KI verändert das Geschäft grundlegend

Bei der Umsetzung komplexer Payroll-Outsourcing-Projekte lässt sich immer wieder feststellen, dass Kunden sich mit den unterschiedlichsten Anforderungen an die Outsourcer wenden, sind sich die Expertinnen und Experten einig. Um Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, macht deshalb Standardisierung und der Einsatz von klugen Workflows und nicht zuletzt auch der effiziente Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) Sinn.

Auch Martin Pitzl, Sales Director bei Infoniqa, favorisiert diesen Ansatz: „Wir sitzen alle im gleichen Boot. Als meinungsbildende Unternehmen müssen wir in der Lage sein, unsere Kunden von mehr Einfachheit zu überzeugen – sozusagen ,Raus aus der Komplexität, hin zur Standardisierung.“ Standardisierung sei unter anderem auch der Schlüssel zur Digitalisierung, weiß Pitzl. „Hinzu kommt der Einsatz einer KI, welche heute bereits in der Lage ist, beispielsweise Millionen Abrechnungen in Sekunden zu analysieren und daraus Schlüsse zu ziehen.“ Ein Ziel des KI-Einsatzes könnte sein, die komplexen Einstellungen und Parametersets unterschiedlicher Payroll-Engines so zu interpretieren und zu analysieren, dass es letztendlich kaum mehr Beratungsleistungen bei einem Umstieg zu einer an deren Payroll braucht, so Pitzl. Für die User Journey der Anwender, die sich ihre Abrechnung im Self Ser vice Portal abrufen, sei es sowieso völlig unerheblich, welche Payroll-Lösung die Abrechnung durchführt.

Er erläutert, wie man über KI unterschiedliche Pay roll-Engines, die bei Infoniqa im Einsatz sind, mit demselben digitalen Datensatz, in diesem Fall einem Lohnarten-Journal, gefüttert habe. Dabei habe die KI diese selbsttätig auf die einzelnen Lösungen angepasst. Laut Pitzl waren die Ergebnisse zwischen den einzelnen Engines nach einem Payroll-Lauf erstaunlich identisch, ohne dass irgendjemand eine Lohnart manuell angelegt habe. „Das bedeutet, die Interpretation einer Software (KI) ist genauer. Die Interpretation beziehungsweise die Beschreibung eines Menschen, der die nötigen Einstellungen einer Payroll-Software selbst durchführt. Und die daraus resultierenden Einstellungen sind im Vergleich fehlerhafter als das Ergebnis einer KI.“ Das habe immense Auswirkungen auf ihr Geschäft. Deshalb brauche man künftig mit den Kunden auch keine Diskussion mehr zu führen, welche Payroll-Engine letztendlich abrechnet.

„Ich glaube nicht, dass das noch drei Jahre dauert“, wirft Alexander Marzen ein. „Wir sind bereits mitten drin in diesem Wandel.“ Das werde sich seiner Ansicht nach auf mindestens zwei Ebenen auswirken: „Auf der einen Seite geht es darum, was wir unseren Kunden dadurch mehr bieten können. Und zweitens wollen wir uns selbst und unseren Mitarbeitenden damit das Leben einfacher machen können. Betrachtet man, seit wann das Thema überhaupt präsent ist und was seit zwei Jahren daraus entstanden ist, dann bin ich davon überzeugt, dass es keine drei Jahre mehr dauert, bis sich zum Beispiel das Berufsbild des Lohn- und Gehalts-Abrechners dadurch verändern wird. Ich denke, der wird schon in zwei Jahren nicht mehr das machen, was er heute macht.“

