In der Corona-Krise können sich Unternehmen an einem 12-Punkte-Plan orientieren. Dr. Ulrich Schnabel, Leitender Projektmanager beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) Stuttgart, hat ihn zusammengestellt.
- Führungsteam zusammenrufen, Führungskräfte auch mit Krisen- und Notfallerfahrung rekrutieren (zum Beispiel freiwillige Feuerwehr, Bergrettung, Kernkraftwerke) und qualifizierten Krisenstab bilden. Vorsitzenden der Notfallorganisation auf Zeit ernennen, der Erfahrung im „Entscheiden in Not“ hat. Regelmäßige kurzzyklische Notfallkommunikation – am besten virtuell und verbindlich – etablieren.
- Agil Krisen- und Notfallplan entwickeln.
- Betriebsspezifische Notfallorganisation entwickeln, anpassen und in Kraft setzen. Sie muss grundsätzlich klare Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungszuweisungen, Stellvertreterregeln sowie Weisungslinien und Berichtwege umfassen.
- Krisen- und Notfallplan entwickeln
- Empfehlungen des Robert Koch Instituts umsetzen, dazu gehören:
- Hygienisches Verhalten am Arbeitsplatz: Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden sensibilisieren und auf hygienisches Verhalten hinweisen.
- Schutzausrüstung, Desinfektionsmittel und Arzneien sollten vorgehalten werden.
- Informationen des Gesundheitsschutzes beachten: Neben der Beschaffung von Medizin- und Hygieneartikeln sollten Betriebe stets aktuelle Hinweise zum Gesundheitsschutz beachten.
- Alle gesundheitsrelevanten und wichtigen Informationen sind auf den Seiten des Robert-Koch-Instituts, der Welt-Gesundheitsorganisation (WHO) und des Auswärtigen Amtes zu finden.
- Belegschaft über den Pandemieplan in Kenntnis setzen: Alle Mitarbeiter sollten über vorbeugende Maßnahmen informiert sein, damit auch im Ernstfall das Kerngeschäft weiter laufen kann.
- Kernfunktionen, Ansprechpartner und Personaleinsatz festlegen: Unternehmen sollten neben Bereichen, deren Funktion auch im Krisenfall nicht eingestellt werden kann, Ansprechpartner für den Krisenfall benennen. Auch die Vorsorge für Mitarbeitende im Ausland sollten Unternehmen sicherstellen.
- Betriebliche und personelle Planung: Nachdem die zentralen Funktionen des Betriebs festgelegt sind, sollte geklärt werden, welche Mitarbeiter wichtige Aufgaben übernehmen können. Falls viele Beschäftigte gleichzeitig ausfallen, muss der Betrieb weiterhin gesichert sein.
- Eindeutige Notfallentscheidungen im Krisenstab treffen sowie klipp und klar an alle kommunizieren, zum Beispiel:
- Wer geht ins Homeoffice?
- Wer hält den Restbetrieb, unter anderem in Produktion, Logistik und Vertrieb, am Laufen?
- Wie können Kundenschnittstellen angepasst werden?
- Wer schützt das unbesetzte Unternehmen?
- Für die Mitteilungen des Krisenstabs an die Belegschaft per elektronische Medien gilt: Zwei-Wege-Kommunikation. Die Empfänger müssen bestätigen, dass sie die Anweisungen verstanden haben.
- Arbeitsfähigkeit im Homeoffice herstellen und ausbauen, unter anderem durch folgende Maßnahmen:
- Technische Infrastruktur aufbauen, ausbauen und IT-Support mit geeigneter Belegschaft gewährleisten
- Räumliche Voraussetzungen gemeinsam gegebenenfalls am Telefon entwickeln oder elektronisch mit Bildern bestätigen lassen
- Arbeitsmittel, Ausstattung und Ressourcen bereitstellen
- Datenschutz für die Situation im Homeoffice und im mobilen Büro erklären und bestätigen lassen. Bitte keine betrieblichen Papiere ungeschreddert in die häusliche Papiertonne werfen.
- Verbindliche Regeln im Ausnahmezustand aus den Organen der Notfallorganisation kommunizieren, zum Beispiel:
- Erreichbarkeit der Mitarbeitenden via Telefon sicherstellen
- Teammeetings und Regelkommunikation sowie Stand-up-Meetings mit Telefonkonferenzen und elektronischen Medien organisieren
- Regelmäßige Reviews und Ziel- und Ergebnisgespräche trotz Ausnahmesituation führen
- Die Kunden nicht vergessen – das Ohr weiterhin am Kunden haben. Regelmäßig via Telefon oder Internet Kontakt suchen.
- Arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen sowie ergonomische Anforderungen an Arbeitsplätze für das Homeoffice oder das mobile Büro kommunizieren. Mitarbeiter, bitten, diese in Krisenzeiten entsprechend eigenverantwortlich umzusetzen.
- Führungskräfte der Notfallorganisation auffordern, den Dialog mit Mitarbeitenden und Teams zu suchen und Feedbackgespräche zu führen
- Führungskräfte über den Mitarbeiterdialog regelmäßig dem Krisenstab berichten lassen
- Obere Leitung der Normalorganisation ist aufgefordert, regelmäßig Strategiekommunikation zu betreiben, den betrieblichen Status zu kommunizieren und Feedback in der dezentral verteilten Belegschaft via betriebliche Kommunikationsmedien einzuholen.