string(11856) "E-Mail? Nein, danke!
Huber / Schreiner, PWT 2012, 74
Thema: E-Mail? Nein, danke!
Zeitschrift: [keine Angabe]
Autoren: Doreen Huber/Joachim Schreiner
Rubrik: [keine Angabe]
Referenz: PWT 2012, 74 - 75 (Heft 4)

E-Mail? Nein, danke!

Immer häufiger ist zu lesen, die E-Mail sterbe aus und spiele in Zukunft nur mehr eine Nebenrolle. Und die Hauptrolle? Die übernehmen soziale Netzwerke – nicht nur im Privatleben sondern auch in der Unternehmenswelt. Das Rad der Kommunikation dreht sich also weiter. Doch was bedeutet das für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Die Entwicklung der Kommunikationsformen ist unaufhaltsam. Angefangen bei den Tontafeln über die Postkutsche, die Erfindung des Telefons bis hin zu 200 Millionen Tweets und 1,5 Milliarden Facebook Posts pro Tag. Dazwischen liegt die Geburtsstunde der E-Mail, die kürzlich ihren 40. Jahrestag gefeiert hat. Mit dem Internet hat die Informationstechnologie in unser privates Umfeld Einzug gehalten. DSL-Flatrates und Smartphones verbinden uns dauerhaft mit der Online-Welt und wir kommunizieren in Echtzeit miteinander. Mitten in diesem Wandel wächst die Generation der sogenannten Digital Natives heran – die Berufseinsteiger von heute. Sie sind im digitalen Zeitalter geboren, nutzen alle neuen Formen der Kommunikation intensiv und sehen in der sozialen Vernetzung eine Selbstverständlichkeit. Einer aktuellen BITKOM-Umfrage zufolge, kommunizieren die 10 bis 18-Jährigen vornehmlich per SMS, Internet-Chat und Instant Messaging. Für die Digital Natives ist die E-Mail zu langsam und umständlich. Nicht die Übertragungsgeschwindigkeit sondern Kleinigkeiten wie die Eingabe eines Betreffs, die Begrüßung und Verabschiedung und vor allem der Schreibstil, den eine E-Mail verlangt, kosten zu viel Zeit. Für Arbeitgeber ist es daher ratsam, sich über die Gewohnheiten der künftigen Mitarbeiter Gedanken zu machen und den Wandel, der sich im Privatleben längst vollzogen hat, nun auch in die eigenen vier Unternehmenswände zu lassen. Denn wer lieber an Altbewährtem festhält und die Veränderungen im Kommunikationsverhalten zu spät berücksichtigt, läuft Gefahr schon bald erste Nachteile zu erfahren. Dazu gehört auch die Problematik, sich für die kommende Generation talentierter Mitarbeiter attraktiv zu positionieren. Bereits in wenigen Jahren werden die Top Talente kaum noch zu gewinnen sein, wenn man sie dazu veranlasst, acht Stunden täglich an einem Schreibtisch mit Festnetztelefon und E-Mail zu sitzen und damit ihre Möglichkeiten beschränkt, sich zu vernetzen und einzubringen.

Das Zauberwort heißt soziale Vernetzung

Das Fundament für die unternehmensinterne Vernetzung bildet eine moderne Collaboration-Anwendung. Sie überträgt das Funktionsprinzip sozialer Netzwerke in eine sichere, für Externe unzugängliche Cloud Computing-Umgebung und ermöglicht es den Mitarbeitern im Berufsleben so zu kommunizieren wie sie es im Privatleben gewohnt sind. Jeder Nutzer legt sein persönliches Profil an und kann bestimmten Personen, Projekten oder Dokumenten, die für ihn relevant sind, folgen. Informationen und Objekte werden nicht mehr verschickt, sondern stehen so zur Verfügung, dass Mitarbeiter und – sofern gewünscht – auch Partner und Kunden von überall her darauf zugreifen können. Die umfassende Vernetzung, die den direkten Zugriff auf alle zu einem Projekt zugehörigen Information ermöglicht, macht die Arbeit sehr viel einfacher, effizienter und transparenter. Die McKinsey Studie „The rise of the networked enterprise, Web 2.0 finds its payday“ hat aufgezeigt, dass die Unternehmen mit einer kollaborativen Unternehmenskultur erfolgreicher sind als diejenigen ohne.

Woran liegt das? Auf der Suche nach Antworten lohnt sich ein Blick in die Tiefen der sozialen Netzwerke: Die Mitglieder in einer Online-Community wie Facebook geben sich Ratschläge, empfehlen Produkte, Marken oder Reiseziele, sie tauschen Informationen, Musik oder Fotos und entwickeln sogar gemeinsam neue Ideen. Für Unternehmen steckt in all dem ein unschätzbarer Wert. Überträgt man diese Kerneigenschaften eines sozialen Netzwerks in die Unternehmenswelt, ergibt sich folgendes Szenario: Ganz unabhängig von Hierarchiestufen wird ein Wissens- und Informationsaustausch möglich. Aufgrund der hohen Transparenz ist denkbar, dass ein junger, neuer Mitarbeiter den letzten Beitrag eines Top-Managers im Unternehmen öffentlich kommentiert und damit wichtige Denkanstöße gibt. Das heißt, es werden Berührungspunkte geschaffen, die es mit der herkömmlichen E-Mail-Kommunikation nicht gibt. Bislang strikt getrennte Abteilungen können sich mithilfe einer Collaboration-Software bei relevanten Projekten austauschen und vom Know-how der anderen profitieren.

