Infrastruktur sichert Qualität

Eine durchgängige IT-Infrastruktur hilft dabei, die Prozesse im Bildungsmanagement zu strukturieren und die Effizienz zu steigern. Besonders kleine und mittlere Unternehmen haben die strategische Relevanz eines automatisierten Bildungsmanagements erkannt. Sie ringen jedoch an verschiedenen Stellen um eine sinnvolle und maßgeschneiderte Konzeption und Umsetzung. Wie wir in den Audits des letztjährigen Deutschen Bildungspreises (DBP) festgestellt haben, verfügt rund ein Drittel der Unternehmen noch nicht über eine eigene IT-Infrastruktur für die Weiterbildung. In letzter Zeit lässt sich beim Bildungspreis allerdings ein Trend zu professionellem, institutionalisiertem Bildungsmanagement beobachten. Im vergangenen Jahr haben die Bewerber um die Auszeichnung insgesamt 74 Prozent der im Qualitätsmodell festgehaltenen Anforderungen erfüllt, in 2015 waren es nur 62 Prozent.

Auf der Prozessebene spricht man von Bildungsmanagement, wenn die einzelnen Aspekte der betrieblichen Weiterbildung miteinander zu einem System und darüber hinaus mit Unternehmenszielen und -strategien verknüpft sind. Die einzelnen Handlungsfelder des Bildungsmanagements bieten für die Personalentwicklung oder für Unternehmensakademien dann den größten Nutzen, wenn sie eng miteinander verbunden und aufeinander abgestimmt sind. In der IT ist dies durch kompatible Formate, Automatisierungsprozesse sowie über Schnittstellen zum Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Anwendungen möglich. Im Sinne der Zukunftsorientierung ist diese Infrastruktur erweiterbar und lässt sich so an zukünftige Anforderungen anpassen.

Durch eine sinnvolle IT-Infrastruktur lassen sich viele zentrale Aspekte und Qualitätsanforderungen in Prozessen abbilden. Sie können vielfach automatisiert ablaufen. Beispielsweise kann man mit einem digitalen Tool den Bildungsbedarf und das Kompetenzmanagement (unter anderem der Abgleich von Soll- und Istprofilen) erfassen und an das Schulungsmanagement weitergeben. Durch Mitarbeiterportale lässt sich die individuelle Bildungshistorie dokumentieren. Erworbene Kompetenzen und Qualifikationen können für die Karriereplanung und für das Talent Management genutzt werden. Die richtige IT-Basis ermöglicht auch eine effiziente und automatisierte Durchführung beziehungsweise Unterstützung des Bildungscontrollings, der Seminarevaluation, des Return-on-Education und der Sicherung des Praxistransfers.

Wann professionelle Software nötig ist

Eine generelle Regel, ab wann ein Unternehmen eine IT-Infrastruktur für sein Bildungsmanagement benötigt, lässt sich nicht aufstellen. So ist die Organisationsgröße allein kein zuverlässiger Parameter. Die individuelle Situation des Unternehmens und sein Trainingskonzept spielen eine große Rolle. So wird der tatsächliche und prognostizierte Trainingsbedarf beispielsweise durch gesetzliche Vorschriften (etwa zu Compliance) oder Vorgaben der Unternehmenshaftpflicht beeinflusst. Besonders erklärungs- oder wartungsbedürftige Produkte können zudem intensive Schulungen für Vertriebs- und Servicepartner oder für den Kunden bedingen. Erhöhter Trainingsaufwand kann ebenso durch einen Change-Prozess, also beispielsweise die Einführung neuer Unternehmensstrukturen oder einer neuen Branchensoftware, bedingt sein. Doch wann ist der Punkt erreicht, an dem Behelfslösungen wie Excel oder Access nicht mehr ausreichen?

Folgende Leitfragen können sich bei der Implementierung professioneller Bildungs- und Lernmanagement-Software stellen:

• Welche Prozesse treten im Bildungsmanagement des Unternehmens auf?

• Wie viele Stakeholder (Mitarbeiter, Trainingsverantwortliche, Führungskräfte, Controller, externes Service- und Sales-Personal) sind daran beteiligt?

• Wie werden die Vorgänge bisher bearbeitet? Wo steckt besonders viel händischer Aufwand der Personalabteilung dahinter?

• Welche Informationen (Daten) stehen nicht oder unzureichend zur Verfügung?

• Gibt es Medien- oder Systembrüche, die sich mit Automatisierung (Schnittstellen, Online-Interfaces) beseitigen lassen?

• Welche Routinevorgänge lassen sich automatisieren (Schriftverkehr, Auswertungen, Genehmigungsroutinen) und entlasten die Trainingsabteilung?

• Welche Prozessschritte, die bisher die Personalentwicklung übernimmt, könnten die Betroffenen künftig selbst vornehmen?

