Personalwirtschaft - Ausgabe 3 - 2012

Paradigmenwechsel in der Personalarbeit

In einer gemeinsam mit der Hochschule RheinMain durchgeführten Marktstudie hat die Perbit Software GmbH untersucht, inwiefern automatisierte HR-Prozesse bereits im Unternehmensalltag etabliert sind. Die Ergebnisse: Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen setzt HR Self Services für ihre Mitarbeiter und Führungskräfte ein. Der Prozessautomatisierung im HR-Bereich wird insgesamt eine hohe Bedeutung zugeschrieben. Wenn auch bislang erst rund ein Viertel der Unternehmen dazu eine über den Prozessen liegende IT-mäßige Unterstützung in Form eines Business Process Management-Systems in Anspruch nimmt, so plant die Mehrheit dies für die nähere Zukunft.

Das Thema HR-Prozessmanagement rückt nicht von ungefähr in den Fokus. Angesichts des allgemein wachsenden Kostendrucks sind die Personalabteilungen gefordert, genauso wie andere Fachbereiche ihre Wirtschaftlichkeit und ihren Anteil an der betrieblichen Wertschöpfung zu belegen. Zugleich sind die Herausforderungen, vor welche die fortschreitende Globalisierung und die wachsende Marktdynamik, der demografische Wandel und der sich abzeichnende Fachkräftemangel die Unternehmen stellen, nur durch eine stärkere Konzentration der Personalarbeit auf qualitative und strategische Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. HR Self Services und Systeme zur Prozessautomatisierung bewirken nicht nur eine Entlastung der Personalabteilung in administrativer Hinsicht. Sie unterstützen zudem Führungskräfte in ihrer Führungsfunktion und bedienen die gestiegenen Ansprüche des Managements in der Versorgung mit handlungs- und entscheidungsrelevanten Personalinformationen. Ganzheitliches Business Process Management trägt dabei dem Paradigmenwechsel einer zunehmend vernetzten Personalarbeit Rechnung.

Aufgabenorientierte Sicht auf HR-Prozesse

Was ist wann von wem wie und womit zu tun? Moderne Personalarbeit gestaltet sich als komplexe Abfolge von Teilaufgaben, in die über Abteilungs- und Bereichsgrenzen hinweg eine Vielzahl von Beteiligten eingebunden ist. In jedem Unternehmen existieren regulative Vorgaben (zum Beispiel Benachrichtigung der involvierten Abteilungen beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters) sowie verschiedenste Genehmigungsverfahren (zum Beispiel Bewilligung von Überstunden, Reisekostenabrechnungen, Seminaranmeldungen). All diese Vorgänge lassen sich mittels entsprechender Softwareunterstützung automatisieren.

In diesem Zusammenhang werden mitunter die Begriffe Workflow und Prozess quasi synonym gebraucht. Während ersterer die operativ-technische Sicht auf die zu steuernden Vorgänge betont, umfasst letzterer den interaktiven Fluss und die Transformation von Informationen, Handlungen und Entscheidungen. Im Gegensatz zum relativ starr auf die Verwaltung von Arbeitsabläufen gerichteten Workflowmanagement adressiert das Geschäftsprozessmanagement insbesondere auch die Art und Weise der Arbeitsorganisation – und ist insofern im Umfeld personalwirtschaftlicher Aufgaben der passende Ansatz.

Weiterhin ist zwischen dokumenten- und aufgabenbasierten Geschäftsprozessen zu unterscheiden. Jeder Verwaltungsvorgang mündet letztlich in ein Dokument.

Die Prozessunterstützung, wie sie das Dokumentenmanagement etwa im Bereich der Posteingangs- und Rechnungsbearbeitung leistet, bedeutet eine unverzichtbare Arbeitserleichterung. Personalarbeit ist allerdings zu ihrem weitaus überwiegenden Teil durch aufgabenbasierte Prozesse charakterisiert. So ist im obigen Beispiel des Eintrittes eines neuen Mitarbeiters neben der Erstellung des Arbeitsvertrages unter anderem die Ausstattung des Arbeitsplatzes zu veranlassen, Einführungsveranstaltungen sind zu planen, Telefonverzeichnisse und Organigramme zu aktualisieren. Derlei vielgliedrige (Teil-)Prozesse werden mit einem vorgangsorientierten Human Resources Management-System zuverlässig unterstützt.

