Immer mehr Arbeitgeber überlassen Diensträder – insbesondere in Form von E-Bikes – auch zur privaten Nutzung an ihre Mitarbeiter, um diesen einen Benefit zukommen zu lassen und dabei gleichzeitig etwas Gutes für die Umwelt und die Fitness der Mitarbeiter zu tun. Zudem bestehen steuerliche Vergünstigungen, die diese Art von Arbeitnehmerbenefits durchaus attraktiv machen.
Überlässt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern betriebliche (Elektro-)Fahrräder, die diese auch privat nutzen dürfen, entsteht ihnen ein geldwerter Vorteil, welcher der Lohnbesteuerung unterliegt. Die Bewertung des geldwerten Vorteils ist dabei abhängig.
Geldwerter Vorteil
Überlässt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern betriebliche (Elektro-)Fahrräder, die jene auch privat nutzen dürfen, entsteht ihnen ein geldwerter Vorteil, welcher der Lohnbesteuerung unterliegt. Die Bewertung des geldwerten Vorteils ist dabei abhängig von dem gewählten Modell der Dienstradüberlassung.
- Überlassung von Dienstfahrrädern im Rahmen der Gehaltsumwandlung
Ein in der Praxis häufig gewähltes Modell ist die Dienstradüberlassung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung. Hierbei erfolgt eine durch Änderung des Arbeitsvertrags vereinbarte Reduzierung des Bruttoarbeitslohns. In der Regel entspricht die Kürzung des Bruttoarbeitslohns dabei der Höhe der Leasingraten.
- a) Bewertung des geldwerten Vorteils für (Elektro-)Fahrräder mit einer Höchstgeschwindigkeit von bis zu 25 km/h
Mit gleich lautenden Erlassen haben sich die obersten Finanzbehörden der Länder darauf geeinigt, dass für die Bewertung des privaten Nutzungsvorteils (einschließlich Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder auch Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung) als monatlicher Durchschnittswert grundsätzlich 1 Prozent der auf volle 100,00 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen ist.
Neu getroffen wurde von den obersten Finanzbehörden der Länder nun eine Regelung zum Ansatz einer reduzierten Bemessungsgrundlage, nach der bei der Bewertung des Privatnutzungsvorteils nur 1 Prozent der auf volle 100,00 Euro abgerundeten halbierten unverbindlichen Preisempfehlung anzusetzen ist, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das betriebliche Fahrrad erstmals nach dem 31. Dezember 2018 und vor dem 1. Januar 2022 überlässt.
Unerheblich ist dabei der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber das Fahrrad angeschafft, hergestellt oder geleast hat. Es muss nach den Ländererlassen aber beim Ansatz der vollen Preisempfehlung bleiben, wenn der Arbeitgeber das Fahrrad bereits vor dem 1. Januar 2019 einem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen hat und nach dem 31. Dezember 2018 lediglich der Nutzungsberechtigte wechselt.
Die obersten Finanzbehörden der Länder bleiben jedoch auch weiterhin bei ihrer bisherigen Auffassung, dass die Sachbezugsfreigrenze von 44,00 Euro pro Monat nicht anwendbar ist – auch nicht bei der Anwendung der neuen Halbierungsregelung.
Sofern die Nutzungsüberlassung von Fahrrädern zur (an Dritte gerichteten) Angebotspalette des Arbeitgebers gehört (zum Beispiel bei Fahrradverleihfirmen), kann der geldwerte Vorteil unter den Rabattfreibetrag von 1.080,00 Euro pro Jahr gefasst werden. Dies gilt aber nur, wenn die Lohnsteuer nicht pauschal nach § 40 EStG erhoben wird.
- b) Bewertung des geldwerten Vorteils für Elektrofahrräder mit einer Höchstgeschwindigkeit von über 25 km/h
Elektrofahrräder mit einer Höchstgeschwindigkeit von über 25 km/h sind verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeuge einzuordnen. Für die Bewertung des geldwerten Vorteils aus deren Überlassung finden die Regelungen zur Firmenwagenbesteuerung Anwendung (§ 8 Abs. 2 Sätze 2-5 i.V.m. § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 EStG).
- Überlassung von Dienstfahrrädern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
Bei dieser Variante bleiben die arbeitsvertraglichen Bedingungen unverändert bestehen, und der Arbeitnehmer bekommt das Dienstrad auch zur privaten Nutzung als Gehaltsextra überlassen. Die vollen Kosten für das Rad übernimmt der Arbeitgeber.
