Im Folgenden wird kompakt ein Portfolio an Benefits aufgezeigt als Denkanstoß für attraktive Vergütungssysteme und wirkungsvolle Total-Rewards-Ansätze. Auch wird auf die steuerrechtlichen Quellen solcher Benefits verwiesen, um deutlich zu machen, dass insbesondere Benefits ein hohes Risiko der Steuernachzahlung im Rahmen von Betriebsprüfungen beinhalten können. Aus diesem Grund ist bei der Einführung eines neuen Vergütungssystems bzw. einer neuen Total-Rewards-Strategie auch auf eine hohe Fachkompetenz im Steuerrecht zu achten.
Erfolgsentscheidend ist für ein Benefitsportfolio, dass es sich mit dem Unternehmen identifizieren lässt – passend zum Unternehmen und passend zu den Mitarbeitern. Dann liefert das Vergütungssystem einen wichtigen Beitrag für ihre Arbeitgebermarke und kann erfolgreich eingesetzt werden. Im Folgenden erhalten Sie in eine kompakte Übersicht über die Vielzahl von Benefits, mit steuerrechtlichen Quellenverweisen und strategischen Empfehlungen.
Zweckgebundene Geld- und Sachprämien
Sie sind regelbar als Nettozuschuss in Gutscheinform wie zum Beispiel Tankgutschein oder Fitnesszuschuss bis maximal 44 Euro pro Monat als Freigrenze steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Nr. 11). Zu empfehlen ist eine schnelle und zeitnahe Belohnung von individuellen Leistungen oder Verbesserungsvorschlägen.
Aufmerksamkeiten für persönliche Anlässe
Sie sind regelbar als Sachbezug oder als Nettozuschuss in Gutscheinform – etwa ein Blumenstrauß oder ein Buchgutschein – bis maximal 60 Euro pro persönlichen Anlass als Freigrenze steuerfrei (19.6 LSTRili). Zu empfehlen ist, dass Aufmerksamkeiten als bewusste Wahrnehmung und Wertschätzung von persönlichen Ereignissen von Mitarbeitern wie Hochzeit, Geburt des Kindes oder Geburtstag gestaltet werden.
Präventives Gesundheitsvorsorge
Sie ist regelbar mit der Bezuschussung oder Übernahme von Kosten für beispielsweise Yoga, Massagen, Pilates bis maximal 500 Euro pro Mitarbeiter/KJ (§ 3, Nr. 34 EStG). Angeboten werden sollten zum Beispiel qualifizierte Massagen oder Yoga im Haus. Dann profitieren die Mitarbeiter von kurzen Wegen, und die Interaktion zwischen den Abteilungen wird gesteigert.
Kindergartenzuschuss
Er ist regelbar als Kostenübernahmen zusätzlich zum Arbeitslohn gegen Originalbeleg und unbegrenzt steuerfrei (§ 3, Nr. 33 EStG). Ein solcher Zuschuss ist aber nicht mehr in allen Kommunen attraktiv, sobald hier für städtische Einrichtungen keine Kosten mehr anfallen, auch wenn er grundsätzlich durchaus attraktiv bleibt. Wichtig ist eine rechtzeitige Kommunikation an die Mitarbeiter.
Übernahme von Fortbildungsleistungen
Sie ist regelbar mit einer Kostenübernahme und steuerfrei, wenn das betriebliche Interesse der Maßnahme überwiegt. Das Fortbildungsangebot sollte individualisiert sein. Neben Präsenzseminaren lassen sich auch digitale Lernangebote wie Online- oder Webinare in das Lernportfolio aufnehmen.
Betriebsveranstaltungen
Sie sind regelbar als Kostenübernahmen bis maximal 110 Euro pro Teilnehmer und zwei Mal pro Kalenderjahr steuerfrei. Betriebsveranstaltungen sollten neu überdacht werden. So können Abteilungen Veranstaltungen in rollierenden Jahresabläufen organisieren.
