Elektronische Zeit- und Zutrittssysteme stehen an einem Wendepunkt: Sie werden immer mehr von der operativen Pflichtlösung zum strategischen Steuerungsinstrument. Erfolgsfaktoren für HR, IT und Mitbestimmung.

Gesetzliche Vorgaben erhöhen den Handlungsdruck deutlich, zugleich erschweren wirtschaftliche Unsicherheiten, Fachkräftemangel und historisch gewachsene IT-Strukturen schnelle Entscheidungen. Der Round Table der Personalwirtschaft mit Experten der Zeit- und Zutrittsbranche zeigt, wie unterschiedlich Unternehmen auf diese Gemengelage reagieren – und warum Zeit- und Zutrittssysteme zunehmend nicht mehr nur als operative Pflichtlösungen verstanden werden, sondern als Teil einer strategischen Steuerungsdebatte im HR- und IT-Kontext. 

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Für ausgewählte Themen lädt die Personalwirtschaft Fachleute zu einem Round Table. Die Expertenrunde diskutierte Trends im Bereich von Zeit- und Zutrittslösungen sowie Workforce Management, moderiert von Sven Frost, Redakteur der Personalwirtschaft.

Der Round Table wurde unterstützt von:
– dormakaba
– Interflex Datensysteme
– Atoria – the people software
– Timesys
– ISGUS
– GFOS

Arbeitszeiterfassung: Umsetzung zwischen Pflicht und Praxis 

Die Diskussion zeigte, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zwar grundsätzlich akzeptiert ist, ihre Umsetzung in der Praxis jedoch sehr unterschiedlich erfolgt. Während größere Unternehmen vielfach bereits über etablierte Systeme verfügen und sich heute eher mit Modernisierung, Integration oder Ablösung bestehender Lösungen beschäftigen, zeigt sich insbesondere im Mittelstand ein breites Spektrum an Reaktionen. Dieses reicht von ersten Einführungsprojekten über pragmatische Übergangslösungen bis hin zu bewusstem Abwarten. 

Einigkeit bestand darin, dass manuelle oder teilmanuelle Verfahren langfristig keine tragfähige Lösung darstellen würden. Dennoch sei die Excel-basierte Zeiterfassung trotz bekannter Defizite in Bezug auf Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz weiterhin verbreitet – teilweise aus Kostengründen, teilweise aus organisatorischer Trägheit, teilweise auch aus der Hoffnung heraus, regulatorische Anforderungen möglichst lange hinauszögern zu können. Die Regulierung wirke damit weniger als gleichmäßiger Beschleuniger, sondern verstärke bestehende Unterschiede zwischen Unternehmensgrößen, Branchen und Führungskulturen, waren sich die Teilnehmer einig. Hinzu komme, dass viele Unternehmen zwar formell Handlungsbedarf erkennen, die Auswirkungen auf Prozesse, Führung und IT-Architektur jedoch erst zeitverzögert realisieren würden.

Zeitwirtschaft: Investitionsdruck und Effizienzpotenziale

Eng mit der regulatorischen Frage verknüpft ist die wirtschaftliche Situation vieler Unternehmen. Investitionen würden derzeit besonders kritisch geprüft, Budgets stünden unter Druck, Projekte werden priorisiert oder zeitlich gestreckt, so der Tenor der Runde. In der Praxis führe dies häufig dazu, dass zunächst nur das umgesetzt wird, was als zwingend notwendig gilt, während strategisch weitergehende Vorhaben zurückgestellt werden. 

Gleichzeitig zeige sich ein Perspektivwechsel: Zeitwirtschaft werde zunehmend nicht mehr ausschließlich als Kostenfaktor, sondern als Instrument zur Effizienzsteigerung und zur Stabilisierung zentraler HR- und Abrechnungsprozesse betrachtet. Automatisierte Zuschlagsberechnungen, reduzierte manuelle Nacharbeit, geringere Fehlerquoten und eine höhere Datenqualität wurden in der Runde als zentrale Argumente genannt, um Investitionen auch unter wirtschaftlichem Druck zu rechtfertigen. Zeitwirtschaft wird damit stärker zu einem Thema, das zwischen HR, IT und Geschäftsführung übersetzt werden muss – mit belastbaren betriebswirtschaftlichen Argumenten und realistischen Erwartungen an Aufwand und Nutzen.

Investitionsargumente für moderne Zeitwirtschaftssysteme

• Automatisierte Zuschlagsberechnung
• Reduzierte manuelle Nacharbeit
• Geringere Fehlerquoten
• Höhere Datenqualität
• Stabilisierung von Payroll-Prozessen
• Transparente Personalkosten

„Excelbasierte Zeiterfassung ist weder rechtskonform noch wirklich nachvollziehbar und führt in der Praxis eher zu Chaos als zu Klarheit.“

Wolfgang Blender, Produktmanager Markt, dormakaba Deutschland GmbH

Integration in HR und Payroll 

Ein weiteres zentrales Thema des Round Tables war die Systemintegration. Viele Unternehmen würden über Zeit- oder Zutrittslösungen verfügen, die isoliert eingeführt wurden und nur begrenzt in bestehende HR-, Payroll- oder ERP-Systeme eingebunden seien. Gerade im Mittelstand würden solche Lösungen häufig pragmatisch implementiert, um kurzfristige Anforderungen zu erfüllen oder regulatorische Pflichten abzudecken. 

In der Praxis zeige sich jedoch, dass fehlende Integration langfristig zu erheblichem Mehraufwand führe. Zeitdaten müssten manuell nachbearbeitet, korrigiert oder übertragen werden, Medienbrüche entstünden, Verantwortlichkeiten blieben unklar. Probleme, waren sich die Round-Table-Teilnehmer einig würden häufig erst im laufenden Betrieb sichtbar – etwa dann, wenn Volumina steigen, Sonderfälle zunehmen oder personelle Wechsel stattfinden würden.  

Hinzu komme, dass Integrationsprojekte oft nicht eindeutig verortet sind: Während HR die fachliche Verantwortung trage, lägen technische Entscheidungen bei der IT, operative Konsequenzen wiederum bei der Abrechnung. Fehle hier eine übergreifende Steuerung, entstünden Lösungen, die formal zwar funktionieren, im Alltag jedoch dauerhaft Reibungsverluste erzeugen würden. Zeit- und Zutrittsdaten würde ihren vollen Wert erst dann, wenn sie als durchgängige Prozesskette genutzt würden – von der Erfassung über die Bewertung bis hin zur Entgeltabrechnung. 

„Die Herausforderung besteht darin, komplexe Arbeitszeitmodelle so abzubilden, dass sie für alle intuitiv und mühelos nutzbar bleiben.“

Manuel Förster, Product Manager, Interflex Datensysteme GmbH

Transparenz und Mitbestimmung als kritische Erfolgsfaktoren 

Ein wesentlicher Teil der Diskussion widmete sich der Akzeptanz von Zeit- und Zutrittslösungen bei den Mitarbeitenden. Einigkeit bestand darin, dass Zeitwirtschaftssysteme nur dann nachhaltig funktionieren, wenn sie nicht als Kontrollinstrument wahrgenommen würden. Transparenz, einfache Bedienbarkeit und Self-Services seien zentrale Voraussetzungen, um Vertrauen aufzubauen. 

Mitarbeitende würden insbesondere dann profitieren, wenn sie jederzeit Einblick in ihre Arbeitszeiten hätten, Abweichungen nachvollziehen könnten und verstünden, wie ihre Daten verarbeitet würden. Gerade im Kontext von Homeoffice, flexiblen Arbeitszeiten und hybriden Arbeitsmodellen gewinne dieser Aspekt weiter an Bedeutung. Gleichzeitig wurde deutlich, dass Akzeptanzprobleme häufig weniger technischer Natur seien, sondern aus der Unternehmenskultur oder aus früheren Konflikten resultieren würden. 

In diesem Zusammenhang komme der Mitbestimmung eine besondere Rolle zu. Zeit- und Zutrittssysteme sind mitbestimmungspflichtig, was in der Praxis sowohl Herausforderung als auch Chance darstelle. Während einige Unternehmen die Beteiligung des Betriebsrats als Verzögerung empfänden, sähen andere darin einen wichtigen Stabilitätsfaktor, um Regelungen transparent, fair und dauerhaft tragfähig zu gestalten.

