Mehrwert für die Universität

Projektumfeld

Im Aktionsfeld „TUD Processes“ des durch die Exzellenzinitiative geförderten Zukunftskonzepts der TU Dresden steht neben der Optimierung der Prozesse und Strukturen die Einführung eines effizienten, integrierten Informationsmanagements im Fokus. Als hierfür geeignete ERP-Lösung wählte die TU Dresden SAP aus. Im Jahr 2013 erfolgte der Produktivstart der SAP-Module FI, CO/PS, MM, PM und HCM. Diese Module wurden in den folgenden Jahren weiter ergänzt (siehe Abbildung). Nach dem Ende des SAP-Einführungsprojekts wurde 2014 das SAP-Weiterentwicklungsprojekt installiert, in dem die weiteren Entwicklungen des SAP-Systems gebündelt sind. Die Einführung des Personalobligos in SAP HCM ist ein Teilprojekt dieses Projekts.

Die gesamte Gehaltsabrechnung der TU Dresden wird durch das Landesamt für Steuern und Finanzen (LSF, Behörde des Freistaats Sachsen) durchgeführt. Die durch das LSF elektronisch übermittelten Zahldaten werden als Personalkosten in SAP monatlich eingebucht.

Projektverlauf

Im Frühjahr 2015 wurde die erste Fassung des Fachkonzepts erarbeitet, auf deren Basis der Projektstart im Mai 2015 erfolgte. Die sich konstituierende Arbeitsgruppe traf sich 14-täglich und wurde durch einen externen Berater unterstützt. Neben dem umfangreichen Customizing des SAP-Systems erfolgten Programmierungen beispielsweise zur Abbildung der sächsischen Beamtenbesoldung in Folge des Dienstrechtsneuordnungsgesetzes von 2014, zur Dynamisierung von Lohnarten et cetera. Die größte Herausforderung bestand allerdings in der Pflege der Stammdaten. Aufgrund der Tatsache, dass die Gehaltsabrechnung durch das LSF durchgeführt wird, waren diese im System bislang nicht in jedem Fall in der notwendigen Detailliertheit vorhanden.

So mussten beispielsweise von rund 1000 Beschäftigten die Daten zur individuellen Endstufe und zu Zulagen, die bei der Überleitung vom BAT in den TV-L entstanden waren, nachgepflegt werden. Ebenso mussten in vielen Fällen die Abbildung der Daten an die SAP-Standardlogik angepasst werden. Es ergab sich beispielsweise die Notwendigkeit der Verschiebung von circa 1000 Datensätzen zwischen Infotypen im SAP HCM. Für die Hochschullehrer sowie Beamten war eine umfangreiche Stammdatenpflege (insbesondere der Bezugspersonen für die Berechnung der Familienzuschläge) notwendig. Mittels eines Stammblatts der bisher im System erfassten Daten wurden die entsprechenden Personen um Überprüfung und Ergänzung der Daten gebeten (insgesamt 500 Schreiben). Eine weitere Herausforderung war die Konsistenz der Daten im Zuge der Obligoerstellung. Diese wurde bisher lediglich zu Stichtagen geprüft. Für die Obligoerstellung ist dies nicht mehr ausreichend. Die Daten müssen (zum Teil über die fachliche Anforderung hinaus) über den gesamten Obligozeitraum von fünf Jahren strengen Konsistenzanforderungen genügen. Neben diesen Handlungsfeldern wurden die Personalvertretung sowie die Stabsstelle für Informationssicherheit frühzeitig einbezogen, Berichte erstellt, eine umfangreiche Dokumentation angefertigt sowie Schulungsunterlagen erarbeitet. Im Juni 2016 erfolgte die Produktivsetzung. Dank der geleisteten Vorarbeiten, insbesondere in der Qualitätsverbesserung der Daten, gab es bei circa 9600 verarbeiteten Personalnummern nur wenige initiale Fehler.

Abbildung

Aktuell eingesetzte Module

© Quelle: TU Dresden 2016

2013 erfolgte der Produktivstart der SAP-Module FI, CO/PS, MM, PM und HCM. Diese Module wurden in den folgenden Jahren weiter ergänzt.

Lessons Learned

Beim Einstieg in das Projekt wurde der Umfang der Datenpflege unterschätzt. Insbesondere die hohen Anforderungen an die Datenkonsistenz über einen Zeitraum von fünf Jahren waren in dem Maße nicht erkennbar. Zudem war die Projektabgrenzung im Bereich der Daten nicht immer klar zu setzen. Beispielsweise wurde, sofern eine bestimmte Überleitungszulage in den Stammdaten ergänzt wurde (zum Beispiel Kinderzuschlag), diese auch bei Kleinbeträgen eingepflegt.

Aufgrund der hohen fachspezifischen Anforderungen (Kenntnisse in SAP HCM sowie universitärer Strukturen) sowie der oft kurzfristig auftretenden Aufgaben wurde das gesamte Projekt mit bestehenden personellen Ressourcen durchgeführt. Insgesamt konnte das Projekt dank der engagierten Unterstützung aus den drei beteiligten Dezernaten der zentralen Universitätsverwaltung erfolgreich umgesetzt werden. Wichtig für diese Unterstützung war der für alle Beteiligten erkennbare Mehrwert des Projekts für die Universität.