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bAV-Digitalisierung – unmöglich oder unverzichtbar?

Eine Schaublade mit mehreren Aktenordnern drin steht offen.
Damit Digitalisierung nicht an bAV vorüber geht, gilt es fünf Faktoren zu berücksichtigen: Prozessautomatisierung, Endkonsumentenorientierung, “Künstliche Intelligenz” und Technologie als Enabler. Foto: ©awf8/Fotolia.de

Über Digitalisierung in der bAV-Administration wird viel geredet, aber noch wenig umgesetzt. Was kommt und was sich wirklich lohnt.

Die Hälfte aller Unternehmen plant Digitalisierungsvorhaben in den nächsten zwei Jahren, so eine KfW-Umfrage aus 2017. Veröffentlichungen und Konferenzen zur Digitalisierung vermitteln den Eindruck, auch die bAV-Community stehe hier vor umfassenden Umwälzungen. Tatsächlich haben einzelne Unternehmen und Dienstleister digitale Modelle bereits umgesetzt. So werden Online-Lösungen für die betriebliche Altersversorgung (bAV) bereits seit über zehn Jahren z. B. von Bosch oder Vodafone eingesetzt. Bosch führte vor einigen Jahren auch die erste mobile bAV-App am deutschen Markt ein, die Deutsche Telekom eine mobile App für Flexible Benefits. Im gesamten Markt jedoch ist der Umsetzungsgrad von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich und insgesamt noch gering. Weiterhin dominieren manuelle Tätigkeiten. Datenklärungsarbeiten sind teilweise erschreckend aufwändig, Papierakten weit verbreitet und die Mitarbeiterkommunikation wirkt mit Blick auf Inhalte, Medieneinsatz und -gestaltung häufig etwas angestaubt.

Digitalisierung geht an bAV nicht vorüber

Wie ist das zu erklären? Und wo führt an einer Digitalisierung der bAV kein Weg vorbei? Hier lohnt es sich, zunächst genauer auf die Erfolgsfaktoren der Digitalisierung zu schauen:

Prozessautomatisierung: Hohes Effizienzpotential findet sich vor allem im bAV-Daten- und Dokumentenmanagement, bei Berechnungen und der Abwicklung von Geschäftsvorfällen.

Endkonsumentenorientierung: Online-Shopping und -Banking setzen Kommunikationsstandards, welche Mitarbeiter mehr und mehr auch im Bereich der ›bAV-Kommunikation erwarten. Folgerichtig sehen 85 Prozent der Unternehmen gerade hier Handlungsbedarf, wie eine ›Studie von Willis Towers Watson zeigt.

“Künstliche Intelligenz”: Automatisierte Dialog- und ggf. Beratungsprozesse (“Robo-Advice”) lassen sich dort am besten anwenden, wo tatsächlich beraten wird. In der bAV in Deutschland ist das nur in Teilen der Fall – obwohl sich fast die Hälfte der Mitarbeiter eine individuelle Beratung zu ihrer bAV wünscht, wie der ›Global Benefits Attitudes Survey von Willis Towers Watson zeigt. Doch können auch weitere digitale Angebote, z. B. eine gesamthafte Finanzplanung, einen Mehrwert für die Mitarbeiter bewirken, insbesondere wenn sie mit entsprechender Datenintelligenz (“Big Data”) und einer aus dem Endkonsumentengeschäft bekannten konsequenten Nutzeranalyse verbunden werden. Es geht hier darum, Daten zu sammeln, zu analysieren und daraus zu lernen sowie Entscheidungen zu unterstützen oder herbeizuführen. Darüber hinaus können selbstlernende Systeme helfen, weitere Verwaltungsabläufe zu automatisieren.

Technologie als Enabler: Die Möglichkeiten, über moderne Portale und gute Kommunikation Zusammenhänge verständlicher und attraktiver darzustellen, werden zu weiteren Angeboten führen. Moderne Online-Seiten für die Darstellung und Auswahl von Benefits – mit einem z. B. an Amazon angelehnten Auftritt – sind bereits für internationale Unternehmen im Einsatz.

