Die Digitalisierung ändert den HR-Job und bietet historische Chancen

Personalwirtschaft: Herr Müller, wie hoch ist der Innovationsdruck in den Personalabteilungen?

Dirk Müller: Zunächst denkt man bei Digitalisierung an die Transformation innerhalb der Wertschöpfungskette. Das bedeutet veränderte Arbeitsmodelle und höhere Geschwindigkeiten in der Umsetzung von Vorhaben. Aber auch in Bereichen mit stärkerer Support-Funktion steigt der Innovationsdruck. Häufig sind erst die IT-Abteilungen damit konfrontiert, nun folgt HR. Der Druck äußert sich darin, dass die Erwartungshaltung in Bezug auf Agilität und Flexibilität steigt. Ich sehe das durchaus positiv. So kann sich die Rolle der HR-Mitarbeiter in der Wahrnehmung stärker vom Verwalter zum Enabler verändern.

Wie muss man sich diese Rolle vorstellen?

Als Enabler beschäftigen sich HR-Mitarbeiter weniger mit den klassischen Verwaltungsaufgaben und gestalten stattdessen die digitale Transformation im Kontext der Organisation und der Unternehmenskultur. Hürden finden wir häufig in der tradierten Denk- und Arbeitsweise oder bei der Incentivierung von Innovationsfreude und Kreativität. Die Personalabteilung der Zukunft bringt Kompetenzen in den Bereichen New Work und New Leadership ein. Das ist eine historische Chance.

… die vielleicht nicht jeder ergreift.

Dann hat HR ihre Hausaufgaben nicht gemacht. CEOs sind auf der Suche nach Abteilungen und Mitarbeitern, mit denen sie gestalterisch arbeiten können. Da kommt es auf die Veränderungskompetenz der HR-Mitarbeiter an. Die Personalabteilung sollte sich entsprechend positionieren – unter Umständen ohne expliziten Auftrag. Das war und ist in vielen IT-Abteilungen nicht anders: Diese mussten sich vom Systemverwalter zum Enabler für digitale Transformation verändern. Die Rolle des CIO und seine Wahrnehmung im Unternehmen sind dabei sehr wichtig. Genau in dieser Situation befindet sich aus meiner Sicht HR und der Personalchef heute.

Wie hoch ist deren Bereitschaft zur Digitalisierung?

Das kommt darauf an, wie aufgeschlossen die Personalabteilung generell gegenüber Neuem ist. Wenn Sie über die Messe ZPE laufen, werden Sie ein Startup neben dem anderen finden, das fokussierte HR-Lösungen entwickelt. Doch man kann feststellen, dass viele Personaler noch mit der Technologie fremdeln, da oft nicht klar wird, wie der größere Kontext im Zusammenhang mit der HR- beziehungsweise der Unternehmensstrategie aussieht. Auch für HR sollte gelten, dass es nicht nur um die interne Sicht bezüglich eines Effizienzgewinns geht, sondern auch um Mehrwerte für deren Kunden – vor allem Bewerber, Mitarbeiter, Führungskräfte und Vorstand.

Wie verändert Digitalisierung die Arbeit der Personaler?

Self-Service-Portale und das Outsourcing der klassischen Personalabrechnung gibt es schon lange. Nun könnte man weitere Backoffice-Aufgaben auslagern, wie etwa das Management von Benefits oder der Altersvorsorge. Das schafft mehr Freiheiten. Diese könnten die Personaler nutzen und den Mehrwert ihrer Abteilung, etwa bei proaktiver Change-Beratung, deutlich machen. Das wäre jedenfalls mein Ansatz.

Wie gut sind Personaler auf diese Veränderungen vorbereitet?

Bei Haniel haben wir eine interne Fortbildungsakademie für alle Mitarbeiter und Führungskräfte. Auch für Thema Digital Transformation gibt es Programme. Das fängt bei den Basics an: Wie funktionieren digitale Geschäftsmodelle? Welche Plattformen gibt es? Wie werden sie skaliert? Es gibt Design Thinking for Beginners und vieles mehr. Die Mitarbeiter lernen, dass das keine Esoterik ist, sondern dass moderne Geschäftsmodelle genau auf diese Weise entstehen und funktionieren. Wir bieten Leadership-Programme und jährliche Management-Konferenzen zu dem Thema. Selbstverständlich nehmen auch HR-Manager daran teil. Schließlich dreht sich am Ende des Tages vieles um Menschen und Leadership. 