Dynamisches Knowledge-Management

Ein beliebtes Beispiel: Marketing- und PR-Abteilungen arbeiten oft parallel nebeneinander her anstatt Hand in Hand. Innerhalb der Collaboration-Anwendung lassen sich private Gruppen erstellen, in die nur die diejenigen Mitarbeiter eingeladen werden, die an dem Projekt beteiligt sind. Die lästigen CC-Benachrichtigen gehören somit der Vergangenheit an. Noch mehr Zeit lässt sich sparen, indem auf dem Desktop Nachrichten aufpoppen, sobald es Neuigkeiten gibt. So kann jeder Mitarbeiter nach einem kurzen Blick entscheiden, inwiefern die Nachricht für ihn relevant ist oder nicht. Damit bleibt jeder stets auf dem aktuellen Stand – ganz ohne überfüllten Posteingang. Zusammengefasst ist das Ergebnis für jedes Unternehmen die Entwicklung eines eigenen, dynamischen Knowledge-Managements, weniger Distanz zwischen Unternehmensführung und Mitarbeitern sowie ein Plus an Teamarbeit, was wiederum die Innovationskraft erhöht.

Durch den Einsatz einer Collaboration-Software gewinnt der einzelne Mitarbeiter an Sichtbarkeit. Zum einen, weil jeder wie in einem privaten sozialen Netzwerk auch, über ein persönliches Profil mit Foto und Informationen über die eigene Position abgebildet ist. Zum anderen, sind die Posts und geteilten Informationen für eine größere Community sichtbar. Es kann jedoch nicht davon ausgegangen werden, dass jeder Mitarbeiter dazu bereit ist, sein Wissen im Kreise der Kollegen zu teilen. Daher ist es empfehlenswert, vor Einführung einer Collaboration-Software die allgemeine Meinung der Mitarbeiter abzuklopfen. Für das Management wiederum ist es wichtig, einen kooperativen Führungsstil vorzuleben, die Vorteile des neuen Kommunikationsmittels aufzuzeigen und natürlich selbst aktiver Teil des Netzwerks zu werden. Empfehlenswert sind außerdem Anwenderrichtlinien für Mitarbeiter, um klare Grenzen bezüglich Auftreten und Informationsinhalten zwischen privaten Netzwerken wie Facebook und unternehmensinternen Netzwerken zu schaffen. Der Grund für die Einführung eines neuen Kommunikationsmittels sollte für jeden Mitarbeiter klar erkennbar sein: mehr Produktivität, weniger Meetings, keine überfüllten Posteingänge und gezielter Informationsaustausch. Durch den Einsatz einer Collaboration-Software kann also innerhalb eines Unternehmens eine ganz neuartige Expertenkultur entstehen, die Firmenkultur selbst wird offener und ist mehr von Eigeninitiative geprägt.

Blick in die Praxis

Lieferheld, eine der größten Online Bestellplattformen für Essen in Deutschland, hat sich bewusst für den Arbeitsalltag ohne Outlook entschieden. Die Teams der Vertriebs- und Customer Care-Abteilungen kommunizieren nur noch über das Collaboration-Tool Chatter – sowohl intern als auch extern. Das Tool ist in die CRM-Lösung integriert und mithilfe einer darin installierten App werden E-Mails direkt aus dem CRM-System heraus verschickt und empfangen. So können nebenbei teure Outlook-Lizenzen gespart werden. Das Startup Lieferheld ist in kürzester Zeit rasant gewachsen. Innerhalb weniger Monate ist die Mitarbeiterzahl von zehn auf 140 gestiegen. Auch bei einer schnellen Mitarbeitereinführung ist das Collaboration-Tool hilfreich: neue Team-Mitglieder lesen sich die Unterhaltungen und Protokolle auf Chatter durch und sind so innerhalb weniger Stunden auf dem aktuellen Stand. Mit einem E-Mail Client ließe sich das nicht realisieren.

Bei dem wachsenden Wunsch nach einer effizienteren Unternehmenskommunikation spielt die Firmengröße keine Rolle. Auch der Vorstand des IT-Dienstleisters Atos will sich innerhalb von 18 Monaten von der E-Mail als internem Kommunikationsmittel verabschieden.

Das Potenzial sozialer Netzwerke ist im unternehmerischen Kontext längst nicht ausgeschöpft und es wäre nicht erstrebenswert die Augen vor den Chancen zu verschließen, die sie bieten. Unternehmensinterne Netzwerke werden sich durchsetzen und die E-Mail, inklusive dem AW:AW:AW:AW:AW:-Rattenschwanz, als das heute noch führende Kommunikationsmittel ablösen. Je früher sich die Unternehmen dem Prinzip der sozialen Netzwerke öffnen, desto erfolgreicher werden sie in Zukunft agieren können – und das mit den künftigen High Potentials an Bord. Das Rad der Kommunikation bleibt in Bewegung.

Autoren

Doreen Huber, Chief Sales Officer, Lieferheld, Berlin,
doreen@lieferheld.de

Joachim Schreiner, Area Vice President Central Europe, salesforce.com, München,
jschreiner@salesforce.com

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