Aufmerksamkeiten am Arbeitsplatz
Sie sind regelbar über die Kostenübernahme für Obst- und Gemüseteller, Getränke, Süßigkeiten in Maßen und steuerfrei als Aufmerksamkeit. Sie sollten nicht im Tagesangebot sein, sondern als „freudige“ Überraschung verstanden werden, indem mal Gemüsesticks oder Obstteller oder auch mal Eis an heißen Sommertagen angeboten werden.
Fahrtkostenerstattung
Sie ist regelbar als Kostenzuschuss oder-Übernahme für den Öffentlichen Personennahverkehr und unbegrenzt steuerfrei (§ 3, Nr. 15 EStG). Dieser Benefit ist individuell aufgrund hoher Fahrtkosten, hohen Verkehrsaufkommens und mangels Parkplätzen sehr attraktiv.
E-Bike bis maximal 25 km/h
Der Benefit ist regelbar als Arbeitgeber-Überlassungsmodell und in unbegrenzter Höhe steuerfrei (§ 3, Nr. 37 EStG). Er ist grundsätzlich für alle Mitarbeiter attraktiv, da sich die Fahrräder auch privat nutzen lassen.
Datenverarbeitungsgeräte
Sie sind regelbar als Arbeitgeber-Überlassung und in unbegrenzter Höhe steuerfrei (§ 3, Nr. 45 EStG). Hier sollte der Arbeitgeber zunächst die Zielgruppe für Tablets, I-Phone oder Laptop ermitteln. Solche Benefits lassen sich auch gezielt als Belohnung zum Beispiel für eine bestandene Prüfung einsetzen.
Betriebliche Altersversorgung
Sie ist regelbar als Arbeitgeberzuschuss und steuerfrei für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer gemeinsam bis maximal 6.432 Euro pro Kalenderjahr (§ 3, Nr. 63 EStG). Die bAV ist eines der wichtigsten Instrumente der Personalarbeit. Der Arbeitgeber kann sein Employer-Branding verbessern durch einen Zuschuss, der über dem Pflichtzuschuss für den Arbeitgeber liegt.
Versicherungen
Sie sind regelbar als Arbeitgeberzuschuss und werden je nach Versicherungszusage steuerrechtlich unterschiedlich geregelt. Versicherungen lassen sich individuell einsetzen, etwa in Form von Gruppenunfallversicherungen – beispielsweise für den Außendienst bzw. den Vertrieb –, Krankenzusatzversicherungen und Berufsunfähigkeitsversicherungen.
Einsatz von Benefits
Die Übersicht zeigt die Vielfalt von attraktiven Möglichkeiten. Im Einsatz jedoch ist weniger oft mehr, denn Benefits werden von Menschen dann als attraktiv empfunden, wenn sie verstanden und als gerecht reflektiert werden. Beispielsweise zeigt sich in eher ländlich liegenden Unternehmen, dass bewusst eingesetzte Veranstaltungen wie Grillfeste oder Wandertage und eine ordentliche betriebliche Altersversorgung mit einem Arbeitsgeberzuschuss sehr wertgeschätzt werden. Gleiches wird in Ballungszentren eventuell als verstaubt oder als wenig kreativ empfunden. In diesen Unternehmen wird neben flexiblen Arbeitszeiten der Einsatz flexibler Altersversorgungs- bzw. Versicherungssysteme vorausgesetzt. Auch ist die Nachfrage nach E-Bikes in Großstädten vermutlich größer als im ländlichen Raum.
Im Bemühen um nachhaltige und attraktive Vergütungssysteme sind Kosten und Nutzen für die Unternehmen gezielt abzuwägen. Auch muss der Verwaltungsaufwand von Benefits bedacht werden. Bei der Einführung neuer Systeme ist darauf zu achten, die Informationen allen Mitarbeitern verständlich und nachhaltig zu kommunizieren und dass in Rekrutierungsprozessen die Attraktivität des Vergütungssystems als Bestandteil der Arbeitgebermarke von Beginn an kommuniziert wird.