Wie und von wem können Personaler unterstützt werden?

Schacht One beispielsweise dient als Anschauungsobjekt. Dort kann man wie im Labor einiges ausprobieren. Es ist ein Paradebeispiel für New Work und die tolle Location fördert die Kreativität. Bei uns kann man neue Themen ausprobieren und schauen, wie die Anforderungen einer neuen Workforce sich mit den traditionellen Werten eines Familienunternehmens vereinbaren lassen. Auch der Einsatz neuer Tools ist aufgrund der überschaubaren Mitarbeiteranzahl leichter möglich.

Können Sie ein Beispiel für ein solches Tool nennen?

Wir haben bei Schacht One ein bewerberzentriertes Recruiting- Tool eingeführt, das die Holding nun ebenfalls übernehmen wird. Hier hat ein Startup den Recruiting-Ansatz neu gedacht, um es dem Bewerber im Sinne eines Kunden so einfach wie möglich zu machen. Häufig will man vom Bewerber zu viel wissen. Selbst wenn er seinen Lebenslauf bereits hochgeladen hat, muss er alles nochmal in ein Formular tippen. Der neue Ansatz ist interaktiv. Der Bewerber wird nicht mit vielen Formularfeldern gelöchert, sondern ihm werden ein paar smarte Fragen gestellt und der Kandidat kann seine Bewerbung mit seinem Linkedin- oder Facebook- Profil verbinden. Danach wird der Prozess sehr zügig bearbeitet. Das kann durchaus stressig sein, wenn man es mit der Interaktivität ernst meint, denn die Bewerber wollen keine Woche auf eine Antwort warten, sondern erwarten kurze Response-Zeiten.

Wie lassen sich Smarter Analytics einsetzen – etwa im Bewerbungsprozess?

Im Moment werden wahrscheinlich wenig Smart Analytics für HR-Prozesse eingesetzt, aber Vorschläge durch KI werden kommen. Es ist wichtig, dass auch weiterhin Menschen die Entscheidungen treffen, aber Algorithmen könnten Talente nach oben spülen, die man bisher nicht auf dem Schirm hatte. Wer nur zehn Bewerber hat, braucht keine Analysetools, aber bei 1000 Bewerbern braucht man smarte Portfoliobildungsalgorithmen. Bisher wurden Informationen nur quantitativ ausgewertet. Neu sind Learning- Algorithmen, die qualitative Informationen so auswerten, dass die Einschätzung leichter fällt. Wer durchs Raster fällt, entscheidet die KI nach ihrem Bauchgefühl.

Ein Algorithmus mit Bauchgefühl?

Ja natürlich. Intuition basiert auf Erfahrungen. Das macht der Mensch nicht anders als die Maschine. Ein stumpfer Algorithmus befolgt nur Regeln, aber es gibt komplexe Algorithmen, die Erfahrungen abbilden. Das ist der Unterschied zwischen den früheren Expertensystemen und dem heutigen Machine Learning. Und das ist beispielsweise der Unterschied zwischen den regelbasierten Schachcomputern, die lediglich alle möglichen Züge und Partien gespeichert hatten, und Googles Alpha Go-Algorithmus für das Spiel Go. Ein Spiel, das sehr stark auf Erfahrung beruht, da es zu viele Möglichkeiten für einen regelbasierten Ansatz gibt. Der Algorithmus wurde trainiert und hat durch Spiele gegen sich selbst immer mehr dazugelernt. Keiner weiß, warum Alpha Go welche Züge macht, aber das System ist nicht mehr zu schlagen.

Public Keynote von Dirk Müller auf der ZPE: „Digitale Transformation bei Haniel – ein Bericht aus der Praxis“, 13.9.2018, 12.00 bis 13.30 Uhr, Forum 1, Halle 2.1.

Personaler spielen aber kein Go, sondern suchen nach passenden Kandidaten. Wie lässt sich das sicherstellen?

Das hängt davon ab, wie das System trainiert wird. Eine Maschine hat viele Vorteile: Sie agiert faktenorientiert, rational statt emotional, hat keine Vorurteile und lässt sich weder durch einen Namen noch durch ein Bild beeinflussen. Außer man trainiert sie entsprechend. Man gibt einem lernenden System vor, wie die letzten 500 oder 1000 Einstellungen durch HR-Mitarbeiter erfolgt sind. Wurden bisher kaum Frauen eingestellt, wird auch die Maschine vor allem Männer vorschlagen.

