Für Personalverantwortliche in multinationalen Unternehmen, die die Themen Benefits und Total Rewards verantworten, besteht eine der größten Herausforderungen darin, einen ganzheitlichen Überblick über die gesamte Belegschaft zu gewinnen und darauf basierend eine globale Benefitsstrategie zu implementieren.
Dabei gilt es zunächst, die geographischen und logistischen Aufgaben zu lösen, die mit der Bereitstellung von Benefits über mehrere Länder hinweg verbunden sind. Gleichzeitig müssen die Benefits den Bedürfnissen verschiedener Generationen gerecht werden, denn je nach Lebensphase hat jede Mitarbeitergeneration unterschiedliche Präferenzen.
Um eine globale Benefitsstrategie zu entwickeln, können sich Unternehmen an fünf Tipps orientieren, die das IT-Unternehmen Benify zusammengestellt hat.
1. Globale Benefitstechnologie nutzen
Eine globale Benefitsstrategie kann ein Unternehmen nur mit Hilfe einer darauf ausgelegten globalen Plattform effektiv verwalten. Diese sollte als einzige Anlaufstelle für alle Mitarbeiterinformationen und Zusatzleistungen verstanden werden. Dadurch kann die Anzahl der Anfragen an die Personalabteilung verringert werden. Zudem gibt eine globale Plattform für Benefits den Mitarbeitern Autonomie, da sie Anmeldeprozesse digitalisiert. Der Personalverwaltungsaufwand wird durch die Automatisierung von Administrationstätigkeiten verringert.
Wenn der Portaldienstleister zusätzlich eine App anbietet, können Mitarbeiter sich überall und jederzeit für ihre Benefits anmelden. Das ist besonders wichtig, wenn ein Unternehmen Arbeiter ohne regelmäßigen Zugang zu einem PC-Arbeitsplatz beschäftigt.
Es ist ratsam für Unternehmen, einen globalen Partner für die Bereitstellung der Plattform auszuwählen, der über Wissen und Erfahrung in der Verwaltung komplexer Benefitsprogramme weltweit verfügt.
2. Globale Benefits lokal variieren
Der Schlüssel zu einer wirksamen Benefitsstrategie liegt vor allem in einem globalen Ansatz, der sich an den lokalen Gegebenheiten orientiert: Ein Unternehmen sollte die Leistungen zwar lokal auf jedes einzelne Land zuschneiden und dabei auch auf lokale Dienstleister zurückgreifen, dennoch sollte das ganze System – Gesamtstrategie und Gesamtausgaben – zentral gesteuert werden.
Möchte ein Unternehmen seinen Mitarbeitern beispielsweise Benefits für nachhaltige Mobilität anbieten, kann es das grundsätzlich global tun. Die Umsetzung sollte dennoch lokale Gegebenheiten berücksichtigen. So kann der Benefit zum Beispiel in einem Land ein Rabatt beim Kauf von Fahrrädern sein, in einem anderen Land eine ermäßigte Monatskarte für öffentliche Verkehrsmittel. Trotz der lokalen Anpassung der Benefits sollte das Unternehmen das Controlling und die Effizienzmessung der Benefits zentral für alle Länder erfassen und sichtbar machen.
3. Benefits als Aushängeschild eines Unternehmens
Benefits spielen für viele Arbeitnehmer bei der Entscheidung für oder gegen eine Stelle eine wichtige Rolle. Unternehmen sollten daher, wenn sie ihre globale Benefitsstrategie entwerfen, Benefits auswählen, die die Unternehmenswerte widerspiegeln. Auch einzigartige Nebenleistungen können die Attraktivität eines Unternehmens erhöhen.
Beim Angebot von Benefits ist Kohärenz wichtig: Die Benefitsstrategie sollte zwar weltweit gelten, dennoch müssen Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern anerkannt werden.
4. Daten sammeln und auswerten
Um die Präferenzen von Arbeitnehmern in Bezug auf Benefits zu verstehen, müssen Unternehmen Daten sammeln und nutzen. Mit Hilfe einer globalen Benefitsplattform können Unternehmen verschiedene Analysen abrufen und wertvolle Erkenntnisse über die globale Belegschaft und die in Anspruch genommenen Benefits gewinnen. Zudem können sie Ausgaben für Benefits, Vorsorgeleistungen und Makler einsehen und dadurch die Fehlerquoten senken und Kosten reduzieren.
Individuelle Reports helfen dabei, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und auch auf Vorstandsebene die Grundlage für informierte Strategieentscheidungen zu liefern.
5. Regelmäßig Mitarbeiter befragen
Daten können zwar viele Einblicke geben, dennoch ist es ratsam, dass Unternehmen regelmäßig ihre Mitarbeiter nach deren Wünschen befragen. Dazu können sie die Benefitsplattform oder auch Umfragetools nutzen. So können Unternehmen herausfinden, welche Benefits ihren Mitarbeitern am meisten nützen, ob sich Bedürfnisse geändert haben und welche weiteren Benefits sich Mitarbeiter wünschen.
Fazit
Eine wirksame globale Benefitsstrategie sollte von einer einzigen Stelle aus verwaltet werden, die Werte des Unternehmens widerspiegeln, einen Rahmen für alle Länder bilden, aber Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten an lokale Gegebenheiten zulassen.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersversorgung. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das F.A.Z.-Personaljournal. Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.