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Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice – Ist Rechtssicherheit möglich?

Mann sieht auf smart-update-App auf Handy
Foto: smart-upgrade.de

Der Betriebsrat wird verstärkt mit den Themen Datenschutz, Mitbestimmung bei mobiler Arbeit, Einsatz von KI aber auch beim Unfallversicherungsschutz im Homeoffice konfrontiert.  Eine Herausforderung bezüglich DSGVO und Compliance stellt zudem für zahlreiche Firmen die Durchführung von Arbeitssicherheit an allen Arbeitsstätten, inklusive im Homeoffice, dar. Diese ist gesetzlich vorgeschrieben.

Stephan Geiger, Geschäftsführer Smart Upgrade, weist darauf hin, dass die Ressorts darüber hinaus derzeit die Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten insgesamt abstimmen. Im Regierungsentwurf des “Mobile-Arbeit-Gesetzes” würde hierzu bereits konkret klargestellt, dass beim mobilen Arbeiten wie bisher Gefährdungen zu beurteilen seien, Entscheidung über Schutzmaßnahmen zu treffen wären und es Mitarbeiter zu unterweisen gilt.

Dies stellt die Verantwortlichen aber vor teilweise neue Situationen, die im Sinne aller gelöst werden müssen und die keinen Mitarbeiter ausschließen dürfen. Laut Arbeitsschutzgesetz obliegt es dem eigenverantwortlichen Ermessen des Arbeitgebers, ob die vom Gesetzgeber definierten Schutzziele im Betrieb mit analogen oder digitalen Lösungen erreicht werden sollen.

Fazit: ein Verstoß gegen den erforderlichen Arbeitsschutz im Homeoffice steht in keinem Verhältnis zum geringen Aufwand eine digitale Lösung bei der Sicherstellung des Rechtsanspruches der Beschäftigten auf Arbeitssicherheit zu etablieren.

Alles auf digital – aber wie?

Früher war alles einfacher, weil der Sicherheitsbeauftragte vor Ort die Arbeitsplatzausstattung dokumentieren konnte? Und dann mit seinen Aufzeichnungen “irgendwie” von analog zu digital übertrug? Spätestens mit den neuen Dokumentationspflichten und den Vorgaben der DSGVO und auch durch die sich etablierende Homeoffice-Kultur lässt sich dieses Prinzip nicht mehr im reduzierten Modus umsetzen.

Gesetzesgrundlagen, nach denen sich die Compliance Lösungen der Smart Upgrade richten.
Gesetzesgrundlagen, nach denen sich die Compliance Lösungen der Smart Upgrade richten. Grafik: smart-update.de

Generell können durch die Ermessensspielräume bei der inhaltlichen und zeitlichen Umsetzung von präventiven Sicherheitsmaßnahmen zum individuellen Schutz von Mitarbeitern die digitalen Lösungen vorgaben- und zielorientiert in den Personal-, BGM und verschiedenen Stabsabteilungen gut integriert werden. Auf Basis der aktuellen Gesetzesgrundlagen können die digitalen Tools wesentliche Aufgaben für HR, BGM und in der Arbeitssicherheit erleichtern, strukturieren und sofort per Knopfdruck rechtskonforme Dokumentationen liefern, die den strengen Complianceanforderungen Rechnung tragen. Der Einsatz digitaler Lösungen im Bereich der Arbeitssicherheit sei rechtlich also nicht nur zulässig, in Teilbereichen sei er sogar unverzichtbar, betont Geiger.

Für die Unternehmen lohnt sich diese Digitalisierung übrigens auch aus Kostensicht. So muss beispielsweise der Sicherheitsbeauftragte keine teuren Vor-Ort-Tage einplanen und kann dann im Unternehmen sein, wenn es tatsächlich wichtig ist. Die Organisation des Arbeitsschutzes und der Gefährdungsbeurteilung lässt sich mit der Plattform der › Smart Upgrade optimal umsetzen und löst dabei gleich mehrere Aufgaben und Problemstellungen.