Hauptpotenzial: Große, stark standardisierte Versorgungspläne

Insgesamt gilt – nicht nur für die bAV – je gleichförmiger die zugrundeliegenden Produkte und Prozesse, je größer die Anzahl an Verträgen, desto wahrscheinlicher lohnen sich Digitalisierungsprojekte. Ökonomische Grenzen ergeben sich, wo der Aufwand für die Umstellung der Prozesse und die Einrichtung der Systeme den Mehrwert (die laufende Einsparung) übersteigt. Zu berücksichtigen ist dabei, dass in der bAV wegen des erforderlichen fachlichen Know-hows und sprachlicher Anforderungen derzeit überwiegend deutschsprachige Spezialisten mit entsprechenden Personalkosten eingesetzt werden.

Vor diesem Hintergrund fällt die betriebswirtschaftliche Bewertung von Digitalisierungsvorhaben bei sehr individuellen Lösungen, kleinen Mengengerüsten und hoher Komplexität eher negativ aus. Im Umkehrschluss zeigt sich, welche Hauptfelder für lohnende Digitalisierungsvorhaben attraktiv sind.

Großunternehmen und auch große Versorgungswerke haben zumeist komplexe und stark individualisierte Versorgungspläne. Abläufe automatisieren, Schnittstellen anpassen und digital kommunizieren ist deshalb aufwändig – selbst dann, wenn eine breiter eingesetzte Plattform genutzt wird. Gleichwohl finden sich in diesem Umfeld exzellente Beispiele für Digitalisierung und weitere große Potenziale. Grund dafür sind die großen Mengengerüste, die zu einer Kostendegression pro Planteilnehmer führen. Bei einem pragmatischen Vorgehen kann hier der lohnende Bereich für eine Automatisierung und digitale Kommunikation abhängig vom jeweiligen Aufwand-/Nutzen-Verhältnis abgesteckt werden.

Große Potenziale für eine Digitalisierung bestehen auch überall dort, wo Versorgungswerke inhaltlich und prozessual stark standardisiert sind. Große Mengengerüste ergeben sich hier über viele teilnehmende Unternehmen hinweg. Hier können Skaleneffekte realisiert werden, sofern konsequent Standards angewendet werden, insbesondere einheitliche Schnittstellen und ein konsequent automatisierter Prozess. Das gilt vor allem dann, wenn ein Versorgungswerk einen Neustart für künftige Beiträge (“Future Service”) – unbelastet von den Komplexitäten aus der Vergangenheit – auf den Weg bringt. Die Umsetzung des Betriebsrentenstärkungsgesetzes (BRSG), insbesondere die allgemeine Beitragszusage mit Zielrente geben dafür sehr gute Möglichkeiten.

Veränderungsdruck ante portas

Die Dynamik durch die Digitalisierung ist hoch. Weiterentwicklung, Technologiesprünge und sinkende Grenzkosten für bestehende Technologien verschieben die Effizienzgrenze immer weiter, sodass sich der Anwendungsbereich digitaler Modelle sukzessive erweitern wird. Darüber hinaus ist eine weitere Grenzverschiebung zu erwarten: Pläne und Versorgungswerke, die sich aufgrund ihrer Komplexität, Fragmentierung oder mangelnden Größe schlecht digitalisiert und automatisiert verwalten lassen, werden unter Veränderungsdruck geraten. Einerseits werden die Kosten pro Teilnehmer für solche Pläne weiter steigen, andererseits können Qualitätsstandards beispielweise in der Kommunikation hier nicht gewährleistet werden.

Der Deutsche bAV-Index 2018 steht hier zum kostenlosen Download bereit.

Autoren: Dr. Michael Paulweber, Managing Director Technology and Administration Solutions Western Europe and CEEMEA und Dr. Claudio Thum, Director, Leader Technology, Clients & Market, Willis Towers Watson.

Dies ist ein Beitrag aus unserem aktuellen Special von Willis Towers Watson ›hier.

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