Die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) ist in vielen Unternehmen noch immer von Excel-Tabellen, Insellösungen und manuellen Prozessen geprägt. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit. Denn in der bAV greifen Personalverwaltung, Versicherungs- und Zusagenverwaltung sowie Aktuariat und Rechnungswesen unmittelbar ineinander. Doch nur wenn alle diese Beteiligten auf dieselben aktuellen Daten zugreifen, können Prozesse zuverlässig und ohne Medienbrüche funktionieren.
Versorgungslandschaft abbilden
Größere Unternehmen verfügen in der Regel über eine heterogene Versorgungslandschaft: Direktzusagen, Unterstützungskassen und versicherungsförmige Durchführungswege bestehen nebeneinander, oft in mehreren Zusagegenerationen. Eine Verwaltungslösung muss daher alle fünf Durchführungswege und sämtliche Zusagearten in einem System abbilden können, sodass sich je Person alle Anwartschaften und laufenden Leistungen konsolidiert darstellen lassen.
Grundlage jeder Verwaltung ist dabei ein belastbares Stammdatenmanagement, also die strukturierte Erfassung aller relevanten Personen- und Vertragsdaten, deren revisionssichere Änderung sowie die listenbasierte Bearbeitung und Auswertung von Beständen.
In die Systemlandschaft integrieren
Eine bAV-Verwaltung arbeitet an der Schnittstelle zwischen den Personal- und Entgeltsystemen des Unternehmens und den Versorgungsträgern. Die Datenflüsse zwischen diesen Bereichen müssen automatisiert ablaufen: Personal- und Gehaltsänderungen werden ohne Doppelerfassung übernommen und an die Versicherer weitergeleitet; in der Gegenrichtung erhält die Entgeltabrechnung verarbeitungsfähige Abrechnungsdaten.
Für die Kommunikation mit Versicherern sind die BiPRO-Normen von zentraler Bedeutung. Sie definieren einheitliche Standards für den digitalen Datenaustausch zwischen Versicherern und ihren Geschäftspartnern. Mit RNext entwickelt die BiPRO-Community die nächste Generation dieser Standards, um den Datenaustausch über moderne Schnittstellen weiter zu vereinheitlichen.
Unabhängig von den eingesetzten Schnittstellen stellt sich die Grundsatzfrage, welches System datenführend ist – also in welchem System die Daten originär gepflegt werden. In Unternehmen mit etablierten Personalverwaltungssystemen liegt die Datenhoheit in der Regel dort. Die bAV-Verwaltung übernimmt Änderungen über Schnittstellen und verarbeitet sie weiter.
In anderen Konstellationen – etwa bei ausgelagerter Verwaltung oder fragmentierter Systemlandschaft – übernimmt die bAV-Plattform selbst die Rolle der zentralen Datendrehscheibe, aus der heraus alle Beteiligten versorgt werden. Da das entsprechende Set-up von Kunde zu Kunde variiert und sich im Zeitverlauf ändern kann, muss die Architektur beide Rollen unterstützen. Systeme, die nur eine dieser Rollen beherrschen, scheiden hingegen für einen Teil der Anwendungsfälle von vornherein aus.
Die Datenhoheit ist ein Kriterium, das in Auswahlverfahren oft übersehen wird.
Zur Systemintegration gehört auch das jeweilige Mitarbeiterportal. Denn Versorgungsberechtigte erwarten heutzutage digitalen Zugriff auf ihre Versorgungsdaten, elektronische Antrags- und Abschlussprozesse bei der Entgeltumwandlung sowie eine Anmeldung per Single Sign-on. Dazu zählt zunehmend auch die Online-Berechnung der erreichbaren Leistungen: Bei versicherungsförmigen Durchführungswegen setzt das voraus, dass das Portal über die genannten Schnittstellen auf die Rechenkerne der Versicherer zugreifen kann; bei Direktzusagen muss das System die Leistungen selbst ermitteln und darstellen.
Datenhoheit und Exit sichern
Ein in Auswahlverfahren für Systeme häufig übersehenes Kriterium ist die Datenhoheit. Denn das beauftragende Unternehmen muss vertraglich und technisch sicherstellen, dass es jederzeit vollständigen Zugriff auf seine Daten hat und diese in gängigen Formaten exportieren kann. Wer Verwaltungsleistungen auslagert, muss ferner in der Regel eine Exit-Strategie nachweisen, die eine belegbare Rückführbarkeit der Daten voraussetzt. Ergänzend sollte ein Reportgenerator den Fachbereichen die Möglichkeit geben, ohne Programmieraufwand individuelle Berichte aus Datenfeldern zusammenzustellen.
