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Gehaltsabrechnungen per Klick – ja, aber bitte verschlüsselt!

Foto: © iStock
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Herr Ruf, ist das Verschlüsseln von E-Mails und HR-Dokumenten aufwendig und kompliziert?
Ein Trugschluss, der sich tatsächlich immer noch hartnäckig hält. Heutzutage ist die Verschlüsselung weder kompliziert noch aufwendig – zumindest nicht zwangsläufig. Denn mittlerweile sind Tools verfügbar, die die Verschlüsselung im Hintergrund übernehmen – so beispielsweise IncaMail der Schweizerischen Post. Alle erzeugten Dokumente aus den gängigen HR-Systemen können hiermit direkt verschlüsselt versendet werden.

Warum ist die E-Mail-Verschlüsselung besonders im HR so wichtig?
HR-Abteilungen sind hier aus mehreren Gründen besonders gefordert: Sie haben ständig mit personenbezogenen Daten zu tun und tauschen sich mit Mitarbeitenden regelmäßig per E-Mail aus. Spätestens seit dem Inkrafttreten der DSGVO gelten für Unternehmen hohe Anforderungen im Umgang mit sensiblen Personendaten. Werden diese nicht eingehalten, drohen erhebliche Sanktionen. Weiter ist das Image von Unternehmen stark davon abhängig, wie verlässlich sie mit den Daten ihrer Mitarbeitenden, aber auch ihrer Kundschaft umgehen.

Nebst der sicheren Zustellung – welche Vorteile bieten sich beim Versand von digitalen Gehaltsabrechnungen?
Der Versandprozess wird vereinfacht, denn das Drucken, Kuvertieren und physische Versenden fällt weg. So werden Zeit und Kosten von Mitarbeitenden oder externen Dienstleister eingespart, die Umwelt geschont und mehr Freiraum für sinnvollere Tätigkeiten, wie beispielsweise das Recruiting geschaffen. Zentral ist hier jedoch: Wer das papierlose Büro anstrebt, braucht effektive Lösungen für den Schutz der digitalen Kommunikation. IncaMail bietet einen gesetzeskonformen, verschlüsselten E-Mail-Versand für alle, die heute und morgen Wert auf Datenschutz legen. IncaMail ermöglicht kostengünstige und sichere Einzel- und Massenversände sowie die Übermittlung großer Dateien.

Sie haben das Verschlüsselungsdienst IncaMail der Schweizerischen Post erwähnt. Worauf sollte man bei der Beschaffung einer solchen digitalen Lösung achten?
Von essenzieller Bedeutung sind die hohe Sicherheit und der garantierte Datenschutz nach DSGVO. Weiter sollten Zugriffsrechte individuell und flexibel konfiguriert werden können, damit berechtigte Mitarbeitende reibungslos arbeiten können. Wichtig sind zudem Schnittstellen zu bisher genutzten Programmen: Nur so können bereits vorhandene Daten einfach ausgetauscht oder synchronisiert werden. IncaMail der Schweizerischen Post erfüllt all diese Kriterien. Zusätzlich steht den Kundinnen und Kunden technischer und fachlicher Support zur Verfügung.

Lohnt es sich überhaupt, IncaMail in den bestehenden Prozess zu integrieren?
Absolut. IncaMail lässt sich einfach und innerhalb von zwei Tagen in den bestehenden Mail-Client, wie Outlook oder Office365, oder die Business-Software, wie SAP oder MS-Dynamics, integrieren. Konkret können mit IncaMail bis zu 80 Prozent der Handling- und Versandkosten gespart werden.

IncaMail: sicher, einfach und anerkannt

IncaMail bietet einen gesetzeskonformen, verschlüsselten E-Mail-Versand für alle, die heute und morgen Wert auf Datenschutz legen. IncaMail ermöglicht kostengünstige und sichere Einzel- und Massenversände sowie die Übermittlung großer Dateien.

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