Was erlaubt ist und was nicht

Unternehmensvorgaben für die Fahrzeugbestellung, -nutzung und -rückgabe zum Laufzeitende oder bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden in gleichem Maße berücksichtigt. Außerdem sollte die Dienstwagenrichtlinie den Mitarbeiter durch Auswahlmöglichkeiten, die seinen individuellen Vorstellungen entgegenkommen, motivieren. Der Personalabteilung kommt dabei eine immer wichtigere Rolle zu. Denn letztlich muss sie die Balance zwischen Mitarbeitermotivation und der Wahrung von Firmeninteressen herstellen. Denn das Unternehmen handelt bei der Freigabe von Ausstattungsextras gegenüber den Mitarbeitern nicht nur altruistisch, sondern hat dabei natürlich die Wirtschaftlichkeit des Fuhrparks im Blick: Eine sinnvolle Fahrzeugausstattung stabilisiert den Restwert eines Fahrzeuges und sorgt so für verbesserte Wiederverkaufsmöglichkeiten.

Die Dienstwagenrichtlinie ist für jedes Unternehmen ein individuelles Regelwerk. Dienen die Fahrzeuge der Mitarbeitermotivation, rücken folgende Aspekte bei der Gestaltung der Car Policy in den Mittelpunkt:

Welchen Mitbestimmungsspielraum bekommt der Mitarbeiter bei der Wahl seines Dienstwagens und welche Fahrzeughersteller und -typen sollen das Unternehmen repräsentieren?

Regelung der Privatnutzung: Wer darf den Dienstwagen in der Freizeit fahren? Wer haftet für Schäden? Wer übernimmt die Unterhaltskosten? Gibt es die Möglichkeit einer Gehaltsumwandlung?

Mitspracherecht: Wahlfreiheit motiviert

Die Auswahl an Fahrzeugmodellen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchte, ist primär eine Kostenfrage und hängt davon ab, wie viel Wert das Unternehmen auf die Mitarbeitermotivation legt. Aber auch das Image bestimmter Marken sowie Umweltfaktoren spielen häufig eine Rolle. Der Mitbestimmung des Mitarbeiters sind allerdings Grenzen gesetzt, denn aus Wirtschaftlichkeitsgründen schließen die meisten Arbeitgeber beispielsweise ein Cabrio, einen Sportwagen oder eine allzu exotische Ausstattung aus. Um den Wünschen des Mitarbeiters trotzdem gerecht zu werden, stellen Unternehmen dennoch Wahlmöglichkeiten zur Verfügung. Beliebt sind hierbei optische Merkmale, wie beispielsweise Felgen, welche die Wirkung eines Fahrzeugs beeinflussen. Im Innenraum spielen zusätzlich technische Ausstattungskomponenten eine Rolle – stark gefragt sind Abstandsautomaten und Fernlichtassistenten. Darüber hinaus finden sich Sportlenkräder, LED-Lichttechnik sowie gesonderte Sitzbezüge in den Wunschausstattungen wieder. Auch Paketlösungen für Winter, Licht und Ablage werden stark nachgefragt.

Referenzratenmodell: Wie funktioniert das?

Die bestmögliche Balance zwischen Kostenkontrolle und Mitarbeitermotivation bei der Fahrzeugauswahl bietet das sogenannte Referenzratenmodell. Denn es liefert größtmögliche Wahlfreiheit für die Mitarbeiter bei größtmöglicher Planungssicherheit für die Unternehmen. Unternehmen definieren dafür in einem ersten Schritt, welches Budget zur Verfügung steht. Das Full-Service-Leasingunternehmen, das die Fahrzeuge zur Verfügung stellen soll, ermittelt, was ein durchschnittliches Fahrzeug einer bestimmten Kategorie kostet. Dann werden Budget des Unternehmens sowie die durchschnittlich gewünschten Fahrzeuge miteinander abgeglichen. Die Schnittmenge wird den Mitarbeitern als Referenzratenmodell angeboten. Die Auswahl orientiert sich an den Fahrzeuggesamtkosten (TCO), für die nicht nur der reine Fahrzeugpreis, der über die Leasingrate definiert wird, sondern auch die laufenden Kosten relevant sind. Darunter fallen alle pauschaliert kalkulierbaren Risiken und Anwendungen wie die Kfz-Steuer, GEZ-Gebühren, Kosten für Versicherung, Wartung und Reifenservice sowie Kraftstoff. Auch das Fuhrparkmanagement wird eingerechnet. Der Fahrer hat dann die Wahl zwischen Fahrzeugen, die in die vordefinierten Referenzraten fallen. Da diese Modelle im Rahmen des Budgets des Unternehmens liegen, erhält er es ohne monatliche Zuzahlung.