 Immer mehr Neukunden fragen nach KI

Im Hinblick auf das Thema KI werde ADP als Softwarehersteller insbesondere von Neukunden immer häufiger danach gefragt, wie das Unternehmen im Bereich KI aufgestellt ist. Und wie KI-Technologie Bestandteil in deren Produkt sei. „Dann ist natürlich der Schritt zur Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht mehr weit“, so Marzen. „Wir benutzen unsere Software ja selbst, um unsere Dienstleistungen mit KI noch intelligenter zu machen. Das ist ein unaufhaltsamer Prozess, der ebenso sowohl die Technologie- als auch die Softwareanbieter dazu zwingt, sich in diese Richtung zu bewegen.“ Marzen ist überzeugt, dass wenn KI mehr in der Breite verfügbar sein werde, sich gegebenenfalls weniger Mitarbeiter um die Payroll kümmern müssen und neue Aufgaben übernehmen könnten. Allerdings schränkt er ein: „Es wird immer eine Koexistenz sein. KI wird eine Unterstützung sein bei Prozessgenauigkeit und Effizienzgewinn. Den Menschen ersetzen wird sie in der Entgeltabrechnung nicht.“

Auch für Thomas Walther ist Standardisierung der erste Schritt in Richtung Automatisierung und damit auch für den Einsatz von KI. „Dem Zeithorizont von drei Jahren stimme ich zu“, ergänzt er. „Dann brauchen die Kunden noch Zeit, um auf die neue Lösung zu migrieren. Die Technik wird dann so weit sein, dass ein neuer Kunde schon sehr viele Automatismen nutzen kann.“ Man habe intern bereits geprüft, was an KI in einer neuen Payroll-Engine, die man in Kürze auf den Markt bringen werde, umsetzbar sei, so Walther. „Und dann kam mir die Idee, dass man die Engine doch eigentlich auch sprachsteuern könnte. Warum muss man denn eine Maske per Maus aufrufen, wenn man dasselbe per Sprachsteuerung machen kann?“

Marianne Gause zweifelt daran, dass sich die Aufgaben des Payrollers wirklich in den nächsten wenigen Jahren durch den Einsatz von KI stark verändern werden. „Der Hype um KI ist zwar enorm, doch man sollte nicht vergessen, dass die allermeisten Unternehmen ihre Abrechnungen noch selbst erledigen“, meint sie. „Und ob jede Firma in zwei oder drei Jahren diese Entwicklung so weit mitgegangen ist, dass sich der Beruf des Lohn- und Gehaltsabrechners so grundlegend verändert, das glaube ich nicht. Grundsätzlich bin ich dabei, wenn es um die Outsourcer selbst geht. Aber dass sich das Berufsbild per se bis dahin schon geändert hat, das kann ich mir nicht vorstellen.“

On Premise und ASP – Totgesagte leben länger

Mittlerweile ist zwar die Cloud der meistgenutzte Standard für Unternehmensapplikationen. Doch es gibt nach wie vor eine Vielzahl von Legacy-Lösungen, alten ERP- und HR-Systemen, die in der Regel inhouse betrieben werden. „Die kann man nur retten, wenn man dafür Hosting, also ASP, anbietet“, meint Martin Pitzl. „Das ist natürlich keine Cloud oder Software-as a-Service-Lösung. Doch man sollte den Kunden das Gefühl geben, beweglich zu bleiben und trotzdem die Vorteile moderner IT-Architektur nutzen zu können, indem man ihnen anbietet, die Software in einem Rechenzentrum mit den passenden Services rundherum zu betreiben. Kunden sprechen uns – beispielsweise im Rahmen von Payroll-Umstellungen – darauf an, wenn dort jemand ausscheidet und Wissen mitnimmt, ob wir übernehmen können.“

Welche IT-Infrastruktur, ob On Premise, ASP oder Cloud, ein Unternehmen oder eine Organisation bevorzugt, hängt auch von der Branche ab. On Premise HR-Lösungen sind laut Thomas Walther noch häufiger im öffentlichen Bereich zu finden. „Unterhält man sich insbesondere mit größeren Kunden in diesem Umfeld, fällt auf, dass dort tatsächlich noch mehrheitlich In house-Installationen bevorzugt werden“, sagt Walther. „Sehr große Organisationen, beispielsweise Sozialverbände, verfügen oft noch über eigene Rechenzentren, die sie als IT-Infrastruktur nach wie vor gegenüber der Cloud bevorzugen.“ Er vermutet, dass ein Generationswechsel in den Führungsetagen, der die Vorteile der Cloud neu bewertet, zu einem Umdenken in Richtung Cloud führen wird.

