Keine Angst vor der Cloud
Jeder dritte Bewerber hat laut der aktuellen 360-Grad-Studie „Recruiting 2014“, in der die Personalwirtschaft in Zusammenarbeit mit der CareerBuilder Germany GmbH rund 1500 Bewerber befragt hat, schon mal entnervt einen Bewerbungsprozess abgebrochen. Trotz Bewerberrückgang und negativem Image verzichten zahlreiche Unternehmen nach wie vor auf software-gestütztes Bewerbermanagement. Unser Beitrag zeigt, warum gerade diese Unternehmen die Cloud in Betracht ziehen sollten.
Obwohl deutsche Unternehmen im internationalen Vergleich zurückhaltend sind, nutzen heute laut dem „Cloud-Monitor 2014“ des Branchenverbandes BITKOM bereits 40 Prozent der Unternehmen Cloud-Lösungen. Weitere 29 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. In Unternehmen ab einer Größe von 2000 Mitarbeitern ist die Durchdringung bereits deutlich höher: Cloud Computing gehört hier bei 70 Prozent der Befragten zum Standard-IT-Repertoire. Zufriedene Anwender nennen im Vergleich zum traditionellen Software-Lizenzmodell folgende Vorteile: kürzere Implementierungszeiten, schnellere Skalierbarkeit, verringerter Administrationsaufwand sowie einfacher Zugriff auf geografisch verteilte IT-Ressourcen.
Raus aus dem Postfach – rein in die Cloud
Ein besonders beliebtes Einsatzgebiet für Cloud-Lösungen ist das sogenannte „Software as a Service“-Modell (SaaS). Dieser Ansatz ist vergleichbar mit dem eines Energieversorgers: Wie Strom oder Fernwärme nutzt der Kunde alle Funktionalitäten der Software, ohne sich um Anschaffung und Betrieb der Infrastruktur kümmern zu müssen. Alles, was dafür nötig ist, sind Internetzugang und ein internetfähiges Endgerät.
Im Mittelstand nutzt ein Viertel der Personalverantwortlichen nach wie vor herkömmliche Standard-Office-Software für den Recruiting-Prozess. Aufwand und Kosten eines IT-Projektes, so der Irrglaube, rentieren sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße und Mitarbeiterfluktuation. Doch gerade für mittelständische Betriebe lohnt es sich, ernsthaft über webbasierte HR-Lösungen nachzudenken. Das Bewerbermanagement von CareerBuilder beispielsweise lässt sich schnell und ohne internen IT-Aufwand implementieren und ist bequem mit jedem PC oder Laptop via Internet nutzbar. Unternehmen sind so jederzeit uneingeschränkt handlungsfähig – unabhängig von lokalen Software-Installationen und – ein oft vernachlässigter Aspekt – auch von einzelnen Mitarbeitern, die Bewerbungen oder Korrespondenz mit Kandidaten in ihrem Outlook-Postfach archivieren. Dieses ist dann beispielsweise im Krankheitsfall oft nur schwer zugänglich.
Ein oft unterschätzter Vorteil eines IT-Projektes ist, dass sich daraus die Notwendigkeit ergibt, Prozesse zu analysieren und gegebenenfalls zu hinterfragen. Welche Genehmigungsschritte braucht mein Recruiting-Prozess? Wo kann Automatisierung helfen? Welche Standards muss ich setzen, um ein sinnvolles Reporting zu ermöglichen? Ist der unternehmenseigene Recruiting-Prozess auf Herz und Nieren geprüft, kann er im Bewerbermanagementsystem hinterlegt werden. Performante Analyse-Tools schließlich helfen dabei, den Erfolg von Recruiting-Aktvitäten im Blick zu halten und gegebenenfalls nachjustieren zu können.
Erfolgsfaktoren der Cloud
• Erfolgsfaktor Zeit
Reibungslose Prozessabläufe sparen Zeit – und zwar nicht nur die des Recruiters. Auch die involvierten Fachabteilungen profitieren von schnellem Informationsfluss und übersichtlich organisierten Kandidaten-Informationen. Recruiter wiederum haben zahlreiche Möglichkeiten für Automatisierung und Standardisierung, beispielsweise in der E-Mail-Kommunikation mit allen intern wie extern am Recruiting-Prozess beteiligten Personen. Auch die Schaltung von Stellenanzeigen auf mehreren Portalen kann direkt aus dem Bewerbermangement heraus mit wenigen Mausklicks erfolgen. So lässt sich der gesamte Recruiting-Prozess beschleunigen und Vakanzen werden schneller besetzt.
• Erfolgsfaktor Networking
In Schnitt ist laut der 360-Grad-Befragung „Recruiting 2014“ jeder fünfte Kandiat in einem Talent-Pool registriert. Die Kehrseite der Medaille: 73 Prozent haben damit negative Erfahrungen gemacht und wahlweise unpassende oder gar keine Stellenangebote bekommen. Die gute Nachricht: Unternehmen, die aktiv den Kontakt mit Kandidaten pflegen, heben sich in jedem Fall positiv aus der Masse ab. Leistungsfähige Bewerbermanagement-Tools verfügen über Mailing-Funktionen für den einfachen, regelmäßigen Versand von Neuigkeiten aus dem Unternehmen an registrierte Talente. Und darüber hinaus ermöglicht eine gute Suchfunktion das schnelle Sichten des Kandidaten-Pools bereits vor einer Stellenausschreibung. Denn vielleicht ist der passende Kandidat bereits gefunden (siehe Abbildung).
