Frau Lang, warum lohnt es sich für einen Arbeitgeber, mit flexiblen Benefitsangeboten auf die Mitarbeiter einzugehen?
Monika Lang: Es geht darum, als Arbeitgeber Alleinstellungsmerkmale zu entwickeln und damit am Arbeitsmarkt herauszustechen. Derzeit bieten nur etwa 6 Prozent der deutschen Unternehmen flexible Benefitsangebote an. Aber zu Zeiten des War for Talents werden solche Modelle bald zum Pflichtprogramm eines attraktiven Arbeitgebers zählen.
Wie funktionieren flexible Benefitsmodelle?
Monika Lang: Jeder Mitarbeiter bekommt ein persönliches Budget zur Verfügung gestellt, das er zum Beispiel in einer Art Benefitsshop in persönliche Benefits einlösen kann. So erhält jeder Mitarbeiter Leistungen, die zu seinen individuellen Wünschen und Bedürfnissen passen. Das macht zufrieden und ist effizient. Die meisten Arbeitgeber stellen Wahloptionen zur Auswahl, die einen Steuervorteil mit sich bringen oder auch Güter, die ich nur von meinem Arbeitgeber erwerben kann, wie zum Beispiel einen zusätzlichen Urlaubstag. Durch die Auswahl, die ich anbiete, kann ich auch die Arbeitgebermarke schärfen. Ein Unternehmen, das für Nachhaltigkeit steht, könnte zum Beispiel nachhaltige Benefits als Wahloptionen anbieten.
Gibt es eine Höchstzahl an sinnvollen Optionen für flexible Budgets? Wird es zum Beispiel irgendwann zu unübersichtlich für den Arbeitnehmer?
Monika Lang: Flexibilisierung kann schon klein beginnen. Es muss nicht gleich ein flexibles Benefitsbudget sein, auch die Auswahl zwischen zwei verschiedenen Benefits kann bereits die Zufriedenheit mit den angebotenen Leistungen erhöhen. Für flexible Bugdets hat es sich etabliert, dass vier, fünf Wahloptionen pro Budget völlig ausreichen. Manche Unternehmen rufen auch Themenbudgets ins Leben wie zum Beispiel Mobilitätsbudgets oder Gesundheitsbudgets. Wenn gut kommuniziert wird und die Verwaltung automatisiert läuft, wird es auch nicht unübersichtlich.
Ab welcher Unternehmensgröße ist es sinnvoll, ein flexibles Benefitsmodell einzuführen?
Monika Lang: Im Grunde funktioniert ein solches Modell schon ab einem Mitarbeiter, denn in ganz kleinen Betrieben ist der Ablauf fast automatisch: Ich frage meinen einzigen Mitarbeiter, was für ihn eine tolle Leistung wäre. Für große Unternehmen sind flexible Wahloptionen oftmals im Tarifvertrag festgelegt, also zum Beispiel bei der Wahl zwischen mehr Geld oder mehr Freizeit. Flexible Benefitsmodelle hängen grundsätzlich nicht von der Unternehmensgröße ab, sondern eher von der Zielgruppe. Wenn ich keine homogene Mitarbeiterstruktur habe – und welches Unternehmen hat das schon? –, dann lohnt es sich immer, die Mitarbeiter nach ihren individuellen Bedürfnissen zu fragen. Es unterscheidet sich dann lediglich die Umsetzung. Spätestens ab 50 Mitarbeitern lässt sich das nicht mehr manuell administrieren. Wir als Benify können mit unserer speziellen Portallösung die Abwicklung mit den verschiedenen Lieferanten, aber auch die Erfolgsmessung unterstützen, und wir sind vor allem auf die Anforderungen von großen Unternehmen ab circa 1.000 Mitarbeitern ausgerichtet. Unser Job ist, dem Mitarbeiter eine tolle Benefits-Experience zu ermöglichen. Die Säulen dafür sind eine transparente Kommunikation, eine flexible Auswahl sowie eine einfache Buchung der Benefits über ein Onlineportal. Wir machen Benefits für die Mitarbeiter sichtbar und vermarkten das, was der Arbeitgeber vermitteln möchte.
Kann es bei einem flexiblen Modell passieren, dass Benefits aus dem Fokus herausrutschen, so dass die Mitarbeiter sie gar nicht mehr als Benefits wahrnehmen, beispielsweise einen Zuschuss zur Kantine?
Monika Lang: Das A und O bei Benefits ist, sie zu kommunizieren. Zuvor muss festgelegt werden, was ein Benefit ist. Typischerweise nehmen Mitarbeiter die Dinge, die sie automatisch bekommen – beispielsweise einen Kantinenzuschuss oder eine Gruppenunfallversicherung – nicht mehr als Benefits wahr. Durch Mitarbeiterbefragungen kann der Arbeitgeber herausfinden, welche Nebenleistungen als Benefits wahrgenommen werden, und wieder Aufmerksamkeit auf ein bestimmtes Thema lenken. Bewährt haben sich auch Total-Rewards-Statements. Dadurch kann dem Mitarbeiter in regelmäßigen Zeitabständen ein monetärer Überblick über alle Leistungen gegeben werden, die ihm zur Verfügung stehen. Das zeigt ihm das Volumen und sorgt dafür, dass die Wertschätzung beibehalten wird.
Viele Mitarbeiter haben keinen festen Arbeitsplatz am PC, sondern arbeiten in der Produktion. Wie können sie Zugriff auf ihre Benefits haben?
Monika Lang: Unsere Portallösungen setzen immer darauf, jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort über jedes mobile Endgerät zur Verfügung zu stehen. Meist handelt es sich bei den Benefits um Themen, die ohnehin das private Umfeld betreffen. Firmenwagen sucht man mit dem Partner zusammen aus, und auch die Kinderbetreuung wird zu Hause diskutiert. Somit nutzen Mitarbeiter gern zu Hause oder auch unterwegs eine App für das Tablet oder Smartphone.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersversorgung. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das F.A.Z.-Personaljournal. Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.