Ausgabe 2 - 2011
Ein Portal für alle
Mit einem zentralen Unternehmensportal für rund 250 000 Beschäftigte optimiert die Deutsche Telekom ihre weltweiten Personalservices. Die Einführung der Mitarbeiter-Plattform ist mit einer Standardisierung von HR-Prozessen und IT-Landschaften in über 35 Ländern verbunden. Die Vorteile sind immens.
Seit der Privatisierung der Deutschen Telekom im Jahr 1995 haben zahlreiche Reorganisationen und internationale Akquisitionen dazu geführt, dass die Abläufe und IT-Strukturen der Gesellschaften in den einzelnen Ländern stark voneinander abweichen. Betroffen ist auch der Personalbereich, für den in vielen Organisationseinheiten eigene Prozesse und HR-Plattformen betrieben werden. Dies führt zu einem erhöhten IT-Pflegeaufwand, zu Mehrarbeit für die HR-Mitarbeiter und zu konzernweit uneinheitlichen Personalservices, die interne Jobwechsel, organisatorische Änderungen oder Internationalisierungsvorhaben der Telekom erschweren.
Um die Komplexität von Prozessen und IT nachhaltig zu reduzieren, hat die Deutsche Telekom Anfang 2010 das strategische Programm Global HR Service Architecture gestartet. Ziel ist eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Sekretariaten, Führungskräften und Personalbereichen, um die Nutzerzufriedenheit, die Flexibilität bei der Anpassung auf Geschäftsanforderungen und die Leistungsfähigkeit der HR-Organisationen maximal zu steigern. Das Programm hat eine Laufzeit von über vier Jahren und bezieht weltweit mehrere tausend HR-Fachanwender in Personalabteilungen, Competence Centern, Shared Service Centern sowie HR Business Partner-Organisationen ein. Es wird vom Competence Center HR Demand & Vendor Management der Telekom geleitet und von Prozess- und IT-Beratern der Tochtergesellschaft T-Systems umgesetzt.
In drei Teilprojekten widmet sich die Global HR Service Architecture der Verbesserung der Kundeninteraktion, der Standardisierung von HR-Prozessen und der Konsolidierung der historisch gewachsenen IT-Systemumgebung auf einem globalen SAP Template. Dabei sind die Teilprojekte in einen zentralen Steuerungsrahmen eingebettet, der die Aktiväten beim späteren Betrieb von Prozessen und IT koordiniert und weiterentwickelt.
Zentraler Zugriff und Transparenz
Die Drehscheibe für eine optimierte Kundeninteraktion bildet ein personalisiertes Unternehmensportal, das den Mitarbeitern einen zentralen Zugriff auf alle Personalservices bietet, vom Urlaubsantrag über Seminarbuchungen bis zur Reisekostenabrechnung. Automatische Kommunikations- und Feedback-Kanäle vereinfachen den Austausch mit Vorgesetzten und Personalbereichen und schaffen eine Prozesstransparenz, wie sie die Nutzer von modernen Internetportalen kennen.
„Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel über das Portal ein Zwischenzeugnis beantragt, kann er jederzeit einsehen, in welchem Stadium sich sein Antrag gerade befindet“, erläutert Hans-Peter Günter, als Leiter des Competence Center HR Demand & Vendor Management bei der Deutschen Telekom für das Global HR Service Architecture-Programm verantwortlich. Die Transparenz über Genehmigungsverfahren und Workflows erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit ebenso wie die einfache Bedienbarkeit des Portals, ob es sich um täglich genutzte HR Self Services im Bereich der Zeitwirtschaft oder um Prozesse wie das Zielemanagement handelt, die einmal im Jahr von den Führungskräften bedient werden. Wenn möglich, wird ein HR-Prozess im Portal als hochgradig automatisierter HR Self Service abgebildet, der auch bei seltener Nutzung keine Einarbeitung erfordert – wenige Mausklicks durch die selbsterklärende Programmführung genügen. „Durch das Portal können wir die Zeit erheblich senken, die Mitarbeiter und Führungskräfte mit administrativen Tätigkeiten im Personalbereich verbringen“, unterstreicht Programmleiter Hans-Peter Günter.
Einheitlicher HR-Leistungskatalog
Um das HR-Angebot über Geschäftsfelder und Ländergrenzen hinweg transparent und vergleichbar zu machen, entwickelt die Telekom in einem zweiten Teilprojekt einen einheitlichen HR-Leistungskatalog. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit T-Systems, der Großkundensparte der Telekom. Ausgehend von den Organisationen in Deutschland wurden rund 210 HR-Standardprozesse modelliert, die in unterschiedlicher Tiefe in die Länder ausgerollt werden. So gibt es klassische HR-Prozesse, die strikt nach einer globalen Standardisierung verlangen, zum Beispiel im Bereich Leistungsmanagement, Zielemanagement, Nachfolgeplanung oder Talent Management. Denn es ist gerade für international agierende Konzerne wie die Deutsche Telekom wichtig, einen weltweit einheitlichen Bewertungsmaßstab für die Mitarbeiter und standardisierte Bewertungsmethoden für ihre Führungskräfte zu haben.