„Integrierte Zeit- und HR-Lösungen schaffen nicht nur Compliance, sondern stärken auch die Arbeitgeberattraktivität.“

Rainer Füess, Vice President Marketing, Atoria – the people software GmbH

Biometrische Zeiterfassung: Einsatzgrenzen und Datenschutz 

Auch biometrische Verfahren wurden beim Round Table diskutiert, jedoch mit einer klaren Einordnung. Für den breiten Einsatz in der Zeiterfassung würden sie kaum eine Rolle spielen, so der Tenor der Teilnehmenden. Datenschutzrechtliche Anforderungen, Mitbestimmung und Akzeptanz würden hier enge Grenzen setzen. Biometrie werde vielmehr als Speziallösung für klar abgegrenzte Hochsicherheitsbereiche gesehen, nicht als Standardinstrument im Arbeitsalltag. 

Die Diskussion verdeutlicht exemplarisch, dass technisch Machbares nicht automatisch organisatorisch sinnvoll ist. Zeit- und Zutrittssysteme müssen sich am betrieblichen Alltag, an rechtlichen Rahmenbedingungen und an der Akzeptanz der Mitarbeitenden orientieren.

„Isolierte und schnell eingeführte Zeiterfassungssysteme wirken zunächst einfach und hilfreich, verursachen im Betrieb jedoch erheblichen personellen Zusatzaufwand.“

Peter Heim, Geschäftsführer, Timesys GmbH

KI in der Zeitwirtschaft praxisnah nutzen 

Beim Thema Künstliche Intelligenz zeigte sich in der Runde eine deutlich nüchternere Haltung als noch vor wenigen Jahren. Der anfängliche Erwartungsdruck, KI müsse kurzfristig umfassende Lösungen liefern, ist einer realistischeren Einschätzung dessen gewichen, was heute bereits sinnvoll möglich ist.

KI werde dort eingesetzt oder erprobt, wo sie konkrete Mehrwerte liefere – etwa bei Prognosen in der Personaleinsatzplanung, bei der Analyse großer Datenmengen oder bei der Erkennung von Auffälligkeiten in Zeit- und Planungsdaten. Gleichzeitig verwiesen die Teilnehmenden auf regulatorische Anforderungen, Datenschutz und den EU AI Act als zentrale Rahmenbedingungen. Viele Initiativen befänden sich daher noch in Pilot- oder Aufbauphasen. KI werde nicht als Selbstzweck verstanden, sondern als Werkzeug, das klare Anwendungsfälle, saubere Daten und belastbare Strukturen benötige.

Praxisnahe Einsatzbereiche:

• Prognosen in der Personaleinsatzplanung
• Analyse großer Zeitdatenmengen
• Erkennung von Anomalien
• Optimierung von Schichtmodellen

Rahmenbedingungen:

• Datenschutz
• EU AI Act
• Saubere Datenbasis
• Pilotprojekte statt flächendeckender Einführung

„Transparenz ist der ent- scheidende Faktor, damit Mitarbeitende Zeiterfassung positiv annehmen.“

Volker Neipp Vertriebsleitung, ISGUS GmbH

Cloud-Migration als strategisches Transformationsprojekt

Zum Abschluss diskutierten die Experten noch das Thema Cloud. Die Erfahrungen der Teilnehmenden unterschieden sich dabei, je nach Unternehmensgröße. Während kleinere Unternehmen oft vergleichsweise reibungslos migrieren, erweise sich der Wechsel bei großen Organisationen als deutlich komplexer. Die Ursache seien weniger technische Aspekte als historisch gewachsene Sonderlösungen, individuelle Anpassungen und bestehende Abhängigkeiten innerhalb der IT-Landschaft.

Cloud-Migration werde daher zunehmend als strategisches Transformationsprojekt verstanden. Sie erfordere Standardisierung, Priorisierung und Veränderungsbereitschaft – und lasse sich nicht allein als Infrastrukturthema betrachten. 

„Zeitwirtschaft rechnet sich dann, wenn sie mehr kann als nur Kommen und Gehen zu erfassen.“

Reinhold Roth, Senior Sales Manager, GFOS mbH

Schrittweise Entwicklung statt radikaler Brüche 

Der diesjährige Round Table der Branchenexperten aus dem Bereich Zeit und Zutritt zeigte deutlich: Zeit- und Zutrittssysteme entwickeln sich vom reinen Pflichtinstrument hin zu einer strategischen Steuerungsbasis. Unternehmen bewegen sich dabei im Spannungsfeld von regulatorischem Druck, wirtschaftlicher Vorsicht und technologischen Möglichkeiten.  

Erfolgreich sind vor allem jene Organisationen, die Integration, Akzeptanz und Zukunftsfähigkeit gemeinsam denken – pragmatisch, schrittweise und mit klarem Blick auf ihren eigenen Reifegrad sowie die tatsächlichen Anforderungen ihres betrieblichen Alltags.

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Learnings

1. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist anerkannt, wird jedoch je nach Unternehmensgröße und Reifegrad sehr unterschiedlich umgesetzt.
2. Manuelle Lösungen sind weit verbreitet, bieten aber weder langfristige Rechtssicherheit noch Prozessstabilität.
3. Zeit- und Zutrittssysteme werden zunehmend als strategische Instrumente verstanden, nicht nur als gesetzliche Pflicht.
4. Fehlende Integration zwischen Zeitwirtschaft, HR und Payroll führt im Betrieb zu erheblichen Reibungsverlusten.
5. Technologische Trends wie KI oder Biometrie spielen eine Rolle, müssen aber realistisch und kontextbezogen bewertet werden.

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Lese- und Hörtipps der Experten

Wolfgang Blender:

• Podcasts: Spiegel – „Die Lage“, Spiegel – „Shortcut“, „TechTalk“ Computerwoche, wechselnde Podcasts zu den Themen Cybersecurity und Sicherheit allgemein
• Buch: „The Big Five for Life“ von John Strelecky

Manuel Förster:

• Podcast: „The Product Experience”

Rainer Füess:

• Blog: „Beyond Buzzwords“

Peter Heim:

• Podcast: „Eye On AI“ von Craig S. Smith

Volker Neipp:

• Podcast: HR Weekly – der Business Podcast für innovatives People Management

Reinhold Roth:

• Buch: „Wundermittel 4-Tage-Woche? Chancen, Risiken, Grenzen und flexible Alternativen“ von Guido Zander

Wie verändert Künstliche Intelligenz das HR-Outsourcing? Experten und Expertinnen zeigen Chancen und Risiken für Personalabteilungen auf.

HR-Outsourcing ist längst kein Nischenthema mehr – es hat sich zu einem festen Bestandteil moderner Unternehmensstrategien entwickelt. Während die Auftragslage stabil bleibt und viele Anbieter von einem soliden Wachstum berichten, stehen die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zunehmend unter Druck: steigende Kosten, Fachkräftemangel und der Ruf nach flexibleren, digitalen Lösungen sind die neuen Prämissen eines sich verändernden Marktes. Wie viel Gestaltungsspielraum bleibt, wenn Outsourcing nicht nur Effizienz, sondern auch Innovation liefern soll? Die Diskussion zeigt: Outsourcing ist mehr als ein Werkzeug – es ist ein Spiegel der Transformation, die HR-Abteilungen durchlaufen. 

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Infos zum Round Table 

Für ausgewählte aktuelle Themen lädt die Personalwirtschaft Experten und Expertinnen zu einem Round Table ein, um mit ihnen aktuelle Trends und Entwicklungen zu diskutieren. Die Outsourcing-Expertenrunde wurde von Sven Frost, Redakteur der Personalwirtschaft, moderiert.

