Weihnachten aus betrieblicher Sicht

Jedes Jahr wieder beschäftigen sich HR-Abteilungen mit den Fragen: Wird eine Weihnachtsfeier veranstaltet, und/oder welche Zuwendungen sollen Mitarbeitende zum Jahresende erhalten? Denn nicht nur, aber auch zu Weihnachten wünschen sich Beschäftigte ein kleines Dankeschön vom Unternehmen. Gerade deutsche  Arbeitnehmer vermissen Lob und Wertschätzung vom Arbeitgeber, wie die Gallup-Studie „Engagement Index Deutschland 2020“ jedes Jahr wieder belegt.

Natürlich sollten Arbeitgeber nicht nur das Weihnachtsfest nutzen, um Dank auszusprechen. Wer die Leistung seiner Mitarbeiter honoriert, steigert deren Produktivität. Es gibt also gute Gründe, die Anerkennung wohldosiert das ganze Jahr und natürlich auch zum Weihnachtsfest zu zeigen.

• Die BetriebsveranstaltungSteuerlich fallen Weihnachtsfeiern regelmäßig unter den Begriff der Betriebsveranstaltungen, die als „Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ definiert sind. Es muss sich also um ein Zusammenkommen handeln, das den Kontakt der Mitarbeiter untereinander fördert und damit auch das Betriebsklima. Als Betriebsveranstaltung gilt sie jedoch nur, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.
  • Grundsätzlich zählen die im Rahmen der Betriebsveranstaltung gewährten Zuwendungen an Arbeitnehmer zum (lohn-)steuerpflichtigen und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung sind dabei alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer. Dies gilt unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Das beinhaltet zum Beispiel Aufwendungen für Speisen und Getränke sowie das Entertainmentprogramm, aber auch Kosten für Dekoration oder das Eventmanagement inklusive Trinkgelder sind zu berücksichtigen.
  • Für maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr kann ein lohnsteuerlicher Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung in Anspruch genommen werden, sodass kein Arbeitslohn vorliegt. Voraussetzung hierfür ist, dass die Teilnahme an der Veranstaltung für alle Angehörigen des Unternehmens oder des Standorts/der Abteilung gilt. Wird die Einladung zu der Betriebsveranstaltung per E-Mail versandt, kann der Personenkreis, dem die Veranstaltung zur Teilnahme offensteht, bereits für die nächste Lohnsteueraußenprüfung dokumentiert werden. Sollen alle Arbeitnehmer des Unternehmens eingeladen werden, kann die Einladung zur Weihnachtsfeier auch im Intranet veröffentlicht werden.

• Das Präsent zum Jahresende
  Weihnachtsgeschenke vom Chef sind erwünscht, und sie müssen nicht exorbitant aufwendig ausfallen. Rund 80 Prozent der Beschäftigten wünschen sich eine Sonderzahlung oder einen Gutschein als Dankeschön (siehe Abbildung.) Die Realität sieht aber leider anders aus: Nur rund ein Drittel der Angestellten erhält tatsächlich Sonderzahlungen oder Gutscheine. Ein weiteres Drittel erhält Sachgeschenke wie Schokolade, Pralinen, die obligatorische Flasche Wein oder Blumen. Auch  Geschenke wie Kugelschreiber, Taschen und Regenschirme mit Firmenlogo sind üblich. Jeder dritte Beschäftigte erhielt im vergangenen Jahr kein Weihnachtsgeschenk oder lediglich eine Grußkarte.
  Als Zuwendungen gelten auch Geschenke, die der Arbeitgeber den Mitarbeitenden anlässlich der Betriebsveranstaltung zukommen lässt. Präsente, die „aus Anlass“ von Betriebsveranstaltungen übergeben werden, sind in die Gesamtkosten des Arbeitgebers und damit in die Bemessungsgrundlage für die Aufteilung auf die Teilnehmer einzubeziehen. Geschenke, die lediglich „bei Gelegenheit“ von Betriebsveranstaltungen übergeben werden, hingegen nicht.
  • Aus Vereinfachungsgründen beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn Sachgeschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 Euro brutto nicht übersteigt, als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einbezogen werden. Bei Geschenken mit einem Wert von über 60 Euro ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie „anlässlich“ oder „nur bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung übergeben werden. Die Zuwendung erfolgt immer dann anlässlich einer Betriebsveranstaltung, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen der Betriebsveranstaltung und dem Geschenk besteht.
  • Erhalten alle Mitarbeiter auf einer Weihnachtsfeier noch ein Weihnachtsgeschenk oder Verlosungsgewinne anlässlich einer Tombola, besteht ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen der Veranstaltung und dem Geschenk, auch wenn der Wert der Zuwendung über 60 Euro brutto liegt.
  • Erhält hingegen beispielsweise nur ein Mitarbeiter im Rahmen der Betriebsveranstaltung eine Uhr im Wert von 500 Euro überreicht, ist zu prüfen, ob diese Zuwendung noch anlässlich der Weihnachtsfeier erfolgt. Da nur ein Beschäftigter das Geschenk erhält, müsste ein konkreter Zusammenhang zur Weihnachtsfeier plausibel dargelegt werden. Mit der Behauptung, dass es sich um ein Weihnachtsgeschenk für den Betreffenden handelt, dürfte dies jedoch nicht einfach sein, da alle anderen Mitarbeiter leer ausgehen. Um auch in nicht eindeutigen Fällen Rechtssicherheit zu erhalten, kann eine kostenlose Lohnsteueranrufungsauskunft beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt sinnvoll sein.

Diese Grundsätze gelten auch für die nachträgliche Überreichung von Geschenken an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten. 

• Virtuelle Weihnachtsfeiern
  Können oder dürfen Mitarbeiter zu ihrer Sicherheit oder aufgrund eines angeordneten Kontaktverbots bei einer Weihnachtsfeier nicht an einem Ort zusammenkommen, kann eine virtuelle Veranstaltung als Alternative infrage kommen.

  Da nicht festgelegt ist, dass für eine Betriebsveranstaltung die Teilnehmer lokal an einem Ort zusammenkommen müssen, gelten auch virtuelle Weihnachtsfeiern unter den zuvor genannten Voraussetzungen als Betriebsveranstaltung. Wichtig dabei ist, dass die virtuelle Veranstaltung einen geselligen Charakter hat und zur Förderung des Betriebsklimas beiträgt. Hierfür kann beispielsweise eine Verpflegungsbox mit Glühwein oder alkoholfreiem Punsch und Plätzchen an die Mitarbeiter versandt werden, die während der virtuellen Betriebsveranstaltung gemeinsam verzehrt werden. Aus steuerlicher Sicht gelten die gleichen Regeln wie für Betriebsfeiern in Präsenz.