Onboarding mit Spaßfaktor

Schon bei der Einstellung neuer Mitarbeiter werden Zufriedenheit und Spaß groß geschrieben, wodurch der Unterschied zwischen Arbeit und Vergnügen verwischt. Die Integration neuer Kollegen beginnt bei Netpioneer lange vor dem ersten Arbeitstag. Ab der Vertragsunterzeichnung versendet die Personalabteilung wöchentlich handgeschriebene Countdown-Karten. Diese Karten zählen die Wochen bis zum ersten Arbeitstag und informieren über das aktuelle Geschehen im Unternehmen. Außerdem erhalten die neuen Mitarbeiter Einladungen zu Schulungen und Firmenevents, gegebenenfalls Geburtstagsgrüße, einen Kalender sowie eine Mitarbeiterfibel, die grundlegende Informationen wie die Sozialleistungen des Unternehmens enthält und mit einem Grußwort von Geschäftsführer Axel Jahn versehen ist. Dieser Onboarding-Prozess ist sehr hilfreich, um den Kontakt mit dem Mitarbeiter von der Vertragsunterzeichnung bis zum offiziellen Start zu halten, was manchmal mehrere Monate dauern kann.

Den Einstieg in das Unternehmen erleichtern ein Pate und ein detaillierter Einarbeitungsplan, der ebenfalls vorab zugesendet wird. Die Mitarbeiter sollen so möglichst schnell im Unternehmen ankommen und sich wohlfühlen. Nach den ersten 14 Arbeitstagen findet dann ein erstes Feedback-Gespräch zwischen dem Mitarbeiter, seiner Führungskraft und der Personalabteilung statt. Hier möchte das Unternehmen vor allem erfahren, wie der Onboarding-Prozess und die Einarbeitung empfunden wurden und welche Anregungen und Wünsche der neue Mitarbeiter hat.

Umfassendes BGM

Die Zufriedenheit im Arbeitsalltag fördert Netpioneer auch durch ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement. Hierzu gehören Angebote zum Ausgleich körperlicher Belastungen, Gesundheitschecks, Sportaktivitäten, Ernährungsangebote, ein Gesundheitstag und ein Gesundheitspass. Rückenprobleme haben bei Netpioneer keine Chance: Einmal pro Woche findet sowohl am Hauptstandort Karlsruhe als auch am Standort Berlin ein freiwilliger, kostenloser Rückenkurs statt. Zudem können die insgesamt 96 Mitarbeiter subventionierte Massagen und eine Ergonomieberatung in Anspruch nehmen. Weitere Maßnahmen führt Netpioneer in Zusammenarbeit mit der Techniker Krankenkasse und der Siemens Betriebskrankenkasse durch, etwa einen Schrittzähler-Wettbewerb oder ein kostenloses Augenscreening. Im Intranet finden die Mitarbeiter Übungen und Haltungstipps, auf die die Personalabteilung regelmäßig aufmerksam macht.

Die Nachfrage nach den Gesundheitsangeboten ist groß, was auch für die Sportaktivitäten gilt. An beiden Standorten werden regelmäßig Fußballevents veranstaltet. Viele Mitarbeiter nehmen auch an Firmenläufen teil, für die Netpioneer die Startgebühren übernimmt. Am Standort Karlsruhe gibt es zudem Sportgruppen, die sich regelmäßig treffen, sowie einen Fitnessraum, den alle Mitarbeiter zeitlich flexibel nutzen können. Für gesunde Ernährung sorgt kostenloses frisches Obst, zudem können sich die Mitarbeiter an beiden Standorten gratis an Getränken und Müsli bedienen. Der Erfolg und die Wirksamkeit der Gesundheitsmaßnahmen zeichnet sich zum einen in dem positiven Feedback der Mitarbeiter ab, zum anderen in der Krankenquote. 2012 betrug die durchschnittliche Fehlzeit 5,02 Krankheitstage, im Jahr darauf 4,96 und in 2014 aktuell 1,87 (Stand 6. November 2014).

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Mitarbeiterangebote bei Netpioneer

© Quelle: Netpioneer, 2014

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steht bei Netpioneer im Zentrum der Personalarbeit. Das zeigt bereits eine kleine Auswahl der HR-Instrumente vom betrieblichen Gesundheitsmanagement bis zur Countdown-Karte für künftige Kollegen.

Entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit bei Netpioneer ist auch, dass sich Familie und Beruf in Einklang bringen lassen. Daher wurde im Jahr 2013 eine Familienpolitik etabliert, die sich an die unterschiedlichen Lebenssituationen der Beschäftigten anpasst. Das Thema Familienfreundlichkeit ist von elementarer Bedeutung für das Unternehmen, da viele Mitarbeiter Elternzeit oder eine Reduzierung der Stunden in Anspruch nehmen.

Individuelle Familienpolitik

Um Beruf und Kinder zu vereinbaren, wird nach Bekanntgabe der Schwangerschaft ein Termin mit der Führungskraft und der Personalabteilung arrangiert, um mögliche Szenarien zu besprechen, wie es in Zukunft weitergeht. Hierzu zählen Themen wie Mutterschutz, Mutterschaftsgeld, Elternzeit und -geld und die Aufgabenübergabe sowie zukünftige Ziele, die den Wiedereinstieg betreffen. Um sich auf das Gespräch vorzubereiten, bekommen die werdenden Eltern eine Informationsbroschüre von der Personalabteilung. Als Hilfestellung rund um Fragen der Schwangerschaft, des Mutterschutzes und der Elternzeit existiert außerdem eine Checkliste, damit kein elementarer Punkt in Vergessenheit gerät. An ihrem letzten Arbeitstag erhalten die werdenden Eltern eine Abschieds- und Glückwunschkarte von ihrer Führungskraft. Zur Geburt ihres Kindes bekommen sie einen Kuscheltierstorch von der Personalabteilung und ein Geschenk, das die Abteilung des jeweiligen Mitarbeiters im Namen aller Kollegen organisiert.

Während der Abwesenheit soll die Bindung an das Unternehmen weiterhin eng bleiben. Daher werden die Mitarbeiter zu Firmenfeiern und Teamtreffen eingeladen. Außerdem werden sie durch den quartalsweise erscheinenden Newsletter über das interne Firmengeschehen informiert. In der Elternzeit besteht weiter Zugang zum Intranet und zum geschäftlichen E-Mail-Account und auch ihr Equipment wie Firmenhandy oder Firmenwagen dürfen die Eltern behalten. Darüber hinaus können die Mitarbeiter während ihrer Elternzeit an Weiterbildungsmaßnahmen teilnehmen.

Sobald die Eltern die Entscheidung getroffen haben, wieder in das Arbeitsleben einzusteigen, findet ein Rückkehrgespräch mit der Führungskraft und der Personalabteilung statt. Darin werden die zukünftigen Aufgaben, die Gestaltung der Arbeitszeit und die Möglichkeit einer Kinderbetreuung geklärt. An dieser Stelle ist zu erwähnen, dass der Wiedereinstiegstermin bei Bedarf aufgeschoben oder auch vorverlegt werden kann. Netpioneer hat sich zum Ziel gesetzt, auf die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters einzugehen. Um ein familienfreundliches Arbeiten zu ermöglichen, gibt es eine Gleitzeit- und Homeoffice-Regelung, Überstundenabbau, Teilzeit und die Möglichkeit eines Sabbaticals. Die nötigen Informationen finden die Mitarbeiter im Intranet in den Dokumenten zur Arbeitszeit- und Urlaubsregelung, zu Dienstverhinderungen und zur Homeoffice-Regelung.

Kinderbetreuung und Flexibilität

Die Unterstützung der Mitarbeiter durch das Unternehmen setzt sich in einer Kinderbetreuung mit unterschiedlichen Optionen fort. Netpioneer hat einen Vertrag mit der Kinderbetreuungseinrichtung Pro-Liberis, die insgesamt 14 Kindergärten in Karlsruhe und Umgebung betreibt, abgeschlossen. Es stehen Vollzeit- und Teilzeitbetreuungsplätze zur Verfügung, die nach einer Wartezeit von zwei bis höchstens sechs Monaten belegt werden können. Sofern ein Mitarbeiter Interesse daran hat, vermittelt die Personalabteilung den Kontakt, sodass nach einem Besichtigungstermin und einem Informationsgespräch die Anmeldung vorgenommen werden kann. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter einen Betreuungsplatz für ihre Kinder bekommen, übernimmt der Arbeitgeber die Kosten in Höhe von 150 Euro pro Kind und pro Platz.

