Analysieren, optimieren, investieren
Das steuerliche Reisekostenrecht wird ab dem 1. Januar 2014 zum Teil völlig neu geregelt. Die umfangreichen Änderungen betreffen Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen.
Zentraler Begriff ist ab 2014 die „erste Tätigkeitsstätte“, die die bisherige „regelmäßige Arbeitsstätte“ ersetzt. Diese neue gesetzliche Definition räumt Arbeitgebern weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten ein. So kann zum Beispiel der Umfang der Geschäftsreisen erweitert, aber auch eingeschränkt werden. Dies erfordert unter Umständen die Überarbeitung von individuellen Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen und vor allem von Reiserichtlinien. Laut einer Studie des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement) nutzen nahezu 50 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland für die Planung, Erfassung, Genehmigung, Abrechnung und Prüfung ihrer Geschäftsreisen veraltete Methoden.
Reisende Mitarbeiter, Vorgesetzte und die Personalabteilung verlieren viel Zeit – zum Beispiel mit Formularen zur Beantragung und Genehmigung von Geschäftsreisen. Erfolgt die Reisekostenabrechnung noch über Excel-Tabellen, ist die Fehlerquote durch eine manuelle Doppelerfassung oft erhöht. Die umfangreichen Änderungen der Reisekostenreform 2014 in diesen Systemen abzubilden ist darüber hinaus mit einem erheblichen administrativen Aufwand verbunden.
Rechtssicherheit bei der Lemken GmbH & Co KG
Der Landmaschinen-Hersteller Lemken nutzt bereits seit November 2011 die gleichnamige Reisekosten-Lösung der Viatos GmbH. Die standardisierte Schnittstelle zum Entgeltabrechnungssystem unterstützt den automatisierten Prozess und vermeidet Redundanzen in der Datenhaltung und -erfassung. Die Integration beider Lösungen macht für die Mitarbeiter von Lemken auch die Beachtung von lohnsteuerrechtlichen Aspekten deutlich komfortabler.
Übersteigen die für eine Geschäftsreise gezahlten Spesen die steuerlich vorgegebenen Pauschalen, wird der zu versteuernde Sachbezug sofort bei der Entgeltabrechnung berücksichtigt. Dieser steuerrechtliche Automatismus gibt dem Unternehmen eine größere Sicherheit, um für Steuerprüfungen durch das Finanzamt gewappnet zu sein und so gegebenenfalls signifikante Steuernachforderungen zu vermeiden.
Die Reisekosten-Lösung Viatos hat die Durchlaufzeit der Abrechnungen der Lemken-Gruppe von der Eingabe bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung deutlich verkürzt. Die Reisekosten-Lösung wirkt somit als Vor- Buchhaltungssystem, das den Mitarbeitern dort die Bearbeitung der geschäftsreisespezifischen Belege vereinfacht. Dadurch werden zum einen Medienbrüche vermieden, zum anderen entfällt für alle in den Prozess involvierten Mitarbeiter das Vorhalten von reiserechtlichem Fachwissen. Am 1. Januar 2014 werden alle Reisekosten bei Lemken dank der Software-Lösung unverändert gesetzeskonform abgerechnet.
Reisekostenabrechnung – oft ein Dinosaurierprozess
Reisekosten machen in vielen Unternehmen nach Material- und Personalkosten den drittgrößten Kostenblock aus. Die große Bedeutung von Geschäftsreisen schlägt sich oftmals jedoch nicht in einem professionellen Management des Reiseetats nieder. Unternehmen ohne Abrechnungssoftware haben meist keinen genauen Überblick über ihre Geschäftsreisekosten – schon gar nicht über verschiedene Unternehmensstandorte oder gar Ländergrenzen hinweg.
Prozesskosten im Geschäftsreise-Management, die in vielen Unternehmen bis zu 30 Prozent der gesamten Reisekosten ausmachen, werden häufig schlichtweg ignoriert, da sie nicht direkt sichtbar sind. Wichtige Stellschrauben zur Kostensteuerung und -optimierung bleiben daher ungenutzt.
Unternehmensinterne Reisekostenreform
Statt die bisherigen, womöglich ineffizienten Geschäftsreiseprozesse aufgrund der anstehenden Reisekostenreform unverändert zu digitalisieren, sollten Unternehmen die Pflicht zur Kür machen und den gesamten Geschäftsreiseprozess von der Reiseplanung bis zur Abrechnung durchleuchten, um somit eine umfassende Optimierung vorzubereiten.
Die Einführung oder Erneuerung einer Reisekosten-Softwarelösung sollte immer mit dem Ziel erfolgen, die Kosten des Abrechnungsprozesses durch eine größtmögliche Integration in angeschlossene Unternehmensprozesse deutlich zu senken. Entstehen muss ein schlankes und durchgehendes Verfahren, das individuelle Richtlinien berücksichtigt und nicht zuletzt hohe Rechtssicherheit bietet.
