Rechtssicherheit bei der Lemken GmbH & Co KG

Der Landmaschinen-Hersteller Lemken nutzt bereits seit November 2011 die gleichnamige Reisekosten-Lösung der Viatos GmbH. Die standardisierte Schnittstelle zum Entgeltabrechnungssystem unterstützt den automatisierten Prozess und vermeidet Redundanzen in der Datenhaltung und -erfassung. Die Integration beider Lösungen macht für die Mitarbeiter von Lemken auch die Beachtung von lohnsteuerrechtlichen Aspekten deutlich komfortabler.

Übersteigen die für eine Geschäftsreise gezahlten Spesen die steuerlich vorgegebenen Pauschalen, wird der zu versteuernde Sachbezug sofort bei der Entgeltabrechnung berücksichtigt. Dieser steuerrechtliche Automatismus gibt dem Unternehmen eine größere Sicherheit, um für Steuerprüfungen durch das Finanzamt gewappnet zu sein und so gegebenenfalls signifikante Steuernachforderungen zu vermeiden.

Die Reisekosten-Lösung Viatos hat die Durchlaufzeit der Abrechnungen der Lemken-Gruppe von der Eingabe bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung deutlich verkürzt. Die Reisekosten-Lösung wirkt somit als Vor- Buchhaltungssystem, das den Mitarbeitern dort die Bearbeitung der geschäftsreisespezifischen Belege vereinfacht. Dadurch werden zum einen Medienbrüche vermieden, zum anderen entfällt für alle in den Prozess involvierten Mitarbeiter das Vorhalten von reiserechtlichem Fachwissen. Am 1. Januar 2014 werden alle Reisekosten bei Lemken dank der Software-Lösung unverändert gesetzeskonform abgerechnet.

Reisekostenabrechnung – oft ein Dinosaurierprozess

Reisekosten machen in vielen Unternehmen nach Material- und Personalkosten den drittgrößten Kostenblock aus. Die große Bedeutung von Geschäftsreisen schlägt sich oftmals jedoch nicht in einem professionellen Management des Reiseetats nieder. Unternehmen ohne Abrechnungssoftware haben meist keinen genauen Überblick über ihre Geschäftsreisekosten – schon gar nicht über verschiedene Unternehmensstandorte oder gar Ländergrenzen hinweg.

Prozesskosten im Geschäftsreise-Management, die in vielen Unternehmen bis zu 30 Prozent der gesamten Reisekosten ausmachen, werden häufig schlichtweg ignoriert, da sie nicht direkt sichtbar sind. Wichtige Stellschrauben zur Kostensteuerung und -optimierung bleiben daher ungenutzt.

Unternehmensinterne Reisekostenreform

Statt die bisherigen, womöglich ineffizienten Geschäftsreiseprozesse aufgrund der anstehenden Reisekostenreform unverändert zu digitalisieren, sollten Unternehmen die Pflicht zur Kür machen und den gesamten Geschäftsreiseprozess von der Reiseplanung bis zur Abrechnung durchleuchten, um somit eine umfassende Optimierung vorzubereiten.

Die Einführung oder Erneuerung einer Reisekosten-Softwarelösung sollte immer mit dem Ziel erfolgen, die Kosten des Abrechnungsprozesses durch eine größtmögliche Integration in angeschlossene Unternehmensprozesse deutlich zu senken. Entstehen muss ein schlankes und durchgehendes Verfahren, das individuelle Richtlinien berücksichtigt und nicht zuletzt hohe Rechtssicherheit bietet.

Eine Expertenanalyse, die aktuell von der Viatos GmbH im Rahmen eines eintägigen Reform-Workshops für mittelständische Unternehmen angeboten wird, deckt Schwachstellen auf und ermöglicht es, interne Prozesse zu optimieren und damit sowohl direkte als auch indirekte Geschäftsreisekosten maßgeblich zu senken.

Analysieren, optimieren, investieren

Der im Workshop erarbeitete Soll-Prozess kann zahlreiche Maßnahmen für die Optimierung des Geschäftsreise-Managements enthalten. Ein wichtiges Thema sind zum Beispiel die unternehmensinternen Reiserichtlinien, die aufgrund der gesetzlichen Neuerungen ohnehin geprüft und eventuell angepasst werden müssen. Konkret kann dies geänderte Genehmigungsprozesse, andere Buchungsstandards oder eine unternehmensweite Vereinheitlichung bedeuten. Eine weitere Maßnahme kann die Optimierung der Reisemittelbeschaffung sein – ob über spezielle Geschäfts-Reisebüros oder Online Buchungsmaschinen.

Abbildung

Geschäftsreiseprozess

Die Abbildung der gesamten Prozesskette – vor, während und nach der Reise – in einem einheitlichen System ermöglicht signifikante Einsparungen im Geschäftsreise-Management.

Zusätzliche Automatisierungsoptionen zum Beispiel durch Schnittstellen zu Kreditkarten- oder Gehaltsabrechnungssystemen können weitere sinnvolle Maßnahmen zur Prozessoptimierung und Kostensenkung darstellen. Durch den unternehmensweiten Kreditkarteneinsatz kann – neben der automatischen Übernahme der Rechnungsinformationen in die Reisekostenabrechnung – beispielsweise auch der kostenaufwendige Vorschussprozess beerdigt werden.

Die Einführung einer elektronischen Abrechnungslösung wird durch einen klar definierten Soll-Prozess deutlich gestrafft. Alle am Geschäftsreiseprozess beteiligten Mitarbeiter werden durch die Optimierungsmaßnahmen signifikant weniger Zeit mit der Abrechnung und Analyse der Geschäftsreisekosten verbringen und können sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Besonders deutlich werden die Prozesskosten-Einsparungen für die Mitarbeiter natürlich im Bereich Reisekostenabrechnung und Buchhaltung.

Weitere Kosteneinsparung durch intelligentes Outsourcing

Viele zeitraubende Arbeitsschritte im Rahmen der Geschäftsreise-Administration können durch eine elektronische Abrechnungslösung rationalisiert werden, manche Aufgaben sollten sinnvollerweise in der Verantwortung der Mitarbeiter liegen. Moderne Unternehmen profitieren gern von der Kombination einer webbasierten Erfassung von Rahmendaten durch die Reisenden selbst mit dem Outsourcing von Belegerfassung, -prüfung und Digitalisierung.