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So kann Compliance-Software das HR-Management unterstützen

Frage an die HR-Werkstatt: Wie kann Compliance-Software das HR-Management unterstützen?
Es antwortet: Dr. Lars A. Ludwig, CEO von targens

Kundengeschenke, IT-Sicherheitsthemen, Preisabsprachen, Geldwäsche und sogar Umweltaspekte – der Begriff Compliance umfasst viele Themengebiete, Regeln und Gesetze. Das Bewusstsein für die Einhaltung der Vorschriften ist fest in den meisten Unternehmensrichtlinien verankert. Das gilt jedenfalls für große Konzerne. Dort sorgen Software-Lösungen und eine entsprechende Aufklärung beispielsweise seitens der HR-Abteilung innerhalb der Belegschaft dafür, dass erst gar keine Zweifel am seriösen Wirtschaften der Organisation aufkommen. Im deutschen Mittelstand und in kleineren Unternehmen hingegen steckt die Umsetzung von Compliance-Maßnahmen oft noch in den Kinderschuhen. Doch die richtige Software kann kleinere HR-Abteilungen beim Ausbau einer Compliance-Kultur unterstützen.

Die Fakten: Diese Vorteile bietet ein professionelles Compliance Management

  1. Klare Compliance-Richtlinien als Wettbewerbsvorteil
    Der Purpose und das Image eines Unternehmens spielen mit Blick auf den Fachkräftemangel eine immer wichtigere Rolle. Besonders junge Fachkräfte achten bei der Arbeitgeberwahl mehr auf die Unternehmensausrichtung als vorherige Generationen. Umweltskandale oder ein unethischer Mitarbeiterumgang bringen Unternehmen im “War for Talents” in eine schlechte Position und treiben Recruiting-Kosten in die Höhe. Darüber hinaus senken sie die Attraktivität des Unternehmens für (potenzielle) Geschäftspartner. Für die Zusammenarbeit mit größeren Partnerunternehmen werden Nachweise für ein Compliance-Management-System in vielen Fällen sogar vorausgesetzt.
  2. Selbstschutz bei Compliance-Verfehlungen von Geschäftspartnern
    Compliance-Verfehlungen müssen nicht zwangsläufig in den eigenen Reihen passieren, um gefährlich zu werden. Kommt es in einem Partnerunternehmen zu Verstößen, fällt der Schatten schnell auf das Unternehmen selbst. Die Dokumentation einer ordnungsgemäßen Prüfung von Drittparteien vor dem Eingehen einer Partnerschaft entscheidet, ob dem eigenen Unternehmen ein Compliance-Rechtsfall droht.

  3. Aufwandsminimierung und trotzdem Up-to-Date
    Dokumente per Mausklick an unterschiedliche Parteien verschicken, Zustimmungen der Richtlinien dokumentieren sowie gesetzliche Neuerungen melden: Ohne Software ist ein professionelles Compliance Management heute kaum mehr zu bewältigen. Mit KI ausgestattete Computerprogramme können bei der kontinuierlichen Überprüfung und Recherche der Compliance-Anforderungen unterstützen und machen datenbasierte Entscheidungen möglich. So lässt sich der Compliance-Aufwand für Unternehmen und Mitarbeiter auf ein Minimum reduzieren.

Wie lässt sich ein gelungenes Compliance Management einführen?

Ein professionelles Compliance Management ist ein strategisches Projekt. Es braucht Zeit, ein Vertrauensverhältnis zwischen Führungsriege und Mitarbeitern und klare Vorgaben über alle Hierarchien hinweg, bis sich compliantes Verhalten in der Unternehmenskultur eingebürgert hat. Dabei sind drei Maßnahmen entscheidend:

  1. Risikoquellen identifizieren:
    Im ersten Schritt sind die Geschäftsprozesse und Abteilungen mit hohem Compliance-Risiko auszumachen. Einen Gesamtüberblick kann die Geschäftsführerebene haben oder auch die Legal-Abteilung – dies kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Sei es der Vertrieb, die IT oder die Produktion: Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Risikoquellen mit verschiedenen Ansprüchen. Auf Basis dieser Risikoanalyse können anschließend angemessene Regeln aufgestellt und Software-Lösungen gezielt implementiert werden.
  2. Über Risiken informieren:
    Ob Datenschutz, Produkthaftung oder Anti-Korruptionsmaßnahmen: Die Belegschaft muss darüber durch Aufklärungsarbeit und in Schulungen informiert werden. Diese Schulungen können durch externe Experten oder die HR-Abteilung angeboten werden. Gerade hier fehlt es mittelständischen Unternehmen häufig an Ressourcen. Doch compliantes Verhalten setzt sich nur langfristig bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch, wenn sie und ihre Führungskräfte den Umgang mit Compliance-Risiken lernen und vorausschauend agieren können. Eine fest in die relevanten Prozesse integrierte Compliance-Software unterstützt auch die interne Kommunikation: Sie gibt klare Kommunikationsstrukturen vor und erleichtert die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von Entscheidungen und Risikobewertungen.
  3. Vorteile einer KI-getriebenen Software nutzen:
    Gerade die Überprüfung von Drittparteien ist ein aufwändiges Unterfangen, das nur mit KI-getriebener Software effizient durchführbar ist. Wichtig sind die Daten der Geschäftspartner und deren Lieferanten, die ein Unternehmen bereits über Jahre gesammelt und gespeichert hat. Sie werden in die Software eingespeist. Anschließend wird für die Risikobewertung der Geschäftspartner auf externe Informationsquellen zurückgegriffen. Die Software sucht nach Berichterstattungen, negativen Pressemitteilungen oder gar Gerichtsurteilen. Im Mittelstand wird gerade in diesem entscheidenden Schritt oft zu wenig geprüft, dokumentiert und letztlich werden Entscheidungen ohne fundierte Risikobewertung getroffen.

Bei der Wahl einer Software sollte beachtet werden, dass Administratoren jederzeit unkompliziert das Programm den Bedürfnissen der Firma anpassen können und es erweiterbar ist. So brauchen Unternehmen nicht viele unterschiedliche Tools, sondern können mit einer Anwendung eine Vielzahl an Compliance-Bereichen abdecken. Bestenfalls kommt eine Cloud-basierte Lösung zum Einsatz, deren Implementierungsaufwand in die Unternehmens-IT gegen null geht. Die Mitarbeitenden loggen sich über den Browser in das System ein und können direkt damit arbeiten.

Nachholbedarf im Mittelstand

Für den deutschen Mittelstand gilt es in Anbetracht der hohen Strafen bei Compliance-Verstößen, schnell zu handeln. Im Zusammenhang mit Preisabsprachen haben das deutsche und das EU-Kartellamt beispielsweise das Strafrecht in den letzten Jahren deutlich verschärft. Compliance-Lösungen sind zuverlässige Hilfsmittel, um Unternehmensressourcen zu schonen und das HR-Management dabei zu unterstützen, eine belastbare Kultur zu etablieren.

+++ Weitere Wartungsfälle unserer HR-Werkstatt +++

– Teil 83: Wie können Unternehmen Führungskräfte auf die Zukunft vorbereiten?

– Alle bisherigen Folgen der HR-Werkstatt lesen Sie › hier.

Übrigens: Wenn Sie eine Frage haben, die die HR-Werkstatt klären soll, dann › schreiben Sie uns gerne. Ihre Frage wird selbstverständlich anonym abgehandelt.

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