Nutzung

Zur Verwaltung von Bewerbern werden sehr viele unterschiedliche Verfahrensweisen verwendet. Die Liste der Nutzung wird 2011 angeführt von Accessdatenbanken/Excel-Blättern mit circa 32 Prozent vor der ersten kommerziellen Standardsoftware, SAP E-Recruiting, mit circa 17 Prozent. Eigenentwicklungen der Unternehmen folgen knapp dahinter mit etwas mehr als 16 Prozent. Auf den Plätzen vier und fünf finden sich Taleo mit zehn Prozent und d.vinci mit fünf Prozent. Immerhin fünf Prozent der an der Umfrage beteiligten Unternehmen nutzen keine Softwarelösung.

Im Vergleich zu 2010 nimmt die Verwendung von Accessdatenbanken/Excel- Blättern ab zugunsten von Standardsoftware, insbesondere SAP und Taleo. Hierbei zeigt sich eine langsame Weiterentwicklung des Recruitment-Marktes von der Zersplitterung der Lösungen hin zu (modifizierten) Standardlösungen.

Bei der Verwendung von Bewerbermanagementsystemen bestehen deutliche Unterschiede je nach Größenklasse. Kleinere Unternehmen verwenden am häufigsten Accessdatenbanken oder Excel-Blätter vor Eigenentwicklungen, größere Unternehmen am ehesten SAP E-Recruiting noch vor Taleo und Eigenentwicklungen.

Zufriedenheit

Aufgrund der starken Zersplitterung des Marktes werden hierbei nur die am häufigsten genutzten Verfahrensweisen betrachtet. Aus der Gesamtzahl der 195 Antworten für diese Frage haben nur sieben die Mindestanzahl von fünf beurteilenden Nutzern erreicht. Die größte Zufriedenheit wurde dabei der Software d.vinci zugemessen, vor den selbstentwickelten Systemen auf Platz zwei und I-Grasp von Stepstone auf Platz drei. Taleo musste sich mit einem vierten Platz, SAP E-Recruiting mit einem sechsten Platz begnügen. Am unzufriedensten waren die Nutzer der Accessdatenbanken/Excel-Blätter vor denen, die gar keine Softwarelösung haben.

Unter Berücksichtigung der Mindestbewertungszahl von fünf und der Beschränkung für den Vergleich auf die angebotenen kommerziellen Lösungen geht bei der Kombination Nutzung und Zufriedenheit (bei gleicher Gewichtung der Kriterien) d.vinci als Sieger vor Taleo und SAP E-Recruiting hervor. Die angebotenen kommerziellen Lösungen für Bewerbermanagementsysteme finden allerdings (noch) nicht die versprochene Zufriedenheit. Vielleicht sind nach der ersten Euphorie zu Beginn der Einführung von Bewerbermanagementsystemen die Ansprüche gestiegen?

Aktuelle Herausforderungen für Bewerbermanagementsysteme

Durch die heutigen Bewerbermanagementsysteme, insbesondere durch die, bei denen Bewerber langwierige Formulare selber ausfüllen müssen, entsteht eine Art von Festung. Die Unternehmen umgeben sich mit einer hohen (Stacheldrahtbewehrten) Schutzmauer gegen die anstürmenden Bewerbermassen. Nur ein ganz geringer Prozentsatz schafft es, nach komplizierten Auswahlprozessen, ins Innere der Festung. Nun wird die Welt sich durch Fachkräftemangel und demografische Entwicklung entscheidend ändern. Statt der Bewerbermassen draußen vor dem Tor werden die Talente durch aufwendige Suchen identifiziert (Social Media Sourcing) und eingeladen, sich zu bewerben. Hier haben diejenigen Bewerbermanagementsysteme einen entscheidenden Vorteil, die die aktive Suchmöglichkeit in diversen sozialen Netzen bereits integrieren können. Wenn die mühevoll gefundenen Bewerber dann mit der hohen Festungsmauer inklusive Stacheldraht statt des erwarteten roten Teppichs empfangen werden, drehen Sie gleich wieder um. Was kann man also tun, um nach wie vor die Geeigneten von den Ungeeigneten effizient zu unterscheiden und die gesuchten Talente nicht schon frühzeitig zu verschrecken?

Die Festungen müssen nicht unbedingt geschliffen werden. Zur effektiven Prozesssteuerung werden sie weiter benötigt. Wenn sie aber ergänzt werden durch „goldene Tore, die mit einem bestimmten Zauber belegt sind“ oder „virtuelle rote Teppiche“, dann ist die Gratwanderung geschafft.

Wie kann so ein goldenes Tor aussehen? Zunächst einmal geht es um Einfachheit und Entbürokratisierung. So sollte das Bewerbermanagement das Hochladen eines Lebenslaufes mit einem dazugehörigen

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Tipps zur Auswahl und Nutzung von Bewerbermanagementsystemen

Anschreiben ermöglichen. Diese beiden Dateien sollten dann durch eine Softwaremöglichkeit (genannt Parsing) durchsucht und die relevanten Daten automatisch auf die entsprechenden Felder der Onlinebewerbung zugeordnet werden. Je nach Güte der Software muss der Bewerber dies noch einmal kurz kontrollieren und gegebenenfalls verbessern. Das war dann aber auch schon der Hauptteil der Bürokratie. Jetzt kommt das goldene Tor, das mit einem bestimmten Zauber belegt ist. Es besteht in der simplen, aber hochinteressanten, freiwillig zu beantwortenden Frage, was nach Meinung des Kandidaten die drei größten Herausforderungen für die Position sind und wie er diese angehen würde.

Die Beantwortung dieser Frage erfüllt zwei Zwecke:

1. 1.

   Der Bewerber sieht, dass sein „Gehirn gefragt ist“ und dass er seine Persönlichkeit und Kompetenz einbringen kann.

2. 2.

   Der Recruiter kann, bei guter Kenntnis des Stellenprofils, viel leichter die Entscheidung treffen, welchen der motivierten Kandidaten er dem einstellenden Manager vorschlägt.

Der Zugang wird durch das Parsing leicht gemacht und wer sich des „Zaubers“ würdig erweist, dem wird der rote Teppich in Form einer bevorzugten Behandlung und eines zügigen Einstellungsverfahrens ausgerollt, damit er nicht im weiteren Prozess verloren geht.

Diese Lösung ist relativ einfach und schnell auch in bestehende Bewerbermanagementsysteme einzubauen und sollte eine große Wirkung haben.