Take-off mit der Personalakte in der Cloud

Enger Zeitplan

Mit drei Monaten war die Timeline extrem eng bemessen. Schließlich musste nicht nur eine Vielzahl an Akten gescannt und digitalisiert werden, auch die individuelle Anpassung der Software an die vielen unterschiedlichen Gesellschaften hatte in dieser Zeit zu erfolgen. Dennoch wurde das Riesenprojekt innerhalb der vorgegebenen Zeit gemeistert. Jetzt läuft eine vom Geschäftsbereich Industry Solutions der Lufthansa Systems betreute schlanke, innovative Standardlösung, die sich aufgrund ihrer Mandantenfähigkeit und Flexibilität ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand individuell an die Anforderungen sämtlicher Kunden anpassen lässt. Je früher das System läuft, desto eher lassen sich Kosten einsparen. Umso erfreulicher also, dass bei Sky Chefs schon nach drei Monaten die Umstellung auf digitale Mitarbeiterdokumente komplett abgeschlossen war. Danach folgte das junge, stark wachsende Unternehmen Germanwings mit knapp 2500 Mitarbeitern und die Swiss International Air Lines mit zirka 7000 Mitarbeitern. Insgesamt werden die Akten von 16 Unternehmen der Lufthansa-Gruppe in „HR Archive for LGBS“ eingehen.

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Digitale Personalakte bei Lufthansa

Ein System für alle Lufthansa-Gesellschaften: Lediglich die Oberfläche unterscheidet sich bei einigen in der Registerstruktur.

Zentral gespeichert, weltweit verfügbar

Verwaltet werden diese dann allerdings nicht mehr direkt von Swiss, Germanwings und LSG Sky Chefs, sondern von der in Frankfurt am Main ansässigen Gesellschaft Lufthansa Global Business Services (LGBS). Sie verfügt über weitere Niederlassungen in Krakau, Mexiko und Bangkok, die sich untereinander je nach geografischer Zugehörigkeit die Arbeit aufteilen.

Innerhalb des Lufthansa-Konzerns ist die LGBS für administrative Dienstleistungen zuständig und fokussiert sich auf die Bereiche Finanzen, Personal, Revenue Accounting und Einkauf. Bei den Personalangelegenheiten geht es vor allem um Verwaltung, Employee Self Service, Entschädigungen, Renten und Sozialleistungen, Personalbeschaffung, Personaleinsatz und Entsendungsservice.

Die Digitalisierung der Akten ist eine grundlegende Voraussetzung für die HR-Umstrukturierung des gesamten Konzerns. Sie macht die ortsungebundene Bearbeitung erst möglich, dadurch können sämtliche HR-Prozesse zentralisiert und zugleich optimiert werden.

Ab einer gewissen Projektgröße oder -summe muss bei der Lufthansa eine Ausschreibung erfolgen. Zusammen mit dem Softwarelieferanten Aconso hat der Geschäftsbereich Industry Solutions der Lufthansa Systems ein Angebot erarbeitet und aufgrund der Transparenz des Cloud-Mietmodells sowie des fundierten Sicherheitskonzepts der digitalen Personalakte den Zuschlag erhalten. Ausschlaggebend war auch, dass sich die sensiblen Personaldokumente in einem Rechenzentrum in Deutschland befinden und damit dem strengen deutschen Datenschutzrecht unterliegen. Durch diese umfassenden Sicherheitsmaßnahmen waren auch die Betriebsräte und Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Gesellschaften schnell von der Lösung überzeugt.

Aus Gründen der Zuverlässigkeit sind die Daten redundant gespeichert und physisch voneinander getrennt. Sollte ein Bereich ausfallen, stehen die Daten sicher in einem anderen zur Verfügung.

Die Datenübertragung zwischen Rechenzentrum und Anwender erfolgt mittels gesicherten HTTPS-Verbindungen, wie sie auch beim Onlinebanking verwendet werden. Durch ein ausgefeiltes, organisationsspezifisches Berechtigungskonzept sowie eine sichere Identifikation und Autorisierung der Benutzer ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen den Zugriff auf die jeweiligen Personaldokumente erhalten. Zusätzliche Datensicherheit gibt eine Verschlüsselung der Dokumente auf dem Server im Rechenzentrum. Durch spezielle Ablageformate wird die rechts- und revisionssichere Archivierung gewährleistet, alle gespeicherten Informationen sind jederzeit wieder auffindbar, nachvollziehbar und unveränderbar.

Anwenderfreundlichkeit inklusive

Die Anwender sind zufrieden. Alle Personaler arbeiten mit demselben standardisierten System, die Benutzeroberfläche kann sich je nach Land, Vorgaben vom Gesetzgeber und den Unternehmensgepflogenheiten lediglich in der Registerstruktur ein wenig unterscheiden. Funktionalitäten wie das Löschen, Hinzufügen oder Suchen sind vollkommen identisch. Besonders komfortabel ist die Drag-&-Drop-Funktion, mit der sich elektronische Dokumente leicht der Akte zuführen lassen.