- a) Steuerfreiheit gemäß § 3 Nr. 37 EStG
Seit 1. Januar 2019 bleibt der geldwerte Vorteil aus der Überlassung eines betrieblichen (Elektro-) Fahrrads zur privaten Nutzung steuerfrei, sofern die Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Maßgebend ist dabei der arbeitsrechtlich geschuldete Arbeitslohn. Für den Arbeitnehmer darf damit kein Rechtsanspruch auf die Vorteile bestehen, so dass grundsätzlich nur freiwillig gewährte Vorteile begünstigt sind.
Die Steuerbefreiung gilt jedoch nicht für die in der Praxis verbreiteten Modelle des durch Gehaltsumwandlung finanzierten E-Bike-Leasings.
Die Gewährung des Vorteils muss durch den Arbeitgeber erfolgen. Grundlage für die Überlassung muss daher ein gegenwärtiges oder früheres Dienstverhältnis sein. Selbständige Mitarbeiter eines Betriebs wie beispielsweise Handelsvertreter oder Subunternehmer können die Steuerbefreiung nicht in Anspruch nehmen. Die Steuerfreiheit gilt somit nur für einen Vorteil, der vom eigenen Arbeitgeber gewährt wird.
Für Leiharbeitnehmer bedeutet dies: Wird der Vorteil nicht von deren Arbeitgeber, d. h. dem Verleiher gewährt, sondern vom Entleiher, ist der Vorteil nicht steuerfrei.
Die Anwendung des § 3 Nr. 37 EStG ist derzeit auf die Veranlagungszeiträume bzw. Lohnzahlungszeiträume 2019 bis 2021 begrenzt.
- b) Überlassung von Elektrofahrrädern mit einer Höchstgeschwindigkeit von über 25 km/h zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
Die Regelung nach § 3 Nr. 37 EStG kommt nur für Fahrräder und Elektrofahrräder zur Anwendung, deren Höchstgeschwindigkeit 25 km/h nicht überschreitet und die damit verkehrsrechtlich als Fahrrad gelten.
Werden E-Bikes mit einer Höchstgeschwindigkeit von über 25 km/h an Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung überlassen, sind diese verkehrsrechtlich als KFZ einzuordnen und die Steuerbefreiung von § 3 Nr. 37 EStG ist nicht anwendbar. In diesem Fall sind für die Bewertung des geldwerten Vorteils die steuerlichen Regelungen zur Firmenwagenbesteuerung anzuwenden (siehe oben).
Übernahme des (Elektro-)Fahrrads nach Ablauf des Leasingzeitraums durch den Arbeitnehmer
Zu der Frage der korrekten Ermittlung des geldwerten Vorteils bei Übereignung des (Elektro-)Fahrrads nach Ablauf der Vertragslaufzeit, hat sich das Bundesministerium der Finanzen (BMF) bereits mit Schreiben vom 17. November 2017 geäußert. Danach gilt: Erwirbt der Arbeitnehmer nach Beendigung der Vertragslaufzeit das von ihm bis dahin genutzte (Elektro-)Fahrrad von dem Dritten zu einem geringeren Preis als dem um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort im Sinne des § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG für ein solches (Elektro-)Fahrrad, ist der Unterschiedsbetrag als Arbeitslohn von dritter Seite zu versteuern.
Aus Vereinfachungsgründen lässt die Finanzverwaltung für die Bewertung des geldwerten Vorteils bei der Übertragung des (Elektro-)Fahrrads eine Pauschalregelung zu. Danach wird es nicht beanstandet, wenn der übliche Endpreis im Sinne des § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG eines (Elektro-)Fahrrads, das dem Arbeitnehmer aufgrund des Dienstverhältnisses nach 36 Monaten Nutzungsdauer übereignet wird, (aus Vereinfachungsgründen) mit 40 Prozent der auf volle 100,00 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des (Elektro-)Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer bewertet wird. Ein niedrigerer Wert kann jedoch nachgewiesen werden.
Fazit
Abhängig vom gewählten Modell sind für die Überlassung betrieblicher (Elektro-)Fahrräder, die auch verkehrsrechtlich als Fahrräder einzuordnen sind, derzeit unterschiedliche steuerliche Regelungen maßgebend. Da sowohl die Anwendung der Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 37 EStG als auch die Regelung zu den Durchschnittswerten von 1 Prozent der halbierten unverbindlichen Preisempfehlung auf die Veranlagungszeiträume bzw. Lohnzahlungszeiträume 2019 bis 2021 begrenzt sind, bleibt abzuwarten, ob dieser Anwendungszeitraum gegebenenfalls verlängert wird oder ab 2022 wieder der reguläre, 2012 bereits festgelegte Durchschnittswert von 1 Prozent der unverbindlichen Preisempfehlung anzuwenden ist. Bis dahin kann jedoch bei der Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern von den günstigeren steuerlichen Regelungen profitiert werden.