Das Total-Rewards-Management berührt mehrere Rechtsbereiche, darunter vor allem das Arbeitsrecht, aber auch das Steuerrecht. Aufgrund der rechtlichen Vielfalt und immer wieder neuer Vorschriften – die neue Spielräume eröffnen, teils aber auch einschränken – sind Arbeitgeber gezwungen, permanent die Compliance im Auge zu behalten. Rechtsanwalt Markus Künzel von Beiten Burkhardt beleuchtete in einem Vortrag auf dem „Praxisforum Total Rewards“ des F.A.Z.-Fachverlags, wie Unternehmen mit den Themen Arbeitszeit und Home-Office umgehen sollten und wie sie einmal gewährte Benefits wieder loswerden können.
Regelungen zur Arbeitszeit
Prinzipiell ist die Arbeitszeit im Arbeitszeitrecht geregelt, das seit langem nicht verändert wurde. Die Wünsche von Mitarbeitern nach flexiblen Arbeitszeiten führen zu vielen Problemen – so Markus Künzel –, denn nach den gesetzlichen Regelungen darf jeder Arbeitnehmer nur acht Stunden täglich, in Ausnahmefällen zehn Stunden arbeiten. Zwischen den Arbeitszeiten muss ausreichend Ruhezeit liegen. In Tarifverträgen können etwas flexiblere Regelungen vereinbart werden. Ob diese Regelungen bei flexiblen Arbeitszeiten oder auch beim Arbeiten im Home-Office eingehalten werden, ist fraglich.
Die Große Koalition in Berlin hat im Koalitionsvertrag vereinbart, tarifgebundenen Unternehmen mehr Flexibilität durch selbstbestimmte Arbeitszeiten in der heutigen digitalen Welt zuzugestehen. Es soll eine Öffnungsklausel für Betriebsvereinbarungen geben, um flexible Regelungen für Höchstarbeitszeiten vereinbaren zu können. Diese Flexibilisierung soll dazu beitragen, ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen, und wäre vor allem im Interesse der Arbeitnehmer, aber nicht zwangsläufig im Sinne der Arbeitgeber.
Das Gleiche gilt für die Vertrauensarbeitszeit. Sie hat positive Aspekte für Arbeitnehmer, die sich ihre Arbeitszeiten weitgehend selbst festlegen können. Sie schafft Freiheiten – wie Markus Künzel in seinem Vortrag hervorhob –, es muss aber auch Grenzen geben, beispielsweise Regelungen, wann der Arbeitnehmer im Unternehmen anwesend sein muss. Zwar ist eine Überwachung nicht möglich, doch sollte eine Prüfung durch das Gewerbeaufsichtsamt ins Haus stehen, muss der Arbeitgeber Aufzeichnungen der Arbeitszeiten vorlegen können.
In Unternehmen ohne tarifvertragliche Bindung obliegt die Mitbestimmung dem Betriebsrat. Das gilt für die komplette Vergütungssystematik, auch für Benefits. Nach Mitbestimmungsrecht § 87 Abs. 1 Nr. 10 Betriebsverfassungsgesetz müssen die Unternehmen mit dem Betriebsrat eine Vergütungsordnung abschließen, in der alle – geldwerten – Benefits beschrieben werden. Dabei ist viel Spielraum vorhanden. Sinnvoll für Unternehmen ist es, Gehaltsbänder einzuführen. Dabei werden mit den Betriebsräten keine starren Gruppen, sondern Gehaltsbänder je Grade mit einer bestimmten Range vereinbart. Innerhalb eines Grades kann somit ein Arbeitnehmer weiter oben oder weiter unten innerhalb des Gehaltsbands eingruppiert werden.
Regelungen zum Home-Office
Bislang gilt kein Rechtsanspruch auf mobiles Arbeiten oder Home-Office. Doch es könnte ein Gesetz kommen, das eine Beweislastumkehr vorsieht. Somit müsste ein Arbeitgeber nachweisen, dass ein Home-Office nicht möglich ist, wenn ein Arbeitnehmer darauf besteht.
Ein Unternehmen, das schon jetzt Home-Office zulässt, sollte mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, wie es zu gestalten ist. Gesetze wie Arbeitszeit- und Arbeitsschutzgesetze gelten ohnehin. Festgelegt werden sollte darüber hinaus – beispielsweise in einer Betriebsvereinbarung über mobiles Arbeiten – wer im Home-Office arbeiten darf. Ebenfalls sollte eine Betriebsvereinbarung enthalten, wie die täglichen Arbeitszeiten sind, welche Verhaltenskontrollen möglich sind (§ 87 Abs. 6 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz), wie der Arbeits- und der Gesundheitsschutz gewährleistet sind sowie welche IT-Systeme genutzt werden. Auch die Haftung – Stichwort Datensicherheit – sollte geregelt sein.