• Welche Qualitätsmängel stellen die Stakeholder im Trainingssektor fest?

Ein Indikator dafür, dass die bestehende (Behelfs-)Lösung nicht ausreicht, kann ein unbefriedigendes Reporting sein. Daten, die nicht jederzeit aktuell zur Verfügung stehen oder erst mühselig zusammengestellt werden müssen, weisen auf einen mangelnden Überblick über den Trainingsbereich hin. Einen Return-on-Education (ROE) statistisch zu belegen, ist ohne Software kaum möglich, da umfangreiche Daten aus verschiedenen Quellen erhoben, interpretiert und ausgewertet werden müssen. Kontinuierliche und flexibel gestaltbare Auswertungen gehören zu den Grundpfeilern nachvollziehbarer und transparenter Schulungsprozesse.

Umfragen im Unternehmen können dabei helfen zu definieren, welche Trainingsprozesse Personalentwickler, HR, Geschäftsführer oder Mitarbeiter als unzureichend, intransparent oder unbefriedigend bezeichnen. Zu den zu untersuchenden Themengebieten gehören immer auch die vollständige, zuverlässige Kommunikation und Information der Beteiligten, die Angemessenheit und Qualität von Trainingsmaßnahmen, die Expertise des Schulungspersonals und die Möglichkeiten des Praxistransfers. Ist Training ein fester Bestandteil des Kerngeschäfts, speziell wenn es sich um Service- oder Vertriebspartnerschaften handelt, muss der Betrieb auch die daran beteiligten Stakeholder in die Erhebung einbinden. Auf Grundlage der Ergebnisse lässt sich zusammen mit der IT-Abteilung eine passende Softwarelösung ermitteln, die die definierten Probleme lösen kann.

Software und Anbieter auswählen

Der Softwarekauf ist eine Herausforderung. Das Angebot ist groß und eine einheitliche Nomenklatur für die unterschiedlichen Produktarten und Funktionsbündel existiert nicht. Oft lassen sich Qualität und Angemessenheit der Funktionen erst nach der Implementierung und Anpassung an die individuellen Unternehmensprozesse beurteilen. Eine Fehlentscheidung zu revidieren, ist aber zeit- und kostenintensiv. Daher ist es sinnvoll, den Softwarebedarf in einem Lastenheft über die zentralen Funktionen und abzubildenden Prozesse zu beschreiben und den Bedarf zu priorisieren.

Ein wichtiger Aspekt ist auch eine Beschreibung der benötigten Schnittstellen, um die HR-Software in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. So profitieren auch andere Unternehmensteile von Anfang an vom Mehrwert der Software, was sich meist positiv auf die Akzeptanz, mitunter auch auf die Finanzierung des Projektes, auswirkt.

Ein seriöser Softwarehersteller sollte für die Integration seiner Lösung in bestehende IT-Systeme vergleichbarer Unternehmen jahrelange Erfahrung und Branchenkenntnisse vorweisen und dies mittels einschlägiger und glaubwürdiger Referenzen nachweisen. Neben einer starken Entwicklungsabteilung sollte der Softwareanbieter auch genügend Support-Ressourcen zur Verfügung stellen, denn Anwender, Trainingsverantwortliche und unternehmenseigene IT müssen sich auch nach der Implementierung auf fachlich kompetente Ansprechpartner verlassen können.

Testinstallationen helfen weiter

Hilfreich bei der richtigen Entscheidung sind auch Testinstallationen. Sie verdeutlichen mögliche Parameter und Konfigurationen, die dann durch ein Pilotteam spezifisch definiert und angepasst werden können. Durch Echtdatenübernahmen können Administratoren und Anwender auf vertrautem Terrain die Funktionalitäten und Prozesse auf ihre Tauglichkeit im Echtbetrieb überprüfen. Niemand ist kritischer als ein heterogen zusammengesetztes Testpersonal, das die Trainingsprozesse kennt, aber mit der Software nicht vertraut ist. Um strukturiert zu testen und eine konkrete Aussage treffen zu können, muss dem Testteam entsprechend genügend Zeit zugestanden werden, in der es sich tatsächlich strukturiert der Evaluation der Software widmen kann.

Eine iterative Vorgehensweise, bei der die aktuellen Prozesse mit den Konfigurationsmöglichkeiten der Software abgeglichen werden, sollte zum optimalen Ergebnis führen. In der Praxis ist dies auch eine Gelegenheit, die eigenen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls zu überarbeiten. Eine passende Standardsoftware kann nicht immer in jedem Detail den Vorgaben der Fachabteilung entsprechen. Gegebenenfalls ist zu überlegen, welche Workarounds gefunden werden können oder ob Anpassungen oder Ergänzungen an der Software oder den Prozessen sinnvoll sind.