Bedarfsanalyse - Wie kann ich den Ausbildungsbedarf ermitteln?

So gehen Sie vor!

1. Bereiten Sie die Eckdaten der Personalplanung auf.
2. Ermitteln Sie den Ausbildungsbedarf.
3. Führen Sie eine Entscheidung herbei.
4. Bringen Sie die Ausbildungsplanung in die Geschäftsplanung ein.

Die kontinuierliche Heranführung von Fachkräften durch betriebliche Berufsausbildung erfordert es, den Ausbildungsbedarf – abgeleitet vom quantitativen und qualitativen Personalbedarf – vorausschauend auf die Unternehmensziele ausgerichtet zu planen.

Hierfür benötigen Sie die Daten aus der Personalplanung und, soweit ausgewiesen, den Anteil der beschäftigten bzw. geplanten Fachkräfte. Dabei sind ggf. Veränderungen zu berücksichtigen, wie sie z. B. durch arbeitsorganisatorische oder technologische Veränderungen zu erwarten sind.

Die jährlich erforderlichen Einstellungen von Auszubildenden können als Orientierungswert rechnerisch ermittelt werden. Sie sind eine Entscheidungshilfe zur Bestimmung des Gesamt-Ausbildungsbedarfs. Basis hierfür ist die mittelfristige Personalplanung des Unternehmens mit einem Planungshorizont von vier bis fünf Jahren.

Eckdaten

Anzahl der Mitarbeiter

Bei der Ermittlung des Ausbildungsbedarfs sind unter Beachtung einer durchschnittlichen dreijährigen Ausbildungsdauer die vorausschauend geplanten Personalzahlen LE bzw. GE als Basiswert einzusetzen.

Qualifikationsstruktur

Der Mitarbeiteranteil mit einschlägig abgeschlossener Berufsausbildung oder Studium bestimmt maßgeblich die Qualifikationsstruktur eines Unternehmens und wird als Fackräftefaktor „Q“ bezeichnet. Soweit die Personalplanung nur den quantitativen Personalbedarf ausweist, kann für die qualitative Struktur hilfsweise die Lohn- und Gehaltsstruktur herangezogen werden.

Fluktuationsersatz

In die Bewertung des Fluktuationsersatzbedarfs geht die altersbedingte Fluktuation mit ein. Selbst bei einem geringen Anteil der Mitarbeiter, die in den letzten Jahren ihrer Berufstätigkeit stehen, ist zu berücksichtigen, dass dennoch ein Ersatzbedarf besteht, um rechtzeitig junge Fachkräfte heranzuführen.

Bedarfsdeckung

Unter Berücksichtigung der vom Arbeitsmarkt zu gewinnenden Fachkräfte ist der Anteil, der durch eigene Ausbildung herangeführt werden soll, festzulegen.

Verbleibs- und Übernahmequoten

Während der Berufsausbildung können sich Fluktuationen von Auszubildenden ergeben, die nach Erfahrungswerten als Verbleibsquote einzusetzen sind. Ebenso ist zu berücksichtigen, dass Auszubildende nach abgeschlossener Ausbildung weiterführende Bildungsgänge in Anspruch nehmen oder das Unternehmen wechseln. Auch hier können für die Übernahmequote Erfahrungswerte einbezogen werden.

Musterrechnung des Einstellungsbedarfs

Nachstehende Musterrechnung für gewerbliche Auszubildende geht von folgenden Eckdaten aus:

In gleicher Weise kann der Bedarf auch für die kaufmännische Ausbildung mit den entsprechenden Werten ermittelt werden.

Betriebe kleinerer Betriebsgrößenklassen, mit einer entsprechenden Zahl von Auszubildenden, können den Ausbildungsbedarf vereinfacht ermitteln und bei normalem Geschäftsverlauf von einer Einstellquote von 5 % bis 6 % p. a., bezogen auf die Fachkräfte, ausgehen.

Entscheidungsfindung

Der rechnerisch ermittelte Wert ist ein Orientierungswert für die individuell zu treffende Entscheidung und Festlegung, in welchen Ausbildungsberufen ausgebildet werden soll. Er ermöglicht eine fundierte, in die Geschäftsplanung einzubringende Entscheidung, bei der ggf. weitere Einflussgrößen zu beachten sind.

Hierzu gehören:

• Geschäftsstrategien,
• arbeitsorganisatorische und technologische Veränderungen,
• demografische Entwicklung,
• Berufswahlverhalten der Schulabgänger,
• Unternehmens- und Branchenimage.

Übertragung in die Geschäftsplanung

Die getroffenen Entscheidungen sind in eine Bildungsplanung einzubringen, die Grundlage für eine operative mittelfristige Kostenplanung ist. Damit wird eine Voraussetzung für eine kontinuierliche und wirtschaftliche Bildungsarbeit geschaffen. Erstellen Sie für die Bildungsplanung eine mittelfristige Übersicht der personalrelevanten Daten. In Verbindung mit den Geschäftsdaten für Umsatz und Wertschöpfung lässt sich die auf die Ausbildung bezogene Entwicklung verdeutlichen.

Autor: Dr. Günter Cramer

Weiterführende Informationen zum Thema Bedarfsanalyse finden Sie im Handbuch PersonalAusbilden.

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