Zudem sollte sich der Arbeitgeber ein Zutrittsrecht zu den Home-Office-Räumen vorbehalten, um sich überzeugen zu können, dass diese den Arbeitsschutznormen entsprechen. Wichtig ist auch, festzulegen, ob es sich um einen vollständigen Home-Office-Anspruch handelt und was bei Systemausfällen passiert, wenn sich nicht zu Hause arbeiten lässt.
Arbeitgebern ist zudem zu empfehlen, Elemente in die Vereinbarung aufzunehmen, um unter Einhaltung einer Frist vom Home-Office abweichen zu können, insbesondere bei
- Verschlechterung der wirtschaftlichen Lage
- einem neuen Arbeitssystem oder veränderten Strukturen
- unterdurchschnittlichen Leistungen des Arbeitnehmers im Homeoffice oder
- dessen Versetzung in einen anderen Bereich
Benefits wieder aufheben
Ein Benefit, der nicht arbeitsvertraglich und nicht mit dem Betriebsrat vereinbart wurde, ist immer eine freiwillige Leistung. Wer dagegen als Arbeitgeber eine geldwerte Leistung eingeführt hat, muss immer den Betriebsrat mitsprechen lassen, wenn die Höhe – nicht die Inhalte – der geldwerten Leistung geändert werden soll.
Daher sollten sich Unternehmer vorher überlegen, wie sie Benefits zusagen wollen. Dabei lauern Fallstricke:
- Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern zum Beispiel in einer Betriebsversammlung einen Benefit ankündigen, dann muss dieses nicht ausdrücklich durch den Arbeitnehmer angenommen werden. Laut Bundesarbeitsgericht ist es dadurch Vertragsbestandteil. Eine Änderung muss somit im Einvernehmen mit dem Mitarbeiter erfolgen, außer in dem Fall, dass das Unternehmen durch Freiwilligkeits- oder Widerrufsvorbehalt vorgesorgt hat.
- Problematisch ist auch eine „betriebliche Übung“: Wenn ein Unternehmen einen Benefit immer wieder gewährt und keine Absicht erkennen lässt, es jemals wieder ändern zu wollen, kommt nach einer gewissen Zeit eine betriebliche Übung zustande, die als Bestandteil des Arbeitsvertrags gilt und nur unter bestimmten Voraussetzungen geändert werden kann.
Um vorzusorgen, sollten Unternehmen die Betriebsvereinbarung so formulieren, dass sie unter bestimmten Fristen kündbar ist. Es kann beispielsweise ein Freiwilligkeitsvorbehalt – Einschränkungen in Arbeitsverträgen, die bei Sonderleistungen auch bei wiederholter Zahlung keinen Anspruch entstehen lassen – enthalten sein. Eine Betriebsvereinbarung könnte beispielsweise lauten:
„Lieber Mitarbeiter, wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu dürfen, dass Sie mit der Abrechnung von November 20xx eine Gratifikation in Höhe von xx Euro erhalten. Dies ist eine freiwillige Leistung, die ohne Anerkennung einer zukünftigen Rechtspflicht erfolgt. Der Arbeitgeber wird nächstes Jahr frei entscheiden, ob und in welcher Höhe er eine Gratifikation gewähren möchte.“
Eine andere Möglichkeit ist ein Widerrufsvorbehalt, in dem sich der Arbeitgeber vorbehält, die Leistung zurückzunehmen. Dieses Widerrufsrecht muss vertraglich geregelt sein, das heißt, der Arbeitnehmer muss wissen, wann der Arbeitgeber berechtigt ist, ihm die Leistung zu streichen. Mögliche Widerrufsgründe können sein:
- gesunkener Gewinn
- wirtschaftliche Notlage
- individuell unterdurchschnittliche Arbeitnehmerleistung, die messbar und belegbar ist
- eine Neuordnung der Vergütungssystematik
- eine schwerwiegende Pflichtverletzung
Ein Arbeitgeber kann auch Leistungen befristen, wenn er bestimmte Fristen einhält. Unklar ist in der Rechtsprechung, ob es sich dabei um die gleichen Fristen handelt, die im Gesetz für Befristungen von Arbeitsverhältnissen gelten.
Prinzipiell ist es ratsam, die wenigen Tools, die es gibt, zu nutzen. Auch wenn Benefits und Incentives viele Vorteile versprechen und die Attraktivität eines Unternehmens erhöhen, sollten Unternehmen sensibilisiert sein für Zeiten, in denen ihre Lage nicht so gut ist.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersversorgung. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das F.A.Z.-Personaljournal. Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.