Systemübergreifendes Prozessmanagement

Professionelle Lösungen für das Business Process Management ermöglichen es darüber hinaus, die im Unternehmen vorhandenen Informationen über die Geschäftsprozesse gezielt zu deren Optimierung zu nutzen. Sie bieten die im Hinblick auf die Komplexität der Anforderungen und Abläufe im Personalbereich nötige funktionale Tiefe zur Analyse, Modellierung und Steuerung der Prozesse.

Checkliste 1

Erfolgsfaktoren der HR-Prozessautomatisierung

Status quo: Sind die personalwirtschaftlichen Geschäftsprozesse im Unternehmen bereits dokumentiert?

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Analyse und Planung: Welche HR-Prozesse sollten in Bezug auf eine Automatisierung priorisiert angegangen werden? Wo liegt das größte Optimierungspotenzial? Wie gestalten sich die Bedürfnisse der internen Kunden?

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Prozessmodellierung: Wurden detaillierte Ablaufbeschreibungen mit eindeutig definierten Prozessschritten erarbeitet? Welche Eskalationsmechanismen sind vorzusehen? Wie ist mit Ausnahmefällen umzugehen?

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Rollenkonzept: Ist eine eindeutige prozessbezogene Zuordnung der Benutzerrollen und -gruppen erfolgt? Sind darin auch Vertreterregeln enthalten?

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Monitoring: Welche Kennzahlen sind geeignet, um die Prozessqualität zu überwachen und Aussagen zur Nutzungsintensität unterschiedlicher Personenkreise zu treffen?

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Projektleitung: Ist ein Prozessverantwortlicher benannt, der das Projekt fachlich betreut und eine praxisgerechte Festlegung des Sollzustandes sicherstellt?

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IT-Unterstützung: Kann ein systemübergreifendes Prozessmanagement mit flexibler Konfiguration gewährleistet werden? Welche Anwendungen sind anzubinden? Wie gestaltet sich die Bedienerfreundlichkeit?

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Hemmnisse bei ihrer Einführung werden von vielen Unternehmen derzeit noch in den damit verbundenen Investitionskosten gesehen. Eine sinnvolle Alternative eröffnen sogenannte OEM-Lösungen, wie sie durch die Kooperation von HR-Soft-wareherstellern mit namhaften Anbietern von BPM-Systemen realisiert werden. Im Ergebnis steht die Erweiterung der täglichen Arbeitsplattform der Personalverantwortlichen um eine hochleistungsfähige Prozess-Engine.

Damit können die unternehmensweiten Personalprozesse völlig variabel designed und übergreifend gesteuert werden. Einmal definiert, werden die einzelnen zu durchlaufenden Prozessschritte automatisch vom System angestoßen. Es sorgt jederzeit für einen transparenten Überblick, generiert Aufgabenlisten für die Prozessbeteiligten und versendet Informations- und Erinnerungsmails zu festgelegten Zeitintervallen. Durch mehrstufige Eskalationsszenarien stockt der Prozess an keiner Stelle, nichts gerät in Vergessenheit.

Die Vorteile einer vollständigen Integration in das Human Resources Management-System (HRMS) liegen auf der Hand: Die prozessbezogenen Daten (beispielsweise verfügbare Veranstaltungen für einen gestellten Seminarantrag, zuständiger Genehmiger laut Stellenplan des betreffenden Mitarbeiters) können direkt aus dem HRMS übernommen werden. Umgekehrt fließen die neu aus den Prozessen generierten Daten wiederum zurück in das System und erhöhen die Transparenz und Qualität der gespeicherten Personalinformationen.

Dank der Bemühungen vieler Software-anbieter, die Usability für den Anwender zu erhöhen sowie heterogene Systeme besser zu integrieren, sind wesentliche Voraussetzungen für eine hohe Akzeptanz und Nutzung automatisierter HR-Prozesse gewährleistet. Aus Sicht der End-anwender gestaltet sich die Bedienung über eine intuitive Web-Oberfläche denkbar einfach. Durch die Implementierung einer serviceorientierten Architektur lassen sich nützliche Applikationen, wie beispielsweise Hotelbuchungssysteme, anbinden. Zudem ist die Möglichkeit eines umfassenden Monitorings gegeben –nicht nur der einzelnen Prozessschritte innerhalb des HRMS, sondern tatsächlich des Gesamtprozesses aus HR-Sicht.

Lebst du schon oder modellierst du noch?