Sebastian Vornweg sieht auch bei Organisationen in der Sozialwirtschaft, etwa bei karitativen Verbänden oder Einrichtungen sowie im Gesundheitssektor, die bisher Inhouse-Lösungen betreiben, eine klare Öffnung hin zur Cloud. Dabei würden diese dazu tendieren, die gleiche Lösung, die sie zuvor On Premise lizenzierten, nun in einer Private Cloud als SaaS betreiben zu wollen. Er fügt hinzu: „Ich würde auch sagen, dass On Premise noch nicht tot ist. Für SAP sehe ich das so. Für die an deren Varianten nicht.“

„Wer über die Cloud spricht, sollte zwischen der Cloud in einem Rechenzentrum, so wie es der eine oder andere hier in der Runde anbietet, und einer Cloud in der Hyperscaler-Welt einer SAP unterscheiden“, argumentiert Marianne Gause. Sie erkennt vor allem bei großen Unternehmen Skepsis, sich in eine Abhängigkeit von SAP zu begeben, deren vollständige Auswirkungen sich noch nicht endgültig abschätzen lassen.

Den Kunden ein klassisches Hosting in einem Partner-Rechenzentrum oder in einem eigenen anzubieten, hält sie für eine gute Alternative: „Das ist absolut nicht out, und ich glaube, das wird auch noch ein paar Jahre so gehen. Es wird noch viel passieren, bis es zur Cloud keine Alternative mehr gibt.“ Bis dahin, so Outsourcing-Expertin Marianne Gause, wolle man den Kunden auf jeden Fall noch Wahlmöglichkeiten bieten. „Die Tür machen wir auf gar keinen Fall zu.“

Gold des digitalen Zeitalters nutzen

Wer über die Vorteile von KI spricht und über deren enorme analytische Leistungsfähigkeit, kann das nicht ohne Berücksichtigung der aktuellen Datenschutz-Debatte tun. Denn eine der zentralen Fertigkeiten der KI ist der Umgang und die Analyse großer Mengen von Daten, die weit über das, was Menschen leisten können, hinausgeht. Allerdings: Die einschlägigen Verordnun gen und Gesetze zum Schutz von Daten, insbesondere von personenrelevanten Daten, namentlich der DSGVO und dem EU AI-Act, setzen enge Grenzen. Ungeachtet gesetzlicher Bestimmungen kann das, insbesondere in Situationen, in denen Wettbewerber ein und denselben Outsourcing-Dienstleister in Anspruch nehmen, zu skurrilen Situationen führen. Martin Pitzl berichtet in diesem Zusammenhang von Kunden im Bankensektor, bei denen zum Beispiel die Prozesse nahezu identisch sind. Aus einer für ihn unbegründeten Angst der Kunden, sich nicht in die Karten schauen zu lassen, würden sie die Anschaffung identischer Software, wie die des Wettbewerbers zur Auslagerung derselben Prozesse, zum Teil kategorisch ablehnen. „Bei einer Zusammenarbeit in diesem Bereich wären die Erkenntnisse und Vorteile, die alle daraus ziehen könnten, allerdings enorm“, so Pitzl. „Sie könnten sich unfassbar viel Geld sparen, wenn sie sozusagen über Copy and Paste ihre gleichen Prozesse in der Software übernehmen würden.“