Heißt das, wenn bislang nur Müller, Meier, Schulze eingestellt wurden, würde das System ausländische Namen aussortieren?

Wenn ausländische Namen bisher abgelehnt wurden, wird die KI diese ebenfalls vermehrt ablehnen. Aus diesem Grund sollte man ein besonders großes, ausgewogenes Test-Sample haben – also nicht nur die Einstellungskriterien des eigenen Unternehmens berücksichtigen. Es ist natürlich schwer, an diese Informationen zu kommen – vielleicht die Idee für ein neues Startup?

Wird es irgendwann einen Roboter geben, der ohne menschliches Zutun Vorstellungsgespräche führt und neue Mitarbeiter einstellt?

Würden Sie sich da bewerben? Ich nicht. Bewerber muss man als Kunden begreifen und ihnen helfen, sich mit wenig Aufwand über das Unternehmen zu informieren. Im Trend sind Chatbots: Bewerber können frei formulierte Fragen stellen und werden zu den richtigen Ansprechpartnern oder Jobangeboten geleitet. Ein weiterer – durchaus umstrittener – Trend sind Voice-Recognition-Systeme, die über eine Stimmanalyse feststellen, ob jemand aufgeregt ist oder ob Fragen eher unangenehm in der Beantwortung sind. Kurz: KI unterstützt die persönliche Einschätzung und die Wahrnehmung des HR-Experten, aber ich hoffe, man wird nie mit einem Roboter ein Einstellungsgespräch führen müssen.

Welche Rolle spielen Smart Analytics in Mitarbeitergesprächen?

Mitarbeitergespräche erfolgen persönlich von Mensch zu Mensch, aber Smart Analytics können die Vorbereitung erleichtern. Neben der Analyse der bisherigen Leistungen könnte KI Prognosen abgeben – etwa ob das Verhalten eines Mitarbeiters einen Burnout ankündigt oder eine Kündigung zu erwarten ist. Oder die KI schlägt passende Fortbildungen vor. Bei Kunden ist die Vorhersage einfacher: Ihr Verhalten kann man über die Bestellhistorie und Reklamationen messen und ihr künftiges Kaufverhalten voraussagen. Aber Mitarbeiter so zu interpretieren, dass man ihr Verhalten prognostizieren kann, ist noch Zukunftsmusik und wahrscheinlich mit der deutschen Mitbestimmung nicht zu vereinbaren. Finde ich persönlich in meiner Rolle als Führungskraft aber auch nicht schlimm. Denn für irgendwas muss ich ja auch noch gut sein.

Lassen sich durch KI Personalmitarbeiter einsparen?

Oder verlagern sich nur die Tätigkeiten? Eine derzeit sehr hitzige Debatte über die Zukunft von Wissensarbeit. Ich denke, man sollte Mitarbeiter nicht entlassen, sondern Jobs in werthaltigere Tätigkeiten überführen. Grundsätzlich gilt aber: Je repetitiver und recherchelastiger Jobs sind, desto eher können diese durch Algorithmen ersetzt werden. Das gilt nicht nur für den Personalbereich, sondern für viele Berufe, auf die diese Beschreibung zutrifft, etwa Finanzbuchhaltung, Steuerberatung oder Abschlussprüfung.

Kann KI in Unternehmen jeder Größe eingesetzt werden – oder lohnt sich das nur für Konzerne mit den entsprechenden Ressourcen?

KI ist nicht gleich KI, das ist ein breites Feld. Ob Recruiting oder Talent Management – in viele HR-Werkzeuge werden KI-Algorithmen zur Entscheidungsunterstützung einziehen. Aber wer nur wenige Bewerbungen bekommt, für den macht die Einführung von KI im Recruiting kaum Sinn. Es ist eine Kosten-Nutzen-Abwägung, ob der Einsatz Effizienzen hebt, die Entscheidungsfindung beschleunigt oder die Interaktion mit internen wie externen Kunden verbessert. Das kann auch für Mittelständler lohnend sein. Zumal moderne Werkzeuge dank vieler Startup-Lösungen finanziell keine große Hürde mehr darstellen sollten.