Wie sehen Schichtpläne in der Praxis aus?

Für zahlreiche Unternehmen ist der Schichtplan das wichtigste Instrument zur Gestaltung des betrieblichen Alltags. Angefangen bei der Gastronomie und Hotellerie regeln viele Branchen speziell die flexiblen Arbeitszeiten mit entsprechenden Dienstplänen. Auch redaktionelle Aufgaben können so effizient gesteuert werden, etwa bei der Zalando Lounge in Berlin. In der Zalando Lounge werden online in täglich startenden, zeitlich begrenzten Verkaufsaktionen Produkte exklusiver Labels und Luxusmarken aus dem Mode- und Lifestylebereich bis zu 75 Prozent günstiger – entgegen der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers – angeboten. Die in den Verkaufsaktionen angebotenen Produkte werden von den Mitarbeitern im Content-Bereich mit Produktbeschreibungen für den Webauftritt angereichert. Das Team des Content-Bereiches besteht aus Festangestellten und Werkstudenten. Bei diesem vielfältigen und täglich wechselnden Produktangebot ist eine gewisse Flexibilität in der Personalplanung besonders wichtig. Die anfallenden Aufgaben, wie die Beschreibung und Übersetzung der Produkte, werden – abhängig von den laufenden Verkaufsaktionen – für jeden Tag individuell gestaltet. Jamie Ige, Team Managerin Content der Zalando Lounge, setzt dazu den Online-Dienstplaner Dejoris ein. „Zunächst brauchen wir eine Monatsplanung, um einen Überblick über die Kapazitäten zu haben. Jeden Abend wird dann die Personalplanung für den kommenden Tag aus diesen Informationen erstellt. Wir stellen auf Basis der einzelnen Verfügbarkeiten Teams zusammen, die die unterschiedlichen Verkaufsaktionen mit unterschiedlichem Arbeitsvolumen bearbeiten“, so Jamie Ige.

Mitarbeitermotivation durch aktives Einbinden

Betrachtet am Beispiel der Dienstplanung gibt es Systeme, die den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Arbeitskapazität für jeden Tag online in eine kalendarische Maske einzugeben, auch ergänzt um Notizen oder Zeitbegrenzungen. Zugute kommt dieser Lösung, dass ein Großteil der Mitarbeiter ohnehin privat via (Tablet-) PC oder Smartphone häufig und gerne im Internet unterwegs ist. Dies bietet Arbeitgebern neue Möglichkeiten zur Vereinfachung ihrer betrieblichen Abläufe. Der Klassiker – das Schreiben von E-Mails – lässt sich mithilfe moderner Tools vielfältig ergänzen. Ein Personalplaner hat somit eine einfache Übersicht, wer wann (nicht) arbeiten kann. Er spart allein deshalb Zeit, weil er die Informationen nicht mehr mühsam bei allen Mitarbeitern abfragen oder verschiedene Informationsquellen zusammenführen muss. Gleichzeitig gibt er seinem Personal die Chance, die verfügbare Arbeitszeit eigenverantwortlich steuern zu können. Beide Seiten profitieren von der Planungssicherheit, die durch diesen schlanken und einheitlichen Kommunikationsweg gegeben ist. Das selbstständige Angeben der persönlichen Verfügbarkeit ist gleichzeitig ein gutes Instrument zur Mitarbeitermotivation: Das Personal wird somit in die Dienstplanung eingebunden und fühlt sich nicht einfach verplant. Natürlich kommen auch bei Online-Lösungen die üblichen Änderungswünsche, aber die Mitarbeiter können je nach System selbstständig nach einer Vertretung suchen und nur noch das Ergebnis an die Betriebsleitung kommunizieren. So kann diese zügig auf Änderungen eingehen, den Schichtplan aktualisieren und online zum Abruf bereitstellen.

Schnittstellen schaffen Synergien

Wer über eine Online-Lösung nachdenkt und verschiedene Anbieter und ihre Preise vergleicht, sollte berücksichtigen, dass durch das Anmieten einer SaaS-Lösung (Software as a Service) im Vergleich zum Kauf einer Software die Anschaffungskosten für Software, Hosting und Wartung eingespart werden können (siehe Infokasten). Der monatliche Mietpreis kann sogar zu hundert Prozent bedarfsorientiert gestaltet sein: Der Online-Dienstplaner Dejoris erhebt beispielsweise neben einer kleinen Nutzungspauschale einen Euro pro zugeteiltem Mitarbeiter. Das bedeutet, dass sich die monatlichen Kosten nach der tatsächlichen Anzahl zugewiesener Mitarbeiter richten. Am Beispiel eines Biergartens wird deutlich, dass nur während der Öffnungszeiten im Sommer Kosten anfallen, wenn Personal benötigt und auf die verschiedenen Schichten verteilt wird. Im Winter jedoch kann das System weiter genutzt werden, etwa um die Dienstplanung für die kommende Saison vorzubereiten. Kosten fallen jedoch keine an, da in den Wintermonaten in der Regel kein Mitarbeiter einer Schicht zugewiesen wird.

Der Wechsel von Papier zu Online lohnt sich für jede Betriebsgröße. Egal, ob zehn oder tausend Mitarbeiter beschäftigt werden: Eine übersichtliche und eigenverantwortliche Kapazitätsplanung führt in jedem Fall zu Zeitersparnis für die Personalverantwortlichen. Und zu mehr Engagement aufseiten der Mitarbeiter: Wer seine freie Arbeitszeit nicht einträgt, wird bei der Planung eventuell nicht berücksichtigt und verdient weniger. Bestehende Systeme zu ändern ist oftmals leichter als gedacht, gerade wenn ein klarer Vorteil und vor allem Zeitersparnis für alle Beteiligten zu erwarten ist. „Dejoris bietet uns eine strukturierte Übersicht über die Verfügbarkeiten und Kapazitäten. Es ist schön, alle wesentlichen Informationen auf einen Blick parat zu haben. Das Tool wurde durchweg positiv aufgenommen. Gelobt wurden die einfache Bedienung sowie das Interface und Design“, berichtet Jamie Ige aus dem Feedback ihres Teams.

Durch den Wechsel von Papier zu Online muss nicht gleich das komplette Abrechnungssystem geändert werden. Das Gegenteil ist der Fall, denn die meisten Online-Dienstplaner verstehen sich als Ergänzung zur Optimierung des Dienstplanprozesses und schaffen Schnittstellen zu der bereits vorhandenen Software, wie der Lohnbuchhaltung.