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HR-Transformation: Die Personalakte ist nur der Anfang

© Personio
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Während des Lockdowns retteten HR-Software-Lösungen aus der Cloud vielen Personalern den Tag. Sie konnten von überall aus auf Mitarbeiterakten und -daten zugreifen, statt Papierstapel zwischen Büro und Homeoffice hin- und herzutragen. Letzteres ist nicht nur mühsam, sondern datenschutzrechtlich bedenklich. Weitere Unternehmen, die noch auf Papier setzten, stellten schnell um.

Der erste Schritt in Richtung HR-Digitalisierung ist damit gemacht. Digitale Personalakten, in denen alle Daten eines Mitarbeiters gesammelt werden, sind das Herzstück moderner Personalverwaltung. Doch sie lösen nicht alle Probleme. HR-Manager wünschen sich vor allem eines: strategischer arbeiten zu können, um die Herausforderungen von heute und morgen meistern zu können.

Dazu ist eine tiefgreifende HR-Transformation nötig: die Digitalisierung aller HR-Bereiche. Warum? Zum einen, damit HR-Manager stärker entlastet werden, trotz steigendem Verwaltungsaufwand. Zum anderen, weil sie belastbare Daten und die richtigen Tools für die strategische Arbeit und Entscheidungen benötigen. Erst wenn beide Faktoren zusammenkommen, ist das Gesamtziel in Reichweite: HR ist strategischer Partner des Managements.

Was sind die nächsten, praktischen Schritte auf dem Weg zu HR-Transformation, nachdem die ersten Prozesse und Daten digitalisiert wurden? Mit Einführung der digitalen Personalakte entstehen zwei zentrale Fragen, die geklärt werden müssen: Woher kommen die Daten? Und wofür sollen sie verwendet werden?

Datenprozesse konsequent digitalisieren

E-Signature: Dokumente schnell & rechtskräftig online unterschreiben. © Personio
E-Signature: Dokumente schnell & rechtskräftig online unterschreiben. © Personio

Die vorhandenen Papierakten zu digitalisieren und in einer Software abrufbar zu machen, ist eine Sache. Was passiert mit den Daten, Formularen und Akten, die neu hinzukommen? Wenn Mitarbeiter, Führungskräfte und Personalmanager weiter mit Papierdokumenten arbeiten, oder Daten in verschiedenen Systemen pflegen, ist nichts gewonnen.

In der Personalabteilung müssen die Daten manuell in die HR-Software übertragen oder eingescannt werden. Eine Erleichterung ist das nicht, und es passieren Fehler. Und was bringt es, wenn Personaler zwar ein Dokument per Mausklick erzeugen können – es jedoch Tage braucht, bis das Dokument zur Unterschrift auf dem Postweg beim Mitarbeiter ankommt?

Von einer digitalisierten HR lässt sich erst sprechen, wenn die meisten Prozesse komplett digital ablaufen, voll oder teilautomatisiert. Liegen Daten in verschiedenen Systemen, sollten diese über Schnittstellen miteinander verbunden werden. So können Daten in und aus der digitalen Personalakte übertragen werden. Gleichzeitig sind die Daten immer aktuell und müssen nicht mehrfach gepflegt werden.

Welche Systeme und Prozesse in die HR-Software integriert werden? Unter anderem:
•    Lohnabrechnung, beziehungsweise vorbereitende Lohnbuchhaltung
•    Zeiterfassung; An- und Abwesenheiten; Arbeitszeit-, Schicht-, Urlaubsplanung
•    Reisekosten
•    Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Kompetenz-Profile, Mitarbeiter-Feedback
•    Stellenbeschreibungen und -ausschreibungen, Personalanforderungen

Mit einem solchen, integrierten System werden Personaler so weit wie möglich von Routineaufgaben entlastet.

Entscheidungen datenbasiert treffen

Mit zuverlässigen HR Daten bessere Entscheidungen treffen. © Personio
Mit zuverlässigen HR Daten bessere Entscheidungen treffen. © Personio

Was machen die HR-Manager mit ihrer neu gewonnenen Freiheit? Und mit den vorhandenen Daten? Sie nutzen beides, um besser planen und Entscheidungen treffen zu können und ihr Management in strategischen Fragen zu beraten.

HR-Software spielt dabei eine zentrale Rolle: Sie analysiert die Unmengen an Daten, erkennt Tendenzen und Potenziale und erstellt Auswertungen. Manuell wäre das unmöglich. Personaler, Management und Führungskräfte können jederzeit auf die Reports zugreifen und jede ihrer Entscheidungen auf Basis der Daten treffen.

Welche Bereiche können dadurch verbessert werden? Unter anderem:

•    Personalplanung
•    Kompetenz-Management, Weiterbildung, persönliche Förderung von Mitarbeitern
•    Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Mitarbeiterbindung; Gesundheitsförderung
•    Qualität der Neueinstellungen, schnelleres Recruiting

HR-Software, die alles mitmacht

Das Ziel der HR-Transformation ist nicht Papier zu ersetzen, sondern HR zu unterstützen, bessere Ergebnisse zu liefern. Die Technologie steht nicht im Vordergrund – doch sie ist die Basis dafür, dass alles funktioniert.

Mit einer flexiblen HR-Software, die sich mit anderen Systemen integrieren lässt, schaffen Personalabteilungen eine ganzheitlich digitale HR-Landschaft. Dadurch schöpfen sie die vollen Potenziale der Digitalisierung für sich aus – und sind für weitere, zukünftige Herausforderungen gerüstet.