Verwaltungstiefe frei wählen
Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist die operative Verwaltung. Moderne Plattformen verzichten auf ein starres Betreibermodell und lassen dem Unternehmen die Wahl: vollständige Eigenverwaltung durch die Personalabteilung (HR), vollständige Auslagerung an einen Dienstleister oder abgestufte Zwischenformen, bei denen lediglich einzelne Prozesse oder Bestandteile extern bearbeitet werden. Da alle Beteiligten auf demselben System arbeiten, lässt sich die Auslagerungstiefe später ohne Systemwechsel anpassen, etwa wenn Fachpersonal ausscheidet oder umgekehrt Kompetenz im Haus aufgebaut wird.
Automatisieren mit Kontrolle
Das Ziel einer modernen Verwaltung ist die weitgehende Automatisierung, von einfachen Geschäftsvorgängen wie dem Eintritt bis zu komplexen Vorgängen wie dem Versorgungsausgleich. Automatisierung darf jedoch nicht zulasten der sachlichen Richtigkeit gehen, denn fehlerhaft abgerechnete Beiträge oder automatisiert versandte Schreiben an Gerichte verursachen Korrekturaufwand und Haftungsrisiken. Ein tragfähiges Systemkonzept sieht deshalb idealerweise klar definierte Freigabestufen sowie Prüfpunkte innerhalb der Prozessketten vor.
Für Unternehmen mit Direktzusagen ist zudem die Integration der versicherungsmathematischen Bewertung relevant. Sind die Rechenkerne Bestandteil des Verwaltungssystems, entfällt der Datenaustausch mit einem externen Gutachtenprozess. Rückstellungsberechnungen sind dann bis auf Einzelfälle nachvollziehbar dokumentiert. Das schafft für Abschluss- und Betriebsprüfung eine deutlich höhere Transparenz als das klassische Modell der externen Gutachtenerstellung.
Die laufende Bewertungsfähigkeit reicht zudem über die reine Verwaltung hinaus. Enterprise-Systeme dienen auch der Unternehmenssteuerung. Ein bAV-System, das die Versorgungsverpflichtungen fortlaufend bewertet, liefert diesen Systemen steuerungsrelevante Daten: aktuelle Rückstellungswerte, erwartete Cashflows aus Renten- und Beitragszahlungen sowie Prognosen und Szenario-Rechnungen, etwa zu Zins- oder Bestandsentwicklungen. Die Pensionsverpflichtungen werden so zu einer fortlaufend planbaren Größe der Bilanz- und Liquiditätssteuerung; die jährliche Gutachtenposition verliert damit im Gegenzug ihre Sonderrolle.
Sicherheit und Datenschutz
In Ausschreibungen größerer Unternehmen sind überdies eine ISO-27001-Zertifizierung und der Nachweis von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten Standard. Bei ausgelagerter Verwaltung und insbesondere bei der Erstellung versicherungsmathematischer Gutachten kommt der Prüfungsstandard ISAE 3402 hinzu: Ein Typ-2-Bericht dokumentiert die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems des Dienstleisters. Auf diesen Bericht kann sich der Abschlussprüfer des auslagernden Unternehmens stützen.
Erforderlich sind außerdem ein vollständiger Audit-Trail, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept und die Verschlüsselung der Daten mindestens im Ruhezustand.
Beim Datenschutz greift die bloße Betrachtung des Server-Standorts zu kurz. Maßgeblich ist, welcher Rechtsordnung der Infrastrukturbetreiber unterliegt.
Wichtig: Beim Datenschutz greift dabei die bloße Betrachtung des Server-Standorts zu kurz – maßgeblich ist, welcher Rechtsordnung der Infrastrukturbetreiber unterliegt. Konzerne mit Sitz außerhalb der EU können aufgrund extraterritorialer Zugriffsrechte ihres Heimatstaats nämlich zur Datenherausgabe verpflichtet werden. Zu diesen Merkmalen zählen unter anderem die Geschwindigkeit, mit der gesetzliche Änderungen wie neue Rechengrößen oder geänderte Abfindungsgrenzen eingearbeitet werden, die Frage, ob solche Anpassungen im Leistungsumfang enthalten sind, sowie die Frequenz und Dokumentation der Releases.
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) entwickelte sich in den vergangenen Monaten am Markt zwar erkennbar und in einem hohen Tempo weiter. Allerdings ist er in einem Umfeld, das von Mitbestimmung und hohen Datenschutzanforderungen geprägt ist, derzeit selten entscheidungserheblich.
Fazit
Eine gelungene Systemauswahl zeigt sich später vor allem an drei Punkten:
- dem messbar reduzierte Verwaltungsaufwand in den Bereichen HR und Finance,
- einer konsistenten, jederzeit auswertbaren Datenbasis und
- der Fähigkeit des Systems, mit der Versorgungslandschaft des Unternehmens mitzuwachsen.
Langfristige Eignung beurteilen
Die Tragfähigkeit einer Lösung über einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren bemisst sich an überprüfbaren Merkmalen des laufenden Betriebs und weniger an Produktankündigungen.
