Konzeption, Kommunikation, Aktion
Wer effektive Mitarbeiterbefragungen durchführen will, benötigt eine Strategie, die sowohl das Konzept der Befragung selbst als auch konkrete Zielsetzungen, die kommunikative Strategie und relevante Maßnahmen umfasst. „Wenn Sie als Doktor nur eine Diagnose stellen, aber nicht behandeln können, dann sollten Sie gar nicht erst praktizieren.
Ähnlich ist es bei Mitarbeiterbefragungen – Sie müssen nicht nur die richtigen Fragen stellen, sondern vom Feedback auch in die Umsetzung kommen. Das erfordert strategisches Vorgehen”, erklärt Volker Grümmer, Geschäftsführer von Effectory Deutschland. Eine zielführende Befragungsstrategie besteht unserer Erfahrung nach aus drei Schritten:
1. Befragungslandschaft aufbauen
Viele Unternehmen setzen auf groß angelegte Mitarbeiterbefragungen, die alle 1-3 Jahre stattfinden. Diese bieten einen umfassenden Überblick über den Status quo der Organisation, sind jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden. Der Trend geht deshalb vermehrt zu kurzzyklischen Pulsbefragungen, bei denen kleinere Teams zu spezifischen Themen befragt werden. „Pulsbefragungen sind schneller, dynamischer, fokussierter und in gewisser Weise minimalinvasiver als globale Mitarbeiterbefragungen und daher sehr gut geeignet, um den Besonderheiten der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden”, erklärt Armin Trost, Professor für HR-Management und Organizational Behavior.
Wir empfehlen, eine sogenannte Befragungslandschaft aufzubauen. Diese kombiniert globale Befragungen mit regelmäßigen, fokussierten Pulsbefragungen und ermöglicht damit sowohl einen globalen Überblick als auch die gezielte Befragung einzelner Teams und die Evaluation konkreter Themen.
Tipps:
- Globale Mitarbeiterbefragung alle 1-3 Jahre
- Ergänzend dazu kontinuierliche Pulsbefragungen zu konkreten Themen oder fokussiert auf einzelne Teams
2. Strategisch kommunizieren
Häufig herrscht unter Mitarbeitenden Misstrauen bei Themen wie Datensicherheit und Anonymität von Befragungen, was Beteiligungsquoten und Engagement senkt und entsprechend die Effektivität verringert. Mit einem Plan zur strategischen Kommunikation, der Ziele und Abläufe genau erläutert, können Unternehmen dem entgegenwirken. Es empfiehlt sich, sowohl das Top-Level-Management als auch HR zu involvieren und bestehende Kanäle der Regelkommunikation für die Kommunikation rund um die Befragung zu nutzen. Darüber hinaus eignen sich auch Betriebsversammlungen oder -feste, um Ziele und Abläufe der Befragung zu erläutern. Zusätzlich empfehlen wir, im gesamten Befragungsprozess Ansprechpersonen für Mitarbeitende zur Verfügung zu stellen.
Tipps:
- Kommunikatoren sollten Top-Management und HR sein
- Kickoff-Veranstaltung persönlich und vor der gesamten Belegschaft
- Regelkommunikation (z. B. Newsletter, App, Intranet) für Updates nutzen
- Ansprechpersonen für Mitarbeitende zur Verfügung stellen
3. Aktionsplan erstellen
Ein effektiver Aktionsplan ist entscheidend, um Verantwortlichkeiten zu klären und konkrete Maßnahmen umzusetzen. Der Aktionsplanwird bei Effectory in unmittelbare und langfristige Maßnahmen unterteilt.
Unmittelbare Maßnahmen:
Ergebnispräsentation: Die Ergebnisse werden dem Top-Management präsentiert, um die Kernthemen und den Fokus für Maßnahmen festzulegen.
Unternehmensweite Kommunikation: Eine Woche nach der Befragung werden Kernergebnisse und daraus resultierende Ziele unternehmensweit an Bereichsleiter und Teamverantwortliche kommuniziert.
Workshops: 2-3 Wochen nach der Befragung erhalten Führungskräfte Zugriff auf das Ergebnis-Dashboard in unserer Plattform. Anschließend finden Workshops statt, um Ergebnisse zu verstehen und zu diskutieren, Prioritäten festzulegen und Maßnahmen zu entwickeln. Die Ergebnisse der Workshops werden dokumentiert.
Langfristige Maßnahmen und Monitoring:
Monitoring: Ein bis zwei Monate nach der Befragung beginnt ein kontinuierliches Monitoring der umgesetzten Maßnahmen. Dies umfasst quantitatives Reporting und qualitatives, interaktives Best-Practice-Sharing.
Hotspot- und Folgebefragungen: Je nach Bedarf führen einzelne Einheiten kurze Befragungen in Hotspot-Bereichen durch. Drei Monate nach der ersten Befragung erfolgt zudem eine globale Folgebefragung, um den Fortschritt der Maßnahmen zu überprüfen.
Zwischenbericht: Fünf Monate nach der Befragung erstellt die HR-Abteilung einen Zwischenbericht mit quantitativem Reporting und Interviews.
Abschlussbericht: Zehn Monate nach der Befragung erstellt HR einen Abschlussbericht, der die umgesetzten Maßnahmen zusammenfasst und die nächste Befragung ankündigt.