Geht es um Datenmissbrauch, relativiert Martin Pitzl die Diskussion darüber bei Payroll-Daten ein wenig. Er hält andere Bereiche für schutzwürdiger. „Da geht es zum Beispiel um Banking-Software, die wir alle benutzen. Keine Frage, Payroll-Daten sind auf jeden Fall schutzwürdig“, sagt Pitzl. „Aber mir bereitet es mehr Sorgen, dass Versicherungs-, Bank- und Gesundheitsdaten missbraucht werden könnten, als zu wissen, wer eine Tariferhöhung erhält.“ „Ähnliche Erkenntnisse haben wir auch gemacht“, bestätigt Sebastian Vornweg die Erläuterungen seines Gesprächskollegen Martin Pitzl. „Es kamen schon Interessenten zu uns, die uns zuerst fragten, ob ein Wettbewerber in unserem Rechenzentrum gehostet werde. Wenn dem so war, gingen sie eher zu einem unserer Wettbewerber.“ „Das ist eigentlich, wie Du sagst, Martin, nicht nachvollziehbar, denn die würden tatsächlich beide aufgrund erheblicher Synergieeffekte massiv voneinander profitieren. Ich denke, das ist ein Kulturthema und eine Generationenfrage und dass sich das langsam in den Köpfen vor allem der jüngeren Menschen ändert.“

Sensible Daten schützen

Um dennoch Payroll-Daten für Auswertungen nutzen zu können, arbeitet man bei VRG mit Templates. Vornweg: „Diese VRG-Templates enthalten für gewisse Branchen fest entwickelte Standards, die Unternehmen für anonymisierte Berechnungen nutzen können.“ Auch für Vornweg sind Bankdaten eher sensibler und kritischere Daten als Payroll-Daten. „Ich würde jetzt auch nicht jedem meine Bankdaten zur Verfügung stellen wollen. Die müssen auf jeden Fall sicher sein.“

„Ich denke, wir sind uns innerhalb dieser Runde einig, dass wir die verfügbaren Daten vielseitig nutzen könnten“, ergänzt Alexander Marzen. „Schließlich sind Daten sowas wie das neue Gold des digitalen Zeitalters.“ Zwar sage man den Deutschen gerne nach, dass sie im internationalen Vergleich im Umgang mit Daten viel zurückhaltender seien, so Marzen. Und das könne nach seiner Ansicht möglicherweise ein Hemmschuh für neue Ideen in der Datenauswertung sein. Für ihn gilt jedoch: „Ich begrüße es aber grundsätzlich, dass es für die Nutzung insbesondere sensibler Daten Regelwerke wie die DSGVO und ein EU KI-Gesetz gibt, um einheitliche Spielregeln für alle Beteiligten zu haben. Ich möchte nicht, dass meine persönlichen Daten und viel weniger noch die sensitiven Informationen, die uns unsere Kunden anvertrauen, irgendwo für Unbefugte zugänglich sind.“ Selbst wenn das möglicherweise den Spielraum für kreative Ideen etwas einschränke, so Marzen.

Um das berechtigte Schutzbedürfnis dieser Daten sicherzustellen, betreibe ADP einen nicht unerheblichen Aufwand. Er sei froh, dass das in Europa reguliert sei. „Ich meine aber, man sollte ein ausgewogenes Maß an Regulierung finden. Wir sollten den Fortschritt nicht so weit regulieren, dass wir ihn komplett ausbremsen.“

Noch näher an den Kunden

Insgesamt wollen sich die Expertinnen und Experten der Runde künftig noch stärker an den Kunden zu nähern, um deren Bedürfnisse noch besser zu verstehen. Gleichzeitig wünschen sie sich von HR, die nach Ihrer Ansicht grundsätzlich mehr Wertschätzung verdienen, dass sie künftig mehr Mut und Kreativität zeigen, Neues auszuprobieren. Und HR sollte sich auch stärker als Services Provider innerhalb des Unternehmens positionieren. Weil bisher erst 20 bis 30 Prozent der Unternehmen den Weg ins Outsourcing gewählt haben, werden die Auftragsbücher der Outsourcer wahrscheinlich noch lange gefüllt bleiben.