Beide Standorte verfügen über ein Familienzimmer. Der Raum ist mit einem voll funktionsfähigen Arbeitsplatz ausgestattet, daneben gibt es einen kindgerechten Bereich, der ausreichend Spielzeug, eine Schlafgelegenheit und Platz zum Malen und Basteln bietet. Für die etwas älteren Kinder gibt es eine Art Schnitzeljagd durch das Unternehmen. Die Dokumente hierfür können im Intranet heruntergeladen werden. Nach erfolgreicher Beendigung der Aufgabe erhalten die Kinder eine Urkunde von der Personalabteilung. Sowohl in Karlsruhe als auch in Berlin existiert außerdem eine Notfallbetreuung, die in das Unternehmen kommt, wenn die Mitarbeiter einen wichtigen Termin haben, zu dem sie ihren Nachwuchs nicht mitnehmen können. In Karlsruhe übernimmt Netpioneer die Betreuungskosten von 20 Euro pro Stunde zur Hälfte. In Berlin belaufen sich die Betreuungskosten auf 13,50 Euro je Stunde, wovon Netpioneer ebenfalls zehn Euro zahlt. Zur Kinderbetreuung zählt ferner die Organisation eines bedarfsabhängigen Ferienprogrammes. An den Kosten beteiligt Netpioneer sich mit bis zu 50 Euro pro Kind und Ferienwoche.

Die Pflege eines Familienangehörigen ist für Mitarbeiter eine große Belastung. Daher bietet Netpioneer verschiedene Optionen an, um in solch einer Situation Beruf und Familie besser miteinander zu vereinbaren. Hierzu zählen die verschiedenen Arbeitszeitmodelle bis hin zu einem Sabbatical. Die betroffenen Personen werden gebeten, auf ihre Führungskraft und die Personalabteilung zuzugehen, um die bestmögliche Lösung für die jeweilige Situation auszuarbeiten. Insgesamt ist das Feedback der Mitarbeiter zur Familienpolitik des Unternehmens sehr positiv, was das Personalmanagement darin bestärkt, die Zufriedenheit am Arbeitsplatz weiter zu gestalten.

Gerechtfertigter Aufwand

Der hohe Erfolg aller Maßnahmen lässt sich besonders auf die Reichweite aller Instrumente zurückführen. Alle Mitarbeiter, über beide Standorte hinweg, profitieren von den Projekten und Angeboten. Die verschiedenen Interessenlagen in der Belegschaft werden hierbei weitestgehend abgedeckt, da keine Fokussierung auf eine Gruppe erfolgt. Dass dem Personalmanagement die Ansprache aller Mitarbeiter gelingt, zeigt sich in der großen Akzeptanz und Nutzung der Programme. Die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter können befriedigt werden, was für Netpioneer somit auch den zum Teil etwas höheren Aufwand rechtfertigt.

Aktives Employer Branding

Wichtig ist für das Unternehmen, offensiv über die Maßnahmen des Personalmanagements zu informieren. Bereits in Vorstellungsgesprächen mit potenziellen Mitarbeitern wird in einer Firmenpräsentation auf das vielfältige Angebot hingewiesen. Die Mitarbeiterfibel, die neue Kollegen vor ihrem ersten Arbeitstag erhalten, führt die unterschiedlichen Maßnahmen noch einmal auf. Außerdem sind im Intranet auf der Seite des Personals alle relevanten Dokumente hinterlegt. Ergänzend macht die Personalabteilung auch in den regelmäßig stattfindenden Mitarbeitergesprächen sowie durch im Unternehmen angebrachte Plakate auf die Angebote aufmerksam.

Durch die vielen personalwirtschaftlichen Instrumente gelingt es Netpioneer, gute Mitarbeiter zu finden, die gerne im Unternehmen arbeiten und sich dort wohlfühlen. Der Erfolg aller Maßnahmen lässt sich auch an der geringen Fluktuationsrate ablesen. Sie liegt derzeit bei fünf Prozent, was in der IT-Branche einen sehr guten Wert darstellt. Des Weiteren spiegelt sich die hohe Mitarbeiterzufriedenheit auch in dem Unternehmensergebnis von Netpioneer wider, das 2013 das Beste der vergangenen fünf Jahre gewesen ist.