Der Round Table wurde unterstützt von:
– ADP Employer Services 
– SP Data
– VEDA 
– VRG 

KI im HR-Outsourcing: Effizienz trifft Verantwortung 

Kaum ein Thema prägt die HR-Debatte derzeit so stark wie Künstliche Intelligenz. Für Outsourcing-Dienstleister bedeutet KI nicht nur Automatisierung, sondern auch die Chance, Beratungsqualität und Geschwindigkeit neu zu definieren. Sie hat sich im Outsourcing vom Schlagwort zum echten Produktivitätsfaktor entwickelt. Laut aktuellen Studien setzt bereits die Mehrheit der Personalabteilungen KI-gestützte Tools ein – vor allem im Recruiting, bei der Gehaltsabrechnung und in der Datenanalyse. Outsourcer stehen dabei vor der Aufgabe, nicht nur technische Lösungen bereitzustellen, sondern auch Governance und ethische Leitplanken zu etablieren. 

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Quelle zur Verbreitung von KI in Personalabteilungen: „Mehr als die Hälfte der Unternehmen nutzt bereits KI, vor allem in Form generischer Tools wie ChatGPT (63 Prozent)“, Studie von Abacus Umantis, F.A.Z. Business Media | research, Personalwirtschaft

„KI ist längst mehr als ein Experimentierfeld – sie verändert die DNA des HR-Outsourcings. Wer heute Prozesse auslagert, erwartet nicht nur Effizienz, sondern intelligentere Unterstützung. KI ist branchenabhängig zu sehen und begegnet uns zum Beispiel häufig in der Defense-, Health-, in der Finanz-Industrie oder im Public Sector“, sagte Raphaele Rose, Head of Sales & Marketing bei VEDA. 

Gleichzeitig warnte Rose davor, den Bereich AI-Leadership zu unterschätzen, in dem sie weiterhin deutliche Defizite sieht. Viele Mitarbeitende nutzten Tools wie ChatGPT bereits heute zur effizienteren Erledigung ihrer Aufgaben – jedoch fehle in den meisten Organisationen eine durchgängige AI-Strategie, die den Umgang mit solchen Anwendungen entlang klarer Governance-Regeln und gesetzlicher Anforderungen vorgibt. „Zudem werden Funktionen in der Praxis regelmäßig fälschlich als KI klassifiziert“, kritisierte Rose.

„KI ist längst mehr als ein Experimentierfeld – sie verändert die DNA des HR-Outsourcings.“

Raphaele Rose, Head of Sales & Marketing, VEDA

Bei der Dokumentenklassifizierung oder Lohnarten-Zuordnung werde oft vergessen, dass viele HR-Systeme regelbasiert arbeiten und sehr gute Standards anböten, bemängelte Rose. „Echte KI nutzt Trainingsdaten, um Muster zu erkennen und Modelle anzupassen. Regelwerke dagegen sind deterministisch – und seit Jahren Standard.“ Deshalb forderte sie: „Nicht jede Funktion sollte als KI vermarktet werden.“ 

Während Raphaele Rose vor allem die Grenzen zwischen KI und klassischen Regelwerken herausarbeitete, griff Sebastian Vornweg diesen Gedanken auf und zeigte anhand praktischer Beispiele, wie Automatisierung im HR-Alltag funktioniert. Auch für Vornweg ist die Automatisierung von Prozessen nicht gleichbedeutend mit KI-Einsatz. Der Vertriebsleiter der VRG HR verwies dabei unter anderem auf die komplexen Anforderungen der sogenannten A1-Bescheinigung. Diese regelt die Doppelbesteuerung im Fall von Auslandseinsätzen. „Hier standen wir vor der Herausforderung, einen extrem aufwendigen manuellen Prozess zumindest zu teilautomatisieren“, erinnerte er sich. „Bei dem, was wir an Automatisierungsgrad erreicht haben, will ich zwar noch nicht von KI sprechen, es sind aber sehr stark automatisierte Prozessabfolgen.“  

Künstliche Intelligenz ist stark nachgefragt 

Alexander Marzen, Senior Director und Head of Operations bei ADP, weitete die Diskussion aus und erklärte, wie stark inzwischen auch die Kunden nach konkreten KI-Lösungen fragen. So würden sich Personalabteilungen im Rahmen der Diskussion um den Einsatz von KI immer wieder erkundigen, wie die Dienstleister Künstliche Intelligenz im eigenen Unternehmen einsetzen. Nicht zuletzt, um sich mit Informationen und Impulsen für ihren eigenen Inhouse-KI-Einsatz zu versorgen. „Uns begegnet das Thema KI stets auf zwei Ebenen. Auf der einen Ebene fragen uns die Kunden danach, wie und wo wir die KI selbst einsetzen und wie wir sie in unsere eigenen Produkte einbauen. Auf der anderen Seite wollen sie wissen, wie wir sie intern in unsere Services und Dienstleistungen einbringen, um diese weiter zu verbessern.“  

SP_Data ist laut Diane Missweit bereits bestens auf die neuen Anforderungen vorbereitet. Sie sieht in der KI einen wichtigen Zukunftsfaktor: „Wir beobachten den Markt sehr genau und prüfen, wie Künstliche Intelligenz unsere Prozesse und damit den Mehrwert für unsere Kunden weiter steigern kann.“ Obwohl Kunden nach ihrer Beobachtung bislang selten aktiv nach KI-Lösungen fragen, erkennt Missweit eine zunehmende Offenheit für innovative Technologien: „Viele Unternehmen haben Lust, sich mit modernen Tools auseinanderzusetzen – oft fehlt jedoch noch das passende Einsatzszenario oder Vertrauen in die Systeme.“ Wichtig sei, dass jede technologiegetriebene Neuerung immer im Sinne der individuellen Kundenbedürfnisse ausgewählt und eingeführt werde. „Unsere Erfahrung zeigt: KI kann eine großartige Möglichkeit sein, unsere Prozesse effizienter und kundenorientierter zu gestalten, sofern sie gut auf die konkrete Situation abgestimmt ist.“ 

KI-Chancen vs. KI-Grenzen im HR-Outsourcing

Datenschutz und Vertrauen sind längst keine Randthemen mehr, sondern zentrale Voraussetzungen für erfolgreiches HR-Outsourcing. Mit dem Aufkommen von Künstlicher Intelligenz und der Regulierung durch den European AI Act verschärfen sich die Anforderungen zusätzlich. KI-Systeme versprechen Effizienzgewinne – etwa bei der Bewerberauswahl oder der Analyse von Mitarbeiterdaten –, bergen aber zugleich Risiken wie Diskriminierung, Intransparenz oder Datenmissbrauch. Kunden reagieren zunehmend sensibel auf diese Spannungsfelder und verlangen klare Regeln, belastbare Nachweise und transparente Verfahren. Für Dienstleister bedeutet das: Vertrauen muss nicht nur aufgebaut, sondern dokumentiert und belegt werden.  

„Unabhängig von der Diskussion um KI ist der Schutzbedarf der Kunden für die uns anvertrauten Daten sehr hoch und zentraler Dreh- und Angelpunkt für die Erbringung unserer Dienstleistung“, bestätigte Alexander Marzen. „Auch beim KI-Einsatz im Rahmen unserer Dienstleistungen gelten selbstverständlich dieselben Sicherheitsmaßnahmen wie bei allen anderen uns anvertrauten Daten und Prozessen.“

„Datenschutz ist heute zentraler Dreh- und
Angelpunkt – Vertrauen wird zur Eintrittskarte
ins Outsourcing.“

Alexander Marzen, Senior Director & Head of Operations, ADP Employer Services

Verglichen mit früheren Ausschreibungsprozessen müssten heute jedoch umfangreichere Fragenkataloge ausgefüllt und entsprechende Zertifikate vorgelegt werden, die sich rein um den Datenschutz drehen. Marzen führte die gestiegenen Anforderungen auf den angewachsenen Erfahrungsschatz der Kunden zurück, sieht darin aber auch eine Chance, sich als Dienstleister im HR-Umfeld profilieren und vom Wettbewerb abgrenzen zu können. 