Eine Expertenanalyse, die aktuell von der Viatos GmbH im Rahmen eines eintägigen Reform-Workshops für mittelständische Unternehmen angeboten wird, deckt Schwachstellen auf und ermöglicht es, interne Prozesse zu optimieren und damit sowohl direkte als auch indirekte Geschäftsreisekosten maßgeblich zu senken.
Analysieren, optimieren, investieren
Der im Workshop erarbeitete Soll-Prozess kann zahlreiche Maßnahmen für die Optimierung des Geschäftsreise-Managements enthalten. Ein wichtiges Thema sind zum Beispiel die unternehmensinternen Reiserichtlinien, die aufgrund der gesetzlichen Neuerungen ohnehin geprüft und eventuell angepasst werden müssen. Konkret kann dies geänderte Genehmigungsprozesse, andere Buchungsstandards oder eine unternehmensweite Vereinheitlichung bedeuten. Eine weitere Maßnahme kann die Optimierung der Reisemittelbeschaffung sein – ob über spezielle Geschäfts-Reisebüros oder Online Buchungsmaschinen.
Abbildung
Geschäftsreiseprozess

Die Abbildung der gesamten Prozesskette – vor, während und nach der Reise – in einem einheitlichen System ermöglicht signifikante Einsparungen im Geschäftsreise-Management.
Zusätzliche Automatisierungsoptionen zum Beispiel durch Schnittstellen zu Kreditkarten- oder Gehaltsabrechnungssystemen können weitere sinnvolle Maßnahmen zur Prozessoptimierung und Kostensenkung darstellen. Durch den unternehmensweiten Kreditkarteneinsatz kann – neben der automatischen Übernahme der Rechnungsinformationen in die Reisekostenabrechnung – beispielsweise auch der kostenaufwendige Vorschussprozess beerdigt werden.
Die Einführung einer elektronischen Abrechnungslösung wird durch einen klar definierten Soll-Prozess deutlich gestrafft. Alle am Geschäftsreiseprozess beteiligten Mitarbeiter werden durch die Optimierungsmaßnahmen signifikant weniger Zeit mit der Abrechnung und Analyse der Geschäftsreisekosten verbringen und können sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Besonders deutlich werden die Prozesskosten-Einsparungen für die Mitarbeiter natürlich im Bereich Reisekostenabrechnung und Buchhaltung.
Weitere Kosteneinsparung durch intelligentes Outsourcing
Viele zeitraubende Arbeitsschritte im Rahmen der Geschäftsreise-Administration können durch eine elektronische Abrechnungslösung rationalisiert werden, manche Aufgaben sollten sinnvollerweise in der Verantwortung der Mitarbeiter liegen. Moderne Unternehmen profitieren gern von der Kombination einer webbasierten Erfassung von Rahmendaten durch die Reisenden selbst mit dem Outsourcing von Belegerfassung, -prüfung und Digitalisierung.
Die wichtigsten Änderungen im Reisekostenrecht
„Regelmäßige Arbeitsstätte“ wird durch „Erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt
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Es gibt nur noch eine Erste Tätigkeitsstätte, diese ist die „ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers, der dem Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist“. Die Zuordnung erfolgt vorrangig durch arbeitsund dienstrechtliche Festlegung.
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Eine dauerhafte Zuordnung wird insbesondere vor allem dann angenommen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Arbeitsstätte tätig werden soll.
Verpflegungsmehraufwand
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Bezüglich des Verpflegungsmehraufwands gibt es nur noch ein zweistufiges Modell der Pauschbeträge.
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Eintägige Auswärtstätigkeiten (mehr als 8 Stunden): 12 Euro
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An- und Abreisetag (mehrtägige Auswärtstätigkeit): 12 Euro
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Auswärtstätigkeit (kein Anreise- oder Abreisetag): 24 Euro
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Werden Pauschalbeträge ausbezahlt, entfällt die bisherige Möglichkeit, die gewährten Mahlzeiten wie zum Beispiel das Frühstück mit dem Sachbezugswert anzusetzen. Es muss vielmehr der Pauschbetrag gekürzt werden
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20 Prozent für ein gewährtes Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen.
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Wertgrenze von Mahlzeiten
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Die Wertgrenze für übliche Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber während einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung gestellt und mit dem Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand verrechnet werden können, erhöht sich von bisher 40 Euro auf 60 Euro. Mahlzeiten mit einem Wert von mehr als 60 Euro müssen künftig voll versteuert werden. Hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf den Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand (wenn zum Beispiel die Reise nicht länger als acht Stunden gedauert hat), ist künftig der amtliche Sachbezugswert zu versteuern - aber auch hier gilt die 60 Euro-Grenze.
Frank Woitag, Geschäftsführer, Viatos GmbH, Zwenkau,
frank.woitag@viatos.de
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