Gleichzeitig kann das Unternehmen über ein Zuzahlungsmodell aber leicht den Sprung in eine höhere Fahrzeugklasse ermöglichen. Dabei übernimmt der Mitarbeiter die zusätzlichen monatlichen Kosten seines Wunschmodells, die die monatliche Referenzmodellrate überschreiten. Bereits in der Planungsphase wird begonnen, die Aufwendungen für das Unternehmen über ein Maximalkostenszenario zu kalkulieren. Das hält die finanzielle Belastung im Rahmen und motiviert gleichzeitig auch den Mitarbeiter. Denn den Mitarbeitern wird klar kommuniziert, welche Modelle das Unternehmen zur Verfügung stellt und welche Wahlfreiheiten ihnen eingeräumt werden. So entsteht ein Gleichgewicht von Wirtschaftlichkeit, optimierter Fahrzeugwahl und Mitarbeitermotivation.

Privatnutzung als Hauptanreiz

Ein Dienstwagen wird für Mitarbeiter besonders interessant, wenn sie ihn nach Feierabend nicht im Werkshof abstellen müssen, sondern entspannt damit nach Hause fahren und auch am Wochenende sowie in den Ferien damit unterwegs sind. Doch damit diese Privatnutzung für die Unternehmen keine Kostenfalle wird, sollten sie in der Dienstwagenrichtlinie klar regeln, wie eine solche Privatnutzung aussehen darf. Arbeitgeber können festlegen, dass beispielsweise nur der Mitarbeiter und dessen Ehefrau fahren dürfen oder dass der Mitarbeiter bei allen Fahrten anderer Familienangehöriger im Fahrzeug anwesend ist.

Auch der Umfang der Privatnutzung muss klar definiert werden. Darf der Mitarbeiter das Fahrzeug nur für den direkten Arbeitsweg verwenden oder damit auch ins Ausland fahren? Gibt es bestimmte Kilometergrenzen für die Privatnutzung? All dies sind Stellschrauben, die sich je nach Kosten-/Motivationsgesichtspunkten unterschiedlich bewerten lassen. Daneben muss geklärt werden, wer die Kosten für die Privatnutzung übernimmt. Übernimmt der Arbeitgeber auch die privaten Spritkosten? In welchem Umfang wird der Mitarbeiter an den Kosten für Wartung, Reparatur und so weiter beteiligt? Ein weiterer Aspekt ist die Klärung der Haftung. Denn wer haftet für den Schaden, wenn der Ehemann oder die Ehefrau beim Rückwärtsfahren gegen einen Laternenpfosten fährt? So motivierend die Privatnutzung eines Dienstwagens für den Mitarbeiter auch ist, für das Unternehmen dürfen die Kosten dabei nicht aus dem Ruder laufen. Deshalb ist eine klare Regelung all dieser Punkte in der Dienstwagenrichtlinie essenziell.

Tipp: Finanzielle Mitarbeiterbeteiligung

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern die Dienstwagen, die als Motivationsinstrumente eingesetzt werden, nicht vollständig finanzieren. Beliebt sind Gehaltsumwandlungsmodelle. Hierbei verzichtet der Mitarbeiter auf einen Teil seines Gehalts und erhält stattdessen ein Firmenfahrzeug, das er auch für den Privatgebrauch nutzen kann. Attraktiv ist bei dieser Variante, dass das Bruttogehalt des Mitarbeiters um die Kosten des Autos gekürzt wird und sich somit auch das zu versteuernde Gehalt reduziert. Der geldwerte Vorteil muss jedoch versteuert werden.

Neben all den finanziellen Vorteilen ist allerdings der emotionale Effekt von Firmenautos relevant. Ein motivierendes Statussymboil macht oft den Unterschied, wenn es um Mitarbeitergewinnung und -bindung geht. Die Währung der Mitarbeitermotivation lautet dann: PS statt Euro.