Qualität und Effizienz beim HR-Outsourcing

Während Marzen den Fokus auf Sicherheit und Nachweise legte, rückte Sebastian Vornweg eine andere Frage ins Zentrum: Lohnt sich der Einsatz von KI für den Kunden überhaupt – und wenn ja, wie lässt sich der Nutzen messen? „Im Hinblick auf das Kundenverhalten beim KI-Einsatz steht für diese nach wie vor die Kosten-Nutzen-Frage im Vordergrund“, erklärte er. Der Kunde frage zunächst, was ihm das bringe, und welche Vorteile der KI-Einsatz habe. „Aber der zweite oder dritte Blick richtet sich dann auf die Fragen wie Qualität der Abrechnung und Effizienz des KI-Einsatzes, oder sie fragen nach dem Prozentsatz fehlerhafter Abrechnungen. Qualität und Effizienz sind nach wie die Faktoren, für die der Kunde am Ende des Tages zahlt.“ Letztlich seien viele Entwicklungen in der KI auch auf den Fachkräftemangel in bestimmten Bereichen zurückzuführen. 

Vornweg betonte, dass die Kunden den Wert von KI vor allem an Effizienz und Qualität festmachen würden. Doch damit diese Vorteile nicht im luftleeren Raum stünden, brauche es klare Strukturen und verbindliche Regeln. Genau hier setzte Raphaele Rose an: „Setzen Unternehmen KI ein, müssen sie sich rechtlich und organisatorisch absichern. Am effektivsten gelingt das über klar strukturierte Schulungen“, unterstrich sie. „Am besten werden diese digital über ein Learning-Management-System organisiert, unterstützt durch KI-generierte Lernpfade und eine anschließende, sauber dokumentierte Kontrolle im HR-System.“  

Strategische Neuausrichtung der Kunden­zusammenarbeit 

Zu der Frage, ob die aktuelle Entwicklung grundsätzlich Einfluss auf die Art der Zusammenarbeit mit den Kunden habe, erklärte Vornweg: „Das richtet sich nach dem Bedarf der Kunden und kann vom Interim Management über den Fachkräftemangel bis zu juristischen Fragen und anderen Anforderungen reichen. Der Kunde kommt dann, auch kurzfristig, auf uns zu und beauftragt die VRG je nach Bedarf mit dem Application Management oder dem Full Service.“

„Für Kunden steht beim KI-Einsatz die Kosten- Nutzen-Frage im Vordergrund, Qualität und Effizienz sind ausschlaggebend.“

Sebastian Vornweg, Head of Sales, VRG

Was Vornweg als unmittelbare Reaktion auf Kundenbedarfe und Marktveränderungen beschrieb – vom Fachkräftemangel bis zur Cloud-Transformation –, öffnete den Blick für eine strategische Frage: Wie sieht die Zusammenarbeit in Zukunft aus? Alexander Marzen betonte, dass es nicht nur um aktuelle Projekte gehe, sondern um langfristige Modelle, die Kommunikation, Daten-Mehrwerte und Prozessgestaltung neu denken. „Wir denken intensiv darüber nach, wie unsere Dienstleistungen, die Anforderungen an diese und an unsere Software in drei oder fünf Jahren aussehen werden.“ Drei Themenfelder habe man dafür identifiziert. „Das eine ist Interaktion und Kommunikation, das zweite dreht sich darum, wie wir für unsere Ansprechpartner aus den Daten Mehrwerte generieren, zum Beispiel in Form von Reports, Analysen und Analytics. Beim dritten Thema geht es um die Umsetzung und Durchführung von Prozessen.“ 

Zurzeit sei man dabei, für diese Themenblöcke Antworten zu finden und Lösungsangebote zu konzipieren. Dabei sei vor allem der Umgang mit zukünftigen Ansprechpartnern, beispielsweise der Gen Z, die noch erfahrener mit den neuen Technologien umgehen könne, wichtig. Selbstverständlich spiele die KI bei all diesen Themen künftig eine zentrale Rolle. „KI wird aber für uns immer eine unterstützende Komponente sein, die auch Prozesse automatisiert anstoßen und erledigen kann. Finale Entscheidungen wird aus unserer Perspektive jedoch immer der Mensch treffen“, so Marzen. 

HR-Outsourcing-Modelle im Wandel 

Während Marzen die Zukunftsfähigkeit von Dienstleistungen und den Einsatz von KI als unterstützende Komponente betonte, rückte Diane Missweit die konkrete Nachfrage der Kunden in den Vordergrund. „Die Kundenwünsche gehen klar in die Richtung Full BPO. Durch den engen Austausch mit unseren Kunden gelingt es uns aber auch, deren individuelle Anforderungen und Wünsche optimal umzusetzen. Das schafft Vertrauen und ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen.“ Bei Payroll-Outsourcing-Kunden schätzt Missweit die klare Kommunikation und gegenseitige Abstimmung: „Hier entstehen echte Schnittmengen, die Prozesse effizienter machen und von denen beide Seiten profitieren.“  

Die Diskussion zeigt: Neue Modelle im HR-Outsourcing entstehen aus der Balance von Flexibilität, Vertrauen und Technologie. Kunden erwarten heute nicht nur effiziente Prozesse, sondern auch klare Sicherheitskonzepte und maßgeschneiderte Lösungen. KI spielt dabei eine wachsende Rolle – als Werkzeug zur Automatisierung und Qualitätssicherung, jedoch stets eingebettet in eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, bei der der Mensch die entscheidenden Weichen stellt. 

Wo liegen die Daten?

Zwar gelten die Cloud und damit einhergehende Fragen zum Datenzugriff eigentlich als geklärt. Dennoch beschäftigen genau diese Themen viele Outsourcing-Kunden weiterhin, haben die Teilnehmenden des Round Tables beobachtet. Denn dort zählt nicht nur die Qualität der Prozesse, sondern auch der Standort der Rechenzentren. Kunden erwarten jederzeit sicheren Datenzugriff und bevorzugen Systeme im EU-Rechtsraum – oft sogar in Deutschland. Gerade bei komplexen Payroll-Themen ist dies entscheidend, weshalb Dienstleister zunehmend auch internationale Anforderungen erfüllen und ihre Sicherheitsstandards transparent machen. 

„Kunden wollen nicht nur wissen, wo die Rechenzentren stehen“, erklärt Raphaele Rose. „Einige legen Wert auf Besichtigungen vor Ort, bevor sie einen Vertrag unterschreiben.“ Für Anbieter sei das ein relevantes Verkaufsargument – sowohl für große Player als auch im Mittelstand. Besonders bei der Cloud-Lizenzierung müsse man Transparenz schaffen, betont Rose: „Wir erklären unseren Kunden ganz offen, dass moderne Sicherheits- und Compliance-Standards nicht kostenfrei zu haben sind. Die Lizenzierung in der Cloud ist komplexer – und sie macht sichtbar, dass IT- und HR-Budgets enger miteinander verknüpft sind, als viele zunächst annehmen.“ Es gehe darum zu verstehen, dass höhere Sicherheitsniveaus, Zertifizierungen und resiliente Infrastrukturen unmittelbare betriebliche Kosten verursachen – zugleich aber geschäftskritische Risiken minimieren. 

„Gerade nach Cyberangriffen kommen Interessenten oder On-Premises-Kunden auf uns zu“, berichtete Rose. „Wenn deren eigene Infrastruktur ausfällt, können wir dank unserer Systeme nahtlos übernehmen. Diese Ausfallsicherheit ist Teil des Gesamtpakets – und sie erklärt, warum echte Sicherheit einen Preis hat.“ Was Rose als zentrale Kundenanforderung beschreibt – Transparenz über Standorte, Sicherheitsstandards und Ausfallsicherheit – führt zur Frage, wie internationale Unternehmen diese Erwartungen über Ländergrenzen hinweg erfüllen können.  