In Bereichen der Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft, die stark von lokaler Gesetzgebung und nationalem Steuerrecht abhängen, wird es hingegen länderbezogen unterschiedliche Prozess-ausprägungen geben. „Wir prüfen bei jedem HR-Prozess, in welchem Standardisierungsgrad er wo genutzt werden soll und geben den Ländergesellschaften die entsprechenden Richtlinien vor“, beschreibt Dietmar Falter, Teilprojektleiter auf Seiten von T-Systems, das minutiöse Vorgehen. Insgesamt sollen von den 210 modellierten HR-Prozessen etwa 50 weltweit einheitlich installiert werden, während rund 160 Abläufe lokal ausgeprägt bleiben. Unabhängig von ihrem Standardisierungsgrad werden alle 210 HR-Prozesse zentral dokumentiert und durch eine entsprechende Prozess-Governance gesteuert und permanent weiterentwickelt.
Globale SAP HR-Plattform
Zur durchgängigen Abbildung der HR-Prozesse konsolidiert die Deutsche Telekom in einem dritten Teilprojekt die IT-Systeme auf einer globalen SAP HR-Plattform. Während die Personalbereiche in Deutschland heute bereits durchgängig SAP einsetzen, arbeiten viele Länder noch mit Systemen anderer Anbieter; die Daten sind also auf unzählige Applikationen verteilt. Das ist sehr kostspielig, da jedes einzelne System gepflegt und gewartet werden muss. Darüber hinaus erschwert diese Systemvielfalt eine konzernweite, nahtlose Zusammenarbeit und reduziert die notwendige Flexibilität, um auf organisatorische Veränderungen zu reagieren.
Abbildung
Struktur des Programms

Die Global HR Service Architecture der Deutschen Telekom wurde über verschiedene Action Areas implementiert.
Im Gegensatz dazu verfügt die neue SAP-Plattform nur noch über je einen Mandanten für Deutschland und die Ländergesellschaften. Darüber hinaus basiert sie auf international einheitlichen Datenstrukturen. Dazu hat die Telekom in enger Zusammenarbeit mit T-Systems ein globales SAP HR-Template entwickelt. Zur Migration der verteilten Systeme wurde eine Roadmap erstellt, nach der die Systeme der Länderorganisationen nacheinander bis 2014 auf den globalen SAP-Mandanten überführt werden. Das Pilotprojekt startet bei T-Mobile in den Niederlanden.
Mitarbeiterzufriedenheit im Fokus
Mit dem Programm Global HR Service Architecture will die Telekom vorrangig die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. „Die Beschäftigten können den hohen Serviceanspruch gegenüber unseren Kunden nur dann konsequent erfüllen, wenn ihnen intern eine ähnlich hohe Servicequalität geboten wird“, bringt es Programmleiter Hans-Peter Günter auf den Punkt. Zufriedene Mitarbeiter steigern die Kundenbindung, die Attraktivität der Telekom als Arbeitgeber und damit die Wettbewerbsfähigkeit am Markt.
Die HR-Modernisierung ist Vorreiter einer Reihe von Projekten, mit der die Telekom ihre Geschäftsprozesse und IT-Strukturen konzernweit standardisieren will. Die One ERP-Strategie hat zum Ziel, den Konzern flexibler zu machen, die Prozessqualität zu verbessern sowie die Prozess- und IT-Kosten zu senken.
„Wir sind sehr intensiv in die Standardisierungsprojekte eingebunden, wie sie unter anderem in den Bereichen Finanzen, Einkauf und Logistik vorangetrieben werden“, sagt Hans-Peter Günter. Naturgemäß herrscht zwischen den einzelnen Abteilungen ein reger Austausch: So versorgen zum Beispiel die HR-Systeme die anderen ERP-Systeme mit notwendigen Informationen, um Workflows und Berechtigungsprozesse zu steuern. Das neue Mitarbeiterportal der Global HR Service Architecture eröffnet der One ERP-Initiative eine neue Dimension: die konsequente Kundenorientierung.
Autor
Bernhard Hochlehnert, Leiter Strategic Relationship Management T-Systems/Systems Integration,
bernhard.hochlehnert@t-systems.com
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