Mit der Integration der SMART UPGRADE Compliant Homeoffice Plattform erfolgt eine sofortige Arbeitgeberenthaftung, die Kostenstruktur wird messbar reduziert.
Mit der Integration der SMART UPGRADE Compliant Homeoffice Plattform erfolgt eine sofortige Arbeitgeberenthaftung, die Kostenstruktur wird messbar reduziert. Grafik: smart-upgrade.de

Unternehmensorganisationen können über › die Lösung ohne Schnittstellenprobleme und Medienbruch im Rahmen der eigenen IT eine Individuelle Anpassung und Ergänzung an die betrieblichen Anforderungen vornehmen. Zusätzlich wird auf diesem Wege die Organisation der Arbeitssicherheit für die Mitarbeiter im Homeoffice umgesetzt und garantiert. Im Ergebnis werden unter anderem tagesaktuell individuelle Maßnahmenvorschläge für die Personalverantwortlichen auf Basis der durchgeführten Gefährdungsbeurteilungen erstellt.

Präventionsbilanz auf einen Blick
Präventionsbilanz auf einen Blick. Grafik: smart-update.de

Hätten Sie es gewusst? Eine Befreiung von der Auflage der Gefährdungsbeurteilung durch eine generelle Einordnung der Homeoffice-Erwerbstätigkeit in das sogenannte “mobile Arbeiten ist nicht anerkannt. Mobiles Arbeiten liegt nur vor, wenn an wechselnden Orten also ortsungebunden gearbeitet wird, ohne Konkretisierung der Arbeitszeiten.

Für die Mitarbeiter wiederum haben Datenerfassungen über eine digitale Lösung am PC, Laptop oder mobilen Geräten den klaren Vorteil, dass sie ihre Privatsphäre schützen, die individuelle Gefährdungsbeurteilung des eigenen Arbeitsplatzes sicher und schnell übertragen können und jederzeit die gesetzlich vorgegebenen Unterweisungen und Schulungen über E-Learning Einheiten wahrnehmen und absolvieren können.

Von der Erinnerungsnachricht an alle Mitarbeiter bis zum Abschluss aller Zertifikate integriert die ›  Plattform der Smart Upgrade alle Aufgaben rund um die Pflichtschulungen und Unterweisungen per E-Learning. Die All-in-One Lösung Smart Upgrade 360 sichert zudem die Regelbetreuung nach DGUV V2.

Mehr Infos:

•    Demozugang über kontakt@smart-upgrade.de
•    Praxischeck und Kostenrechner für Unternehmen über smart-upgrade.de/kosten-Ersparnis Rechner
•    Den kostenlosen Leitfaden zum Thema “Betriebsrätemodernisierungsgesetz und Arbeitsschutz” und die Checkliste “Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice” erhalten Sie über die oben genannte E-Mail-Adresse

Hosting Made in Germany
Die IT-Experten der Smart Upgrade stellen sicher, dass alle Systeme im Hochsicherheitsrechenzentrum gemanagt und gehostet werden. Dabei werden die Daten durch modernste Techniken im voll redundanten Tier3+ Rechenzentrum ausfallsicher geschützt. Automatische Backups, Snap-Shots und Mirroring sichern die Wiederherstellbarkeit und die gesetzlichen Vorgaben bezüglich der 100% DSGVO-Konformität stellen die Persönlichkeitsrechte und Mitarbeiterdaten sicher.


ÜBER DAS UNTERNEHMEN
Die Smart Upgrade GmbH mit Sitz am Airport Hamburg unterstützt mit ihren digitalen Lösungen die Konzerne und KMUs in der DACH-Region im Gesundheitsmanagement und bei der Digitalisierung bestehender Prozesse zur Senkung von Mitarbeiterkosten im Bereich Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz. Alle Unternehmensbereiche fühlen sich dabei folgenden Grundsätzen verpflichtet: soziale Mitgestaltung und Arbeitgeberfürsorge, ökologische Unternehmensführung, Compliance.