Globales Payroll-Management nur durch Outsourcing 

Dort setzte Alexander Marzen an und betonte, dass globales Payroll-Management ohne lokale Experten nur durch Outsourcing-Partner möglich wird, die sowohl international als auch lokal zuverlässig agieren. „Welches international operierende Unternehmen hat Lust, in jedem Land, in dem es aktiv ist, einen Payroll-Experten zu haben?“, fragte Marzen. „Weil wir das gesamte Payroll-Management auch über Ländergrenzen hinweg sicherstellen können, ist das für uns durchaus ein Treiber für zusätzliches Geschäft.“  

Allerdings würden die Komplexitäten und Anforderungen nicht weniger, auch wenn überall von Bürokratieabbau gesprochen werde. „Im Gegenteil, die Anforderungen sowohl an uns als auch an die Kunden steigen immer weiter. Die Herausforderung ist, lokal und global für einen Auftraggeber tätig zu werden. Das ist der neue Anspruch der Unternehmen an eine Zusammenarbeit mit Unternehmen wie dem unsrigen.“ 

Sebastian Vornweg knüpfte daran an und verdeutlichte, dass für viele Kunden der konkrete Standort ihrer Daten – ob im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud – entscheidend bleibe. „Unser eigenes Rechenzentrum in Oldenburg ist für unsere Kunden immer noch ein wichtiges Kaufargument. Und wenn es um die Cloud geht, können wir mit SAP als Partner, je nach Internationalität des Kunden, entweder die Private oder eine Public Cloud anbieten.“  

Die Diskussion zeigt: Für Kunden im HR-Outsourcing bleiben der Standort der Systeme und der jederzeitige Datenzugriff ein entscheidendes Vertrauenskriterium. Sicherheit, Transparenz und internationale Skalierbarkeit sind dabei die Schlüssel – egal ob im lokalen Rechenzentrum oder in der Cloud. 

Fachkräftemangel in der Payroll 

Der Fachkräftemangel trifft im HR-Outsourcing vor allem die Kunden: Viele Entgeltabrechner scheiden altersbedingt aus, während Nachwuchs kaum nachrückt – einen anerkannten Ausbildungsberuf gibt es nicht. Outsourcer reagieren mit interner Qualifizierung, doch die Lücke bleibt groß. Zunehmend rückt daher Künstliche Intelligenz in den Fokus, die Routineaufgaben automatisiert und so den Druck durch fehlende Fachkräfte zumindest teilweise abfedern kann.

Info

Quelle zum Fachkräftemangel in der Entgeltabrechnung: ADP

„Ich halte es für entscheidend, Fachkräfte mit fundiertem Payroll-Know-how stärker in den Mittelpunkt zu rücken, um diese zentrale Tätigkeit in Unternehmen weiterhin mit sehr guten Fachkräften besetzt zu bekommen“, betonte Raphaele Rose. Gleichzeitig würden sich vielfältige Karrierechancen eröffnen, sowohl innerhalb der eigenen HR-IT-Organisation als auch in HR-Software- oder Beratungshäusern. „So leistungsfähig KI auch wird: In der Payroll braucht es weiterhin Menschen, die als Human-in-the-Loop mit Fachwissen, Urteilsvermögen und Verantwortlichkeit den entscheidenden Unterschied machen.“ 

Diane Missweit unterstrich, wie KI gezielt bei der Aus- und Weiterbildung neuer Fachkräfte unterstützen könne. „Eine der größten Herausforderungen sehe ich aktuell darin, dass erfahrene Entgeltabrechner auf Kundenseite wegfallen.“ Während Missweit die Chancen von KI als Ergänzung im Ausbildungs- und Weiterbildungsprozess betonte, zeigte sich Alexander Marzen skeptisch gegenüber einer vollständigen Lösung durch Technologie. „Ich denke nicht, dass der KI-Einsatz die einzige Lösung sein wird, mit der wir den Fachkräftemangel in den Griff bekommen werden“, so Marzen. Bei repetitiven Tätigkeiten könne deren Einsatz zwar zu Effizienzgewinnen führen. „Aber damit Themen-Experten ersetzen zu können, das sehe ich zurzeit noch nicht. Ob sich das in fünf Jahren ändert, kann heute niemand sagen.“

„Ich denke nicht, dass der KI-Einsatz die einzige Lösung sein wird, mit der wir den Fachkräftemangel in den Griff bekommen werden.“

Diane Missweit, Leiterin Outsourcing, SP_Data

Learnings

Der Fachkräftemangel in der Payroll bleibt ein strukturelles Problem, das Outsourcing-Dienstleister wie Kunden gleichermaßen betrifft. KI kann zwar Routineaufgaben übernehmen und die Ausbildung neuer Fachkräfte unterstützen, doch die Expertise erfahrener Spezialistinnen und Spezialisten bleibt unverzichtbar. Entscheidend wird sein, moderne Systeme und attraktive Arbeitsumgebungen zu schaffen, um Talente zu gewinnen und langfristig zu halten.

1. KI ist im HR-Outsourcing vom Schlagwort zum Produktivitätsfaktor geworden – benötigt aber klare Governance.
2. Vertrauen entsteht über Transparenz, Zertifizierungen und dokumentierte Prozesse.
3. Zukunftsfähige Outsourcing-Modelle setzen auf partnerschaftliche Zusammenarbeit und menschliche Entscheidungskompetenz.
4. Der Standort von Rechenzentren bleibt ein zentrales Akzeptanz- und Vertrauenskriterium.
5. KI kann Routineaufgaben reduzieren und Ausbildung unterstützen, ersetzt aber keine erfahrenen Payroll-Expertinnen und -Experten.
6. Internationale Kunden erwarten „Glocal“-Modelle – globale Prozesse mit lokaler Expertise.

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Lese- und Hörtipps der Experten und Expertinnen

Raphaele Rose:  

Podcast:AI First Podcast von Felix Schlenther   

Sebastian Vornweg:  

Podcast: „abcdeHR”, die Folge „K wie künstliche Intelligenz im HR” mit Kirstin Koubé: Wie „Human“ ist HR, wenn KI genutzt wird?  

Alexander Marzen:  

Buch: „4000 Wochen“ von Oliver Burkeman, zu dem es auch einige Podcasts gibt, unter anderem „Nobody told me!“ (Apple music) 

Diane Missweit:  

Podcast: Die Podcasts der „Personalwirtschaft“ - die neuesten Entwicklungen im Personalwesen, spannende Hintergründe und Neuigkeiten aus der Szene. 

Bei digitalen Tools geht es längst nicht mehr nur um Verwaltung, sondern darum, Daten, Menschen und Strategien zu verbinden. Markteinblicke und Handlungsempfehlungen zu HR Tech.

Die Digitalisierung des Personalwesens schreitet rasant voran. Vom Recruiting über die Personalentwicklung bis hin zur Gehaltsabrechnung – moderne HR-Software ist längst mehr als ein Verwaltungstool. Sie ist strategischer Partner, Daten-Hub und Innovationstreiber. Doch der Markt ist vielfältig, die Anforderungen sind hoch, und die Auswahl fällt schwer. Ein Blick auf zentrale Anforderungen, aktuelle Herausforderungen und die Zukunft.

Montagmorgen, 8:45 Uhr: Die Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens startet in die Woche. Statt Papierakten und Excel-Tabellen öffnet sich ein Dashboard, das auf Basis von KI vorschlägt, welche Bewerbende am besten zur offenen Stelle passen. Die neue Kollegin wird per App durch das Onboarding geführt, während die Führungskraft in Echtzeit Feedback zur Teamstimmung erhält. Was nach Zukunft klingt, ist in vielen Unternehmen längst Realität – und für andere noch ein weiter Weg.

Strategische Schaltzentrale

Die digitale Transformation hat die Personalarbeit grundlegend verändert. HR-Software ist zum strategischen Enabler geworden. Doch wo stehen wir heute? Welche Technologien prägen die HR-Landschaft? Und wie entwickelt sich der Markt, der die tägliche Arbeit von Recruitern, Personalentwicklern, Abrechnern und HR-Generalisten beeinflusst? Die Arbeitswelt steht an einem Wendepunkt. Fachkräftemangel, digitale Transformation und veränderte Erwartungen an Arbeitgeber fordern HR-Abteilungen stärker denn je. Silos müssen aufgebrochen werden, Prozesse schneller, transparenter und effizienter werden – und gleichzeitig soll die Employee Experience überzeugen. Diesen Spagat soll HR-Software als technologische Basis ermöglichen.

