Standard. Zudem hat der “Normalarbeitstag” mit Präsenz am Arbeitsplatz durch Homeoffice und mobile Arbeitsformen schon seit Längerem Konkurrenz bekommen. Treiber hierfür sind die Globalisierung und Digitalisierung der Arbeitswelt, aber auch der Wunsch vieler Mitarbeitenden. Der Trend zu Homeoffice und mobilen Arbeitsformen hat durch die Pandemie nochmals einen intensiven Schub erhalten.

Gleichzeitig stehen der Gesetzgeber und auch Unternehmen in der Pflicht, ihre Mitarbeitenden vor Überlastung und Überforderung durch überlange Arbeitszeiten nachhaltig zu schützen. Dieses Anliegen gewinnt derzeit auch deshalb immer stärker an Bedeutung, da in einem zunehmend digitalisierten Umfeld Arbeit und Privatleben immer stärker ineinanderfließen.

Pflicht zur Zeiterfassung hat weitreichende Auswirkungen

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat vor diesem Hintergrund in einem Grundsatzurteil vom Mai 2019 entschieden, die Rechte von Arbeitnehmenden auch im Hinblick auf die Gestaltung und Begrenzung ihrer Arbeitszeit zu stärken. Das Urteil sieht vor, dass Unternehmen in den Mitgliedsstaaten der EU künftig verpflichtet sind, die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden lückenlos zu dokumentieren, um das Risiko von Verstößen gegen die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen zu minimieren.

In der Rechtsprechung in Deutschland ist diese Verpflichtung bereits im Vorfeld einer abschließenden nationalen gesetzlichen Regelung von Bedeutung. Für Unternehmen in Deutschland und der EU läuft die Zeit, um die neuen gesetzlichen Anforderungen in die Praxis umzusetzen. Handlungsbedarf besteht hier für alle Unternehmen – für mittelständische Firmen sowie für große, international aufgestellte Organisationen gleichermaßen.

Das Urteil hat nun weitreichende Auswirkungen, denn auch in Deutschland gibt es lediglich eine Pflicht zur exakten Erfassung von Überstunden. Mit dem Urteil und der daraus folgenden Aufzeichnungspflicht wird die Vertrauensarbeitszeit praktisch beerdigt.

Zeiterfassung neu gedacht – Argumente und Vorgaben

Heutzutage werden die Themen Arbeitszeitgestaltung und Zeiterfassung aufgrund der sich rasant verändernden Arbeitswelt aus neuen Perspektiven diskutiert. Die Gestaltung der Arbeitszeit und gesetzliche Arbeitszeitbeschränkungen sollen auch heute und in Zukunft Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden sichern – gleichzeitig müssten sie betrieblichen Erfordernissen und einer wirtschaftlichen Unternehmensführung Rechnung tragen.

Doch unabhängig davon ist eine vollständige Arbeitszeiterfassung – auch in Verbindung mit professionellem Abwesenheitsmanagement – bereits jetzt dringend zu empfehlen ist, da sich hierdurch für Unternehmen auch eine zukunftsweisende Chance eröffnet, ihr Personalmanagement und ihre › Zeitwirtschaft zu digitalisieren und zukunftsfit in Zeiten der digitalen Transformation zu sein.

Auch Leute im Homeoffice oder Außendienst werden vor ein Problem gestellt: Wie bekommen sie ihre Arbeitszeit zweifelsfrei dokumentiert? Die Stechuhr aus früheren Tagen jedenfalls wird in der heutigen, komplexen Arbeitswelt nicht mehr zum Einsatz kommen.

Webbasierte mobile Zeiterfassung als Lösung

Sinnvoller und wesentlich praktikabel ist eine Zeiterfassung, die sowohl von stationären Zeiterfassung-Terminals als auch von mobilen Geräten vollständig webbasiert abgewickelt wird. Zu Dokumentationszwecken gehören die Zeitbuchungen dann auch in eine Digitale Akte. Schließlich werden später staatliche Aufsichtsbehörden, wie z.B. das Gewerbeaufsichtsamt die Einhaltung der Vorschriften überwachen und auf Anfrage Auskunft erhalten. Die rexx Zeiterfassung bietet bereits alle Features, die eine moderne Zeitwirtschaft haben muss. Die mandantenfähige Software erfasst die Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten für verschiedene Standorte, Geschäftseinheiten oder Abteilungen. Als Teil der › rexx HR-Software bietet sie national spezifische Regelwerke gemäß lokaler Gesetzgebung und ist in diversen Sprachen verfügbar. Neben der Zeiterfassung ist mit dem VacationManager auch eine Urlaubsverwaltung erhältlich.

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