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Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle und SAP-Kompetenz aus einer Hand

Bild: © AVA Abfallverwertung Augsburg GmbH
Bild: © AVA Abfallverwertung Augsburg GmbH

Die AVA Abfallverwertung Augsburg ist ein zertifiziertes Abfallentsorgungsunternehmen für den Großraum Augsburg, bei dem Abfall nicht nur als Reststoff, sondern vor allem als Wertstoff genutzt wird. 1991 unter dem heutigen Namen gegründet, arbeiten derzeit rund 180 Mitarbeiter bei der AVA. Die AVA betreibt an ihrem Standort in Augsburg ein Abfallheizkraftwerk mit integrierter Krankenhausmüllverbrennung, eine Schlackenaufbereitung sowie eine Bioabfallvergärungsanlage. Jeden Tag liefern etwa 300 Müllfahrzeuge über 1.000 Tonnen Abfälle aus Haushalten, Industrie und Gewerbe bei der AVA an.

Eine neue Lösung musste her

Im ersten Quartal 2016 machte sich die AVA auf die Suche nach einer neuen Zeiterfassungs- und Zutrittslösung. Die zuvor in SAP HCM erfolgte Zeiterfassung wurde dann im Juli 2016 erfolgreich auf gfos umgestellt. Dabei werden insgesamt zehn verschiedene Zeitmodelle zur Abbildung des vollkontinuierlichen Schichtbetriebs im Abfallheizkraftwerk und im Werkschutz, der Gleitzeit sowie der unterschiedlichen Betriebszeiten einzelner Abteilungen genutzt.

Wie Josef Hektor, Assistent der Geschäftsführung bei der AVA, betont, gehört es zum Selbstverständnis der AVA, dass bestehende Prozesse und Abläufe regelmäßig hinterfragt und, wenn nötig, angepasst werden. Daher sei es auch wahrscheinlich, dass bestehende Zeitmodelle in Zukunft auch noch einmal geändert oder neue eingeführt werden. Die Entscheidung, auf das System von gfos umzustellen und damit die › Zeitwirtschaft vollkommen neu aufzusetzen, ist laut Hektor getroffen worden, weil Ende 2015 in der SAP-Zeitwirtschaft vorgenommene Customizing-Einstellungen zahlreiche Fehler produzierten.

Kriterien für die Auswahl

Wichtig bei der Auswahl war der AVA vor allem, dass die Software selbst bedient werden kann und bei kleinen Änderungen nicht immer ein Spezialist hinzugezogen werden muss und Zeitkorrekturen schnell und unkompliziert vorgenommen werden können. Zudem musste eine Weitergabe der Zeitdaten an SAP HCM ermöglicht werden, da eine Änderung des Abrechnungssystems für die AVA nicht infrage kam. Innerhalb von nur zwei Monaten wurden die Software und die Terminals installiert und die Software entsprechend der Anforderungen von AVA angepasst.

Bild: © AVA Abfallverwertung Augsburg GmbH
Bild: © AVA Abfallverwertung Augsburg GmbH

Die in gfos erfassten Zeitdaten wurden erstmals nach drei Monaten an SAP HCM übertragen und fehlerfrei verarbeitet. Ebenfalls ausschlaggebend für die schnelle Umsetzung des Projekts war laut Geschäftsführungsassistent Hektor dann, dass die AVA neben der GFOS mbH mit der Firma HR Team Consult GmbH einen weiteren kompetenten SAP-Berater an ihrer Seite hatte, welcher die Schnittstelle in › SAP HCM eingerichtet hat.

Wie Josef Hektor betont, war es bei der Suche auch problematisch, dass viele Softwareanbieter oft zu wenig Erfahrung auf der SAP-Seite mitbrachten. Dies war seitens AVA eine wichtige Komponente für den erfolgreichen Projektverlauf. Deshalb hat man sich unter anderem für GFOS entschieden. Zudem wurde eine schnelle Umsetzung priorisiert.

Zutrittskontrolle liefert wichtigen Überblick

Die Entscheidung für PCS als Terminalhersteller ist vor allem aufgrund der Einfachheit der Bedienung und daher der geringsten Fehlerquote bei den Buchungen gefallen. “Zudem hat die individuelle Gestaltung der Displays und die dadurch guten Einfügung in die Optik des Unternehmens ebenfalls überzeugt”, so Josef Hektor von der AVA.

Vor der Einführung der › Zutrittskontrolle von GFOS gab es bereits eine Zutrittskontroll- sowie Zeiterfassungslösung von Siemens. Diese war jedoch veraltet und sollte ohnehin ausgetauscht werden. “Durch die neue Zutrittskontrolllösungen ist es uns jederzeit möglich, einen Überblick über die auf dem Betriebsgelände befindlichen Personen zu erhalten. Dies ist notwendig, um im Alarmfall die vollständige Evakuierung der Anlage nachhalten zu können. Die Verwaltung des Systems liegt dann bei uns in der Personalabteilung”, sagt Hektor.

Erleichterungen für die Personalabteilung

“Die Ziele und Erwartungen, welche wir mit dem Wechsel von SAP HCM zu einer anderen Zeitwirtschaftssoftware verbunden hatten, wurden vollständig erfüllt. Für die Mitarbeiter hat sich nicht allzu viel verändert, da wir bereits zuvor eine Zeiterfassung im Einsatz hatten. Wesentliche Erleichterungen haben sich aber vor allem bei der Arbeit in der Personalabteilung ergeben. Das System ist heute nicht mehr wegzudenken”, fasst Josef Hektor das erfolgreiche Projekt zusammen.

Autor:

Burkhard Röhrig, Geschäftsführer der GFOS mbH