Noch nie war die Auswahl so groß – und die Entscheidung so komplex. Zwischen spezialisierten Tools und umfassenden Plattformlösungen müssen Unternehmen heute nicht nur die passende Technologie finden, sondern auch sicherstellen, dass sie zu Kultur, Strategie und IT-Landschaft passt. In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und KI-gestützter Entscheidungsfindung steht HR vor der Herausforderung, nicht nur effizient zu verwalten, sondern aktiv zu gestalten. Die passende Software entscheidet über Geschwindigkeit, Transparenz und Zukunftsfähigkeit.

Was einst als nüchterne Datenbank für Personalstammdaten und die Entgeltabrechnung begann, hat sich zu einem komplexen Ökosystem entwickelt, das die DNA moderner Personalarbeit prägt. HR-Software ist heute weit mehr als ein Tool – sie ist Taktgeber, Navigator und Innovationsmotor zugleich. HR hat mit der Bereitstellung und Aufbereitung von Daten sowie der Automatisierung von Prozessen durch Software längst eine strategische Rolle übernommen. Mithilfe von People Analytics hat sich das Bauchgefühl in Richtung datengetriebener Entscheidungen verschoben. Software ist nicht mehr nur Technik, sondern auch Kultur- und Bindungsfaktor, indem sie zentraler Bestandteil der Unternehmensidentität wird und zugleich die Employee Experience stärkt.

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Trends der HR-Software

Die HR-Softwarebranche 2025 befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel – technologisch, strategisch und kulturell. Alles begann in den 1980erund 1990er-Jahren mit ersten digitalen Lösungen für Stammdatenverwaltung und Payroll. In den 2000er-Jahren folgten modulare Systeme und erste Self-Service-Portale. Cloud-Software – anfangs noch aus Sicherheits- und Datenschutzbedenken gemieden – sowie SaaS-Modelle und mobile Anwendungen prägten die 2010er-Jahre. HR-Software wuchs vom reinen Verwaltungswerkzeug zum Enabler heran. Personalmanagement ohne passgenaue Software ist heute undenkbar.

Die HR-Softwarelandschaft ist heute so vielfältig wie nie zuvor – und gleichzeitig geprägt von rasanten Veränderungen. Während klassische Lösungen für Lohnabrechnung und Zeiterfassung weiterhin eine wichtige Rolle spielen, hat sich das Spektrum stark erweitert: Recruiting-Plattformen mit KI-gestütztem Matching, digitale Lernumgebungen, Tools für Feedback und Mitarbeiterbindung – HR ist längst im digitalen Zeitalter angekommen. Drei Entwicklungen prägen den Markt besonders deutlich: Cloud First, KI-Integration und Employee Experience. Laut aktuellen Marktstudien, etwa von HRblue und Softselect, setzen Unternehmen zunehmend auf cloudbasierte Plattformen, die schnellere Updates ermöglichen und Skalierbarkeit sichern.

Bedürfnisse aller Beteiligten kennen und bedienen

On-Premise-Lösungen verlieren an Bedeutung, während SaaS-Modelle mit hoher Flexibilität und modularem Aufbau punkten. Anbieter wie Personio, Workday oder SAP Successfactors setzen auf Architekturen, die sich an individuelle Unternehmensbedürfnisse anpassen lassen. Parallel steigt die Bedeutung spezialisierter Tools – von automatisierten Interviewanalysen bis zu Skill-Mapping- Lösungen. Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern unterstützt bereits Recruiting, Screening und Prozessautomatisierung im Tagesgeschäft. Doch die Vielfalt hat ihren Preis: Viele Unternehmen kämpfen mit fragmentierten Systemlandschaften, fehlender Integration und Datenmengen, die kaum sinnvoll genutzt werden. Gleichzeitig steigen die Erwartungen. Mitarbeitende wünschen sich intuitive Self-Service-Portale, Führungskräfte Echtzeit-Analysen, und die Geschäftsleitung erwartet strategische Impulse aus HR.

Viele Unternehmen kämpfen mit fragmentierten Systemlandschaften, fehlender Integration und Datenmengen, die kaum sinnvoll genutzt werden.

Im Fokus steht zunehmend die Mitarbeitendenerfahrung: Intuitive Oberflächen, mobile Apps und personalisierte Dashboards steigern Akzeptanz und Bindung. Zugleich setzt der EU AI Act neue Standards für Transparenz und Fairness. HR-Abteilungen müssen Technologieauswahl und Governance enger verzahnen. Fazit: Die Auswahl der passenden Software wird komplexer, aber auch strategischer. Wer jetzt investiert, legt den Grundstein für Effizienz, Compliance und nachhaltige Mitarbeiterbindung.

„Die Digitalisierung hat das Personalwesen von einer reinen Verwaltungsfunktion zu einem strategischen Business Partner transformiert“, sagt Michael Gottwald, Geschäftsführer von Softselect. „Durch die Automatisierung operativer Prozesse wie Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Bewerbermanagement konnten HR-Abteilungen ihre Effizienz massiv steigern und sich auf wertschöpfende Aufgaben wie Talententwicklung und Organisationsgestaltung konzentrieren.“

Geänderte Spielregeln

Kurzum: HR-Software ist heute nicht mehr nur Werkzeug, sondern Teil der Unternehmensstrategie. Doch der Weg zur optimalen Lösung ist oft gepflastert mit Herausforderungen – von Datenschutzfragen über Change Management bis hin zur Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Die wahren Gamechanger der HR-Welt sind die Technologien, die unter der Oberfläche wirken – und die Personalarbeit grundlegend neu definieren. Das gilt vor allem für die Künstliche Intelligenz, die längst mehr ist als ein Schlagwort. Ob automatisierte Lebenslaufanalyse, Chatbots im Bewerbungsprozess, intelligente Lernempfehlungen, Fluktuationsprognosen oder Skill-Gap-Analysen: KI hilft, Prozesse zu beschleunigen und Entscheidungen datenbasiert zu treffen. Zugleich wirft sie ethische Fragen auf – etwa zur Transparenz von Algorithmen oder zur Fairness im Recruiting. Laut aktuellen Erhebungen setzen bereits 77 Prozent der Unternehmen KI operativ ein. Die Herausforderung liegt häufig weniger in der Technik als in fehlender Governance und ethischen Leitplanken.

Zentrales Steuerungselement

Auch People Analytics hat sich zu einem zentralen Steuerungsinstrument entwickelt. Die Systeme ermöglichen tiefe Einblicke in Organisationen: Wer verlässt das Unternehmen – und warum? Welche Teams performen besonders gut? Welche Kompetenzen fehlen künftig? Mit den richtigen Tools lassen sich aus HR-Daten strategische Erkenntnisse gewinnen, die weit über die Personalabteilung hinausreichen. Dennoch nutzen bislang nur rund 37 Prozent der Unternehmen prognostische Analysen systematisch. Ein weiterer technologischer Treiber ist die Plattformisierung. Statt monolithischer Systeme setzen immer mehr Unternehmen auf offene Ökosysteme mit API-Schnittstellen, die HR-Software nahtlos mit anderen Unternehmensanwendungen verbinden – vom ERP-System bis zum Collaboration-Tool. So entsteht ein vernetztes Daten- und Prozessumfeld, das Effizienz steigert und Medienbrüche vermeidet.

All diese Entwicklungen zahlen auf ein Ziel ein: eine positive Employee Experience. HR-Software muss heute nicht nur funktionieren, sondern begeistern. Mobile-First-Ansätze, Gamification-Elemente und personalisierte Dashboards fördern Akzeptanz und Bindung. Nur wer gerne mit HR-Systemen arbeitet, nutzt deren Potenzial vollständig. Die technologischen Trends sind dabei keine isolierten Phänomene – sie greifen ineinander, verstärken sich gegenseitig und machen HR zu einem der dynamischsten Innovationsfelder im Unternehmen.

Nur wer gerne mit HR-Systemen arbeitet, nutzt deren Potenzial vollständig. Die Technik macht HR idealerweise zu einem der dynamischsten Innovationsfelder im Unternehmen.