Die IT-seitige Einrichtung, Wartung und Administration der gewünschten Prozessautomatisierungen kann komplett vom Lösungsanbieter übernommen werden. So erschließen sich für Unternehmen jeder Größe und unabhängig von den intern vorhandenen Ressourcen die vollen Möglichkeiten des Business Process Managements. Neben Standardprozessen können beliebige unternehmensindividuelle Prozesse modelliert werden. Bewerberauswahl, Zielvereinbarungen und Beurteilungen oder Urlaubsanträge sind nur einige Beispiele.

Intelligente Softwareunterstützung ist keineswegs Selbstzweck. Die Bedürfnisse der Personalabteilung und ihrer internen Kunden stehen stets im Vordergrund.

Gerade bei aufgabenorientierten HR-Prozessen ist ein hoher Individualisierungsgrad essenziell: Nicht die Abläufe innerhalb des Unternehmens passen sich an die Software an, sondern die Software an die Abläufe.

Zur fachlichen Betreuung sollte ein fester Ansprechpartner als Prozessverantwortlicher benannt werden. In enger Kommunikation mit allen Beteiligten stellt er eine praxisgerechte Definition des Sollzustandes sicher. Er koordiniert die diesbezüglichen Anforderungen seitens der Endanwender und erarbeitet gemeinsam mit ihnen sowie dem Lösungsanbieter detaillierte Ablaufbeschreibungen mit eindeutig definierten Prozessschritten und Eskalationsszenarien. Weiterhin sind prozessspezifische Rollenkonzepte, die neben der Zuordnung allgemeingültiger Benutzerrollen und –gruppen für jeden Prozess auch Vertreterregeln beinhalten sollten, sowie geeignete Kennzahlen für das Prozessmonitoring festzulegen.

Mitunter können die softwaretechnischen Möglichkeiten zu einer allzu großen Detailverliebtheit verführen. Im Sinne schlanker Prozesse ist es jedoch ratsam, nicht gleich jeden exotischen Sonderfall zu modellieren. Das Hauptaugenmerk sollte den besonders häufig genutzten und den aus Anwendersicht erfolgskritischen Prozessen gelten. Ändern sich die definierten Prozessabläufe, so sind Anpassungen der Parameter im laufenden Betrieb leicht und schnell möglich. Eine flexible Versionierung ermöglicht es darüber hinaus, Veränderungen der Prozessabläufe auch zeitlich parallel durchzuführen.

Checkliste 2

Anforderungen an eine BPM-Lösung für den HR-Bereich

individuelle Prozessmodellierung
automatische Steuerung der Prozessabläufe
Eskalationsmanagement durch Personalabteilung
umfassendes Monitoring der Prozessnutzung
einfache Bedienung für Endanwender
flexible Versionierung im laufenden Betrieb
Anbindung beliebiger personalrelevanter Web-Applikationen
vollständige Integration in das HRM-System

Hohe Marktnachfrage

Die Ergebnisse der Marktstudie bestätigen auch die eigenen Erfahrungen. In jüngster Zeit betrifft ein wachsender Anteil der Kundenanfragen die Automatisierung von HR-Prozessen. Von dem Einsatz innovativer Prozessmanagement Lösungen versprechen sich die Kunden neben einer deutlichen Zeitersparnis auf allen Ebenen vor allem eine verbesserte Dienstleistungsqualität ihrer personalwirtschaftlichen Services. Ein weiterer Aspekt betrifft die Sicherstellung der Compliance durch die Dokumentation regulativer Vorgaben. Besonders positiv werden die hohe Flexibilität in der Konfiguration sowie die Einfachheit in der Bedienung beurteilt – wichtige Entscheidungskriterien aus Kundensicht. Bislang konzentriert sich die Prozessunterstützung überwiegend noch auf den administrativen Bereich, da hier das größte Kostensenkungs- und Optimierungspotenzial gesehen wird. Erfreulicherweise ist jedoch ein starker Trend zur Unterstützung auch qualitativer Personalaufgaben zu verzeichnen, etwa im Bereich des Talent Managements. Offenbar erkennen viele Unternehmen die Möglichkeiten, wie sie mittels intelligent gesteuerten Geschäftsprozessen die Qualität und Wertschöpfung ihrer Personalarbeit steigern können.

Alles im Fluss

Lösungen für das Business Process Management beginnen das Personalwesen zu erobern. Aktuelle Softwareentwicklungen tragen dazu bei. Was leisten sie, und was ist bei der Implementierung automatisierter HR-Prozesse zu beachten?