Ein Portal für alle

Zentraler Zugriff und Transparenz

Die Drehscheibe für eine optimierte Kundeninteraktion bildet ein personalisiertes Unternehmensportal, das den Mitarbeitern einen zentralen Zugriff auf alle Personalservices bietet, vom Urlaubsantrag über Seminarbuchungen bis zur Reisekostenabrechnung. Automatische Kommunikations- und Feedback-Kanäle vereinfachen den Austausch mit Vorgesetzten und Personalbereichen und schaffen eine Prozesstransparenz, wie sie die Nutzer von modernen Internetportalen kennen.

„Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel über das Portal ein Zwischenzeugnis beantragt, kann er jederzeit einsehen, in welchem Stadium sich sein Antrag gerade befindet“, erläutert Hans-Peter Günter, als Leiter des Competence Center HR Demand & Vendor Management bei der Deutschen Telekom für das Global HR Service Architecture-Programm verantwortlich. Die Transparenz über Genehmigungsverfahren und Workflows erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit ebenso wie die einfache Bedienbarkeit des Portals, ob es sich um täglich genutzte HR Self Services im Bereich der Zeitwirtschaft oder um Prozesse wie das Zielemanagement handelt, die einmal im Jahr von den Führungskräften bedient werden. Wenn möglich, wird ein HR-Prozess im Portal als hochgradig automatisierter HR Self Service abgebildet, der auch bei seltener Nutzung keine Einarbeitung erfordert – wenige Mausklicks durch die selbsterklärende Programmführung genügen. „Durch das Portal können wir die Zeit erheblich senken, die Mitarbeiter und Führungskräfte mit administrativen Tätigkeiten im Personalbereich verbringen“, unterstreicht Programmleiter Hans-Peter Günter.

Einheitlicher HR-Leistungskatalog

Um das HR-Angebot über Geschäftsfelder und Ländergrenzen hinweg transparent und vergleichbar zu machen, entwickelt die Telekom in einem zweiten Teilprojekt einen einheitlichen HR-Leistungskatalog. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit T-Systems, der Großkundensparte der Telekom. Ausgehend von den Organisationen in Deutschland wurden rund 210 HR-Standardprozesse modelliert, die in unterschiedlicher Tiefe in die Länder ausgerollt werden. So gibt es klassische HR-Prozesse, die strikt nach einer globalen Standardisierung verlangen, zum Beispiel im Bereich Leistungsmanagement, Zielemanagement, Nachfolgeplanung oder Talent Management. Denn es ist gerade für international agierende Konzerne wie die Deutsche Telekom wichtig, einen weltweit einheitlichen Bewertungsmaßstab für die Mitarbeiter und standardisierte Bewertungsmethoden für ihre Führungskräfte zu haben.

In Bereichen der Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft, die stark von lokaler Gesetzgebung und nationalem Steuerrecht abhängen, wird es hingegen länderbezogen unterschiedliche Prozess-ausprägungen geben. „Wir prüfen bei jedem HR-Prozess, in welchem Standardisierungsgrad er wo genutzt werden soll und geben den Ländergesellschaften die entsprechenden Richtlinien vor“, beschreibt Dietmar Falter, Teilprojektleiter auf Seiten von T-Systems, das minutiöse Vorgehen. Insgesamt sollen von den 210 modellierten HR-Prozessen etwa 50 weltweit einheitlich installiert werden, während rund 160 Abläufe lokal ausgeprägt bleiben. Unabhängig von ihrem Standardisierungsgrad werden alle 210 HR-Prozesse zentral dokumentiert und durch eine entsprechende Prozess-Governance gesteuert und permanent weiterentwickelt.

Globale SAP HR-Plattform

Zur durchgängigen Abbildung der HR-Prozesse konsolidiert die Deutsche Telekom in einem dritten Teilprojekt die IT-Systeme auf einer globalen SAP HR-Plattform. Während die Personalbereiche in Deutschland heute bereits durchgängig SAP einsetzen, arbeiten viele Länder noch mit Systemen anderer Anbieter; die Daten sind also auf unzählige Applikationen verteilt. Das ist sehr kostspielig, da jedes einzelne System gepflegt und gewartet werden muss. Darüber hinaus erschwert diese Systemvielfalt eine konzernweite, nahtlose Zusammenarbeit und reduziert die notwendige Flexibilität, um auf organisatorische Veränderungen zu reagieren.

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Struktur des Programms

Die Global HR Service Architecture der Deutschen Telekom wurde über verschiedene Action Areas implementiert.

Im Gegensatz dazu verfügt die neue SAP-Plattform nur noch über je einen Mandanten für Deutschland und die Ländergesellschaften. Darüber hinaus basiert sie auf international einheitlichen Datenstrukturen. Dazu hat die Telekom in enger Zusammenarbeit mit T-Systems ein globales SAP HR-Template entwickelt. Zur Migration der verteilten Systeme wurde eine Roadmap erstellt, nach der die Systeme der Länderorganisationen nacheinander bis 2014 auf den globalen SAP-Mandanten überführt werden. Das Pilotprojekt startet bei T-Mobile in den Niederlanden.

Mitarbeiterzufriedenheit im Fokus

Mit dem Programm Global HR Service Architecture will die Telekom vorrangig die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. „Die Beschäftigten können den hohen Serviceanspruch gegenüber unseren Kunden nur dann konsequent erfüllen, wenn ihnen intern eine ähnlich hohe Servicequalität geboten wird“, bringt es Programmleiter Hans-Peter Günter auf den Punkt. Zufriedene Mitarbeiter steigern die Kundenbindung, die Attraktivität der Telekom als Arbeitgeber und damit die Wettbewerbsfähigkeit am Markt.

Die HR-Modernisierung ist Vorreiter einer Reihe von Projekten, mit der die Telekom ihre Geschäftsprozesse und IT-Strukturen konzernweit standardisieren will. Die One ERP-Strategie hat zum Ziel, den Konzern flexibler zu machen, die Prozessqualität zu verbessern sowie die Prozess- und IT-Kosten zu senken.

„Wir sind sehr intensiv in die Standardisierungsprojekte eingebunden, wie sie unter anderem in den Bereichen Finanzen, Einkauf und Logistik vorangetrieben werden“, sagt Hans-Peter Günter. Naturgemäß herrscht zwischen den einzelnen Abteilungen ein reger Austausch: So versorgen zum Beispiel die HR-Systeme die anderen ERP-Systeme mit notwendigen Informationen, um Workflows und Berechtigungsprozesse zu steuern. Das neue Mitarbeiterportal der Global HR Service Architecture eröffnet der One ERP-Initiative eine neue Dimension: die konsequente Kundenorientierung.