Anforderung an die Tools

HR-Software muss heute weit mehr leisten als Verwaltung. Sie begleitet den gesamten Employee Lifecycle – vom Recruiting über digitale Personalakten bis zu Learning and Development und Performance Management. Die Erwartungen an moderne Lösungen haben sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Neben den funktionalen Aspekten gewinnen technische Kriterien an Gewicht: eine reibungslose Integration in bestehende Systeme, höchste Standards bei Datenschutz und Compliance, Skalierbarkeit für wachsende Organisationen und eine intuitive Benutzerführung, die Akzeptanz sichert. Unternehmen suchen längst nicht mehr nur digitale Werkzeuge zur Administration, sondern integrierte Systeme, die den gesamten Lebenszyklus abbilden.

Im Recruiting beginnt das bei der Stellenausschreibung und reicht bis zum digitalen Vertragsabschluss. Onboarding-Prozesse werden nahtlos unterstützt, digitale Personalakten sind jederzeit verfügbar, DSGVO-konform und revisionssicher. Auch Zeitwirtschaft und Abwesenheitsmanagement laufen zunehmend automatisiert, wodurch Genehmigungsprozesse beschleunigt und Fehlerquellen reduziert werden.

Zudem gewinnen Payroll- und Benefit-Module an Bedeutung. Sie bündeln Gehaltsabrechnung, Bonusprogramme und Zusatzleistungen in einer Plattform. Learning & Development wird durch individuelle Lernpfade und Skill-Tracking gestärkt, während Performance- Management-Tools Zielvereinbarungen, Feedback und Reviews strukturieren. Technologisch gesehen müssen moderne Systeme offen, sicher und flexibel sein. Sie sollen sich an ERP- oder CRM-Landschaften anbinden lassen, Datenschutzrichtlinien erfüllen und mit wachsenden Organisationen skalieren. Entscheidend bleibt letztlich die Benutzerfreundlichkeit: Nur wenn HR-Teams und Mitarbeitende intuitiv mit der Software arbeiten können, entfaltet sie ihr volles Potenzial.

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Dieser Artikel stammt aus unserem neuen HR-Software-Guide 2026, der am 11. Dezember 2025 hier online abrufbar sein wird.

Auswahl und Einführung

Die Auswahl und Implementierung neuer HR-Software ist für viele Unternehmen eine anspruchsvolle Aufgabe. Der Markt bietet eine kaum überschaubare Vielzahl an Lösungen – Transparenz wird zur zentralen Herausforderung. Hinzu kommt, dass neue Systeme nicht nur technisch eingeführt, sondern auch kulturell verankert werden müssen. Ohne konsequentes Change Management fehlt häufig die Akzeptanz bei HR-Teams, Führungskräften und Mitarbeitenden.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Datenmigration: Historische Informationen müssen vollständig und in hoher Qualität übertragen werden, um den Wert der neuen Lösung zu sichern. Ebenso entscheidend ist die Integration in bestehende IT-Landschaften, da nur eine reibungslose technische Kompatibilität Medienbrüche verhindert. Schließlich darf dabei auch die Rolle der Kostenkontrolle nicht unterschätzt werden: Neben Lizenz- und Implementierungskosten gilt es, auch versteckte Folgekosten im Blick zu behalten.

Die Einführung neuer HR-Software ist daher längst kein reines IT-Projekt mehr, sondern ein strategischer Schritt, der über Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Zukunftsfähigkeit entscheidet. Unternehmen stehen dabei vor mehreren typischen Hürden, die sorgfältig adressiert werden müssen:

• Anforderungsdefinition: Fehlende Analyse eigener Prozesse und Ziele führt schnell zu Fehlentscheidungen bei der Tool-Auswahl.
• Aus einem Guss: Systeme müssen sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften einfügen, um Dateninseln und Medienbrüche zu vermeiden.
• Akzeptanz & Change Management: Mitarbeitende sollten frühzeitig eingebunden werden, sonst scheitert die Einführung an mangelnder Nutzung.
• Compliance & Governance: Datenschutz, Transparenz und regulatorische Vorgaben – etwa durch den EU AI Act – erfordern klare Leitplanken.
• Rollenwandel der HR: Die Abteilung muss Technologie als Hebel für strategische Gestaltung begreifen – nicht nur als Werkzeug für Administration.

Aktuelle Marktentwicklung

Laut der aktuellen Softselect-HR-Software-Studie 2025/26 wurden allein im deutschsprachigen Raum 117 Systeme und 86 Anbieter untersucht – und das sind längst nicht alle erhältlichen HR-Systeme in einem hochdynamischen Marktumfeld. Nahezu täglich treten neue Anbieter auf, während andere fusionieren oder den Markt verlassen. Der Markt für HR-Software in der DACH-Region wächst weiterhin dynamisch. Nach Angaben des aktuellen HR-Software-Rankings von des Portals Softwarevergleich.de erzielten die 25 größten Anbieter 2025 gemeinsam einen Umsatz von rund 2,65 Milliarden Euro – ein erneutes Rekordniveau. Das Spektrum reicht von spezialisierten Recruiting-Tools bis hin zu integrierten Plattformen, die den gesamten Employee Lifecycle abdecken. Früher dominierten Insellösungen für einzelne Aufgaben – etwa Zeiterfassung, Lohnabrechnung oder Recruiting als Best-of-Breed-Variante.

Heute setzen Anbieter zunehmend auf modulare Plattformen mit API-Schnittstellen, sogenannte Best-of-Suite-Modelle, die mehrere HR-Prozesse und Funktionen in einer Lösung vereinen. Das Ziel: mehr Effizienz, Konsistenz und bessere Datenintegration über den gesamten Employee Lifecycle. Cloudbasierte HR-Lösungen sind dabei zum Standard geworden.

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Dann schauen Sie doch einmal in unser Dossier zum Thema. Dort stellen wir für Sie kontinuierlich aktuelle Berichte, Analysen, Deep-Dives und Tools für den Einsatz von KI im HR-Alltag zusammen.

Lesen Sie rein!

Der Markt konsolidiert sich

Der starke Wettbewerb zwischen internationalen Playern und spezialisierten Nischenanbietern hat in den vergangenen Jahren zu zahlreichen Übernahmen und Zusammenschlüssen geführt. Diese Konsolidierung ist Ausdruck einer Branche, die sich immer wieder an neue Bereitstellungsmodelle, innovative Technologien und Veränderungen in der Arbeitswelt anpassen muss. Viele M&A-Aktivitäten zielen darauf ab, On-Premise-Anbieter zu modernisieren oder Cloud-Know-how zuzukaufen. Das ist besonders relevant für hybride Arbeitsmodelle und Remote Work. Auch Anbieter mit intelligenten Matching-Algorithmen, automatisierten Workflows oder Analysefunktionen stehen hoch im Kurs. KI wird zunehmend in Recruiting, Learning und Performance Management integriert.

Häufig dienen Übernahmen der Marktexpansion – etwa, wenn DACH-Anbieter in andere EU-Märkte oder die USA vordringen oder internationale Player lokale Unternehmen übernehmen, um regionale Compliance und Marktkenntnis zu sichern. Private-Equity-Gesellschaften investieren gezielt in HR-Tech, um Skalierungseffekte zu nutzen und Wertsteigerungen durch Buy-and-Build-Strategien zu erzielen – mit einem späteren Exit durch Börsengang oder strategischen Verkauf.

Vernetztes Ökosystem

Trotz des Trends zur Plattformkonsolidierung bleibt der Markt vielfältig. Nischenlösungen – etwa für Blue Collar Workforce, Zeiterfassung oder psychologische Eignungsdiagnostik – bestehen fort. Häufig werden sie nicht ersetzt, sondern integriert, etwa durch API-Partnerschaften oder gezielte Akquisitionen. So entsteht ein zunehmend vernetztes Ökosystem, das Wachstum, Marktdurchdringung und funktionale Breite zugleich ermöglicht.