Abbildung
Beispielhaftes Bewerber-Management
Eine gute Suchfunktion ermöglicht das schnelle Sichten des Kandidaten-Pools und damit einhergehend den Kontakt zu potenziellen Talenten bereits vor einer Stellenausschreibung.
• Erfolgsfaktor Employer Brand
Bei aller Arbeitserleichterung für den Recruiter geht es unter dem Strich darum, qualifizierte Bewerber zu finden. Neben der Karriere-Website und anderen Employer Branding-Maßnahmen ist der Recruiting-Prozess eines der wichtigsten Aushängeschilder des Unternehmens. Systeme wie das Bewerbermanagement von CareerBuilder bieten interessierten Kandidaten bequeme Upload-Möglichkeiten für ihren Lebenslauf und senken so die Abbrecherquote im Bewerbungsprozess. Denn, wie die 360-Grad-Studie „Recruiting 2014“ ermittelt hat: 50 Prozent der Kandidaten möchten nicht mehr als fünf bis zehn Minuten in das Ausfüllen eines Online-Bewerbungsformulars investieren. Der Recruiter muss dennoch nicht auf standardisierte Kandidaten-Informationen verzichten, denn durch das Parsing der hochgeladenen Dateien werden alle wichtigen Details ausgelesen und in einer durchsuchbaren Datenbank abgelegt. Bewerbermangement in der Cloud – eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.
Personalwirtschaft & CareerBuilder Germany GmbH: 360-Grad-Studie „Recruiting 2014“: Was Personaler vermuten und Kandidaten tun. Erhältlich unter: http://arbeitgeber.jobs.de/recruiting-2014
Der Fünf-Punkte-Check für webbasiertes Bewerbermanagement
Achten Sie auf einen benutzerfreundlichen Bewerbungsprozess für maximalen Bewerberrücklauf.
Bietet das System CV-Parsing, das heißt, das automatische Auslesen von hochgeladenen Lebensläufen? Lautet die Antwort ja, so ist ein erstes wichtiges Kriterium erfüllt. Dennoch sollten Sie die Leistungsfähigkeit des CV-Parsings mit Musterdokumenten testen. Werden die wichtigsten Dokumententypen (.doc, .pdf, .jpg) unterstützt? Wie exakt werden die Angaben zugeordnet?
Achten Sie auf eine übersichtliche, klar strukturierte Oberfläche – nur so können Sie effizient arbeiten.
Hilfreich sind beispielsweise sogenannte Dashboards, die Ihnen gleich nach dem Log-in eine Zusammenfassung der wichtisten Themen zeigen: Welche Termine stehen heute an? Welche Aufgaben sind fällig? Sind neue Bewerbungen im System angekommen? Verfügt das System dann noch über eine übersichtliche Menüführung, dann ist das bereits die halbe Miete.
Vergewissern Sie sich, dass kleinere Anpassungen im System jederzeit von Ihnen selbst vorgenommen werden können.
Einige Anbieter betreiben eine besondere Art der „Kundenbindung“ dadurch, dass selbst kleinste Anpassungen wie das Hochladen einer neuen Stellenanzeigenvorlage oder das Ändern von Benutzer-Accounts die Zuhilfenahme des Hersteller-Supports erfordern. Achten Sie auf eine Administrationsoberfläche, in der Sie selbst Änderungen vornehmen können. Das spart Geld – und kostbare Zeit.
Prüfen Sie, ob das Preismodell flexibel ist und Sie so zum Beispiel weitere Nutzer oder andere Zusatzfunktionen leicht hinzubuchen können.
Sie bekommen einen zusätzlichen Kollegen und freuen sich über die Unterstützung. Doch dann stellen Sie fest, dass Sie bei Ihrem Bewerbermanagementsystem neue Accounts nur in Fünferpaketen zukaufen können. Achten Sie gleich bei der Auswahl des Systems auf größtmögliche Flexibilität in der Preisstruktur, damit Sie Ihr Tool jederzeit schnell und kosteneffizient an veränderte Voraussetzungen, auch was den Funktionsumfang angeht, anpassen können.
Können Stellenanzeigen direkt aus dem Tool geschaltet werden?
Das ist wichtig, damit Sie wirklich Zeit sparen. Bei einem System, das an eine Jobplattform gekoppelt ist, sind die Schaltungen dort gegebenfalls sogar kostenfrei. Interessant, falls Sie häufig auf verschiedenen Plattformen parallel schalten: Multiposting-Funktionen, mit denen Sie ebenfalls direkt nach der Freigabe einer Vakanz diese nicht nur auf Ihrer Karriereseite, sondern mit wenigen Klicks auf allen gewünschten Plattformen verteilen können.
Autor
Oskar Ehehalt, Geschäftsführer, CareerBuilder Germany GmbH, München,
oskar.ehehalt@careerbuilder.com
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