Der HR-Softwaremarkt steht vor einer neuen Entwicklungsphase. Hyperpersonalisierung wird individuelle Employee Journeys ermöglichen, während KI-gestützte Systeme Entscheidungen von der Bewerberauswahl bis zur Talententwicklung unterstützen. Plattform-Ökosysteme verknüpfen HR zunehmend mit Finance, Collaboration und Analytics. Michael Gottwald ist überzeugt: „HR-Software wird sich zunehmend zu offenen Plattform-Ökosystemen entwickeln. Die nahtlose Integration von Drittanbieter-Apps, Learning-Systemen und Collaboration-Tools ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf den Employee Lifecycle und schafft die Basis für eine personalisierte Employee Experience.“

Rückgrat moderner HR-Arbeit

Technologisch prägen Predictive Analytics, Chatbots und intelligente Matching-Algorithmen die nächsten Jahre. Self-Service-Portale stärken die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden, während die Balance zwischen Effizienz und Empathie entscheidend bleibt. Der Trend geht klar in Richtung adaptive, lernfähige Systeme, die sich an individuelle Bedürfnisse anpassen und zugleich neue Maßstäbe bei Governance und Fairness setzen. Die Vision: HR-Software als digitale Schaltzentrale – strategisch, transparent und menschenzentriert.

HR-Software ist längst nicht mehr nur ein Werkzeug, sondern das Rückgrat moderner Personalarbeit. Sie verknüpft Daten, Prozesse und Strategien zu einem integrierten System, das Unternehmen befähigt, schnell und vorausschauend zu handeln. Wer heute in skalierbare, KI-gestützte und nutzerfreundliche Plattformen investiert, schafft die Grundlage für eine Personalarbeit, die nicht nur effizient, sondern zukunftsorientiert ist – und den Menschen wieder in den Mittelpunkt rückt.

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DIE WICHTIGSTEN LEARNINGS

• HR-Software ist strategisch: Sie entwickelt sich vom Verwaltungstool zum zentralen Steuerungsinstrument für Daten, Prozesse und Entscheidungen.
• Cloud und KI prägen den Markt: Cloudbasierte Plattformen und KI-gestützte Funktionen sind heute Standard – On-Premise verliert an Bedeutung.
• Integration ist entscheidend: Offene Schnittstellen und API-Ökosysteme sorgen für konsistente Datenflüsse und vermeiden Medienbrüche.
• Employee Experience rückt in den Fokus: Nutzerfreundliche Oberflächen, mobile Zugänge und personalisierte Dashboards steigern Akzeptanz und Bindung.
• Governance gewinnt an Gewicht: Mit dem EU AI Act steigen die Anforderungen an Transparenz, Datenschutz und faire Entscheidungsprozesse.
• Zukunftsbild: Adaptive, lernfähige Systeme verknüpfen HR mit Finance, Collaboration und ESG-Zielen – HR wird zur digitalen Schaltzentrale des Unternehmens.

Frank Tentler beschäftigt sich seit über 20 Jahren als Berater, Entwickler und Vordenker mit
dem Training von Künstlicher Intelligenz. Ein Interview über die Entwicklung einer sogenannten Co-Intelligenz.

Personalwirtschaft: Herr Tentler, was ist eigentlich der Unterschied zwischen dem normalen Prompting eines Large Language Model (LLM) und dem Training eines solchen?
Frank Tentler: Prompting bedeutet, dass man einem Sprachmodell wie ChatGPT eine konkrete Aufgabe oder Frage stellt. Es ist vergleichbar mit dem Googeln – nur dialogischer. Training hingegen meint die gezielte Entwicklung einer sogenannten Co-Intelligenz. Dabei wird ein KI-Account so trainiert, dass er nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern sich in die Denkweise und die Kommunikationskultur seines menschlichen Gegenübers einfügt. Im Gegensatz zur klassischen Nutzung von KI als Werkzeug entsteht hier eine echte Partnerschaft – ein Dialog auf Augenhöhe. Beim Prompting entsteht eine Antwort, beim Training entsteht eine Beziehung.

Wie verändert Künstliche Intelligenz die Rolle von HR? Klar ist: Zwischen Aufbruchstimmung und Unsicherheit braucht es vor allem Orientierung.

Die angespannte wirtschaftliche Lage hinterlässt in vielen Unternehmen Spuren. Das spüren auch die Anbieter von Zeitwirtschafts- und Zutrittslösungen.

Eine kriselnde Wirtschaft, der Fachkräftemangel und KI: Beim diesjährigen Round Table Outsourcing hatten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einige dicke Themenbretter vor sich.

Seit 15 Jahren widmet sich Philipp Kolo bei BCG den Themen People Organisation, HR-Transformationen und HR People-Strategien. Ein Interview über die Kernaufgaben in HR.

Personalwirtschaft: Wie kann HR aktiver in die Nutzung von generativer KI einsteigen?
Philipp Kolo: Allen ist mittlerweile bewusst, dass es sich hier um eine Technologie dreht, die massive Auswirkungen hat, auch für HR. Der Grad, wie weit damit in Unternehmen experimentiert wird, ist aktuell aber noch sehr breit gestreut. Auf der einen Seite gibt es da sicherlich noch diejenigen Anwender, die rund um KI vielleicht Inspiration suchen und sich dazu Use Cases und technologische Möglichkeiten anschauen – dann aber an der konkreten Umsetzung scheitern, weil sie nicht wissen, womit sie starten sollen. Auf der anderen Seite gibt es aber auch schon diejenigen, die das Ganze sehr breit angehen und die bereits anfangen, das komplette Unternehmen für den KI-Einsatz zu enablen. In vielen Personalabteilungen ist allerdings historisch gesehen oft weniger Daten- und Technik-Affinität vorhanden als in anderen Unternehmensbereichen. Umso wichtiger ist es, dass auch diese jetzt ein besseres Verständnis für die Möglichkeiten und Grenzen von KI entwickeln. Denn der KI-Einsatz im HR-Bereich wirft natürlich auch Fragen hinsichtlich der genutzten Daten und deren Validität sowie Schutz auf, genauso ethische Fragestellungen.

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KI und ich

Künstliche Intelligenz wird in immer mehr Unternehmen zum Alltag – auch in der Personalabteilung. Aber wie nutzen Personalerinnen und Personaler die Technologie in der Praxis? In unserer neuen Interview-Serie berichten sie davon.

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Es gibt keinen Bereich im White-Collar-Umfeld, der nicht die innovative Power generativer KI (GenAI) nutzen kann. Das gilt auch für HR, die durch GenAI in eine neue Position hineinwachsen.

KI eröffnet für Personaler eine völlig neue Welt, die zu enormen Vereinfachungen, Optimierungen und erheblicher Zeitersparnis führt oder führen kann. Sie positioniert HR völlig neu, als eine Art KI-Gralshüter, die die Mitarbeitenden in neue KI-Arbeitswelten begleiten. Gleichzeitig werden sie dadurch zum zentralen Ansprechpartner, wenn es um den Einsatz und die Aufgaben im durch KI transformierten Unternehmen geht.

Info

Der Beitrag ist Teil unseres September-Magazins. Hier geht’s zum E-Paper!

Beim Einsatz von KI sollten Personalverantwortliche nicht zu lange zögern. Das können die neuen Technologien im Workforce Management leisten.

Workforce Management als Aktivitätenrahmen ist im Personalbereich weniger klar definiert, als man annehmen könnte. Kernaufgaben sind jedenfalls die Personalplanung und die Personaleinsatzplanung (PEP). Häufig werden Zeiterfassung, Entgeltabrechnung und HR-Analytics sowie Controlling dazugezählt.

Wie kaum ein anderer HR-Aufgabenbereich ist das Workforce Management daher von der Verfügbarkeit riesiger Mengen Daten abhängig, die eine hohe Qualität haben müssen – beispielsweise bezüglich Aktualität und Vollständigkeit. Diese eignen sich wiederum für den Einsatz von KI und GenAI. So wirbt der HR-Softwareanbieter Workday damit, dass deren KI- und GenAI-Funktionen im Workforce Management auf der Verfügbarkeit von über 800 Millionen Transaktionen jährlich basieren. Erst die Verfügbarkeit dieser Datenflut, so Jens Löhmar, Chief Technology Officer für Continental Europe und die DACH-Region bei Workday, ermögliche das Generieren präziser und aussagekräftiger Ergebnisse mittels KI-Unterstützung.