Wie Video-Meetings produktiver werden

Meetings verteilter Teams mit Video und Bildschirmfreigabe erhöhen das Engagement der Mitarbeiter. Auch verbessert sich durch Videokonferenzen die Effektivität der virtuellen Meetings, weil es weniger Möglichkeiten zum Multitasking gibt. Damit steigt die Produktivität. Wird während eines Meetings Video oder Screensharing verwendet, bleiben die Teilnehmer im Durchschnitt für 87 Prozent der Zeit im Meeting. Ohne Bildschirmfreigabe verringert sich der Wert auf 75 Prozent. Bei einer durchschnittlichen Meeting-Zeit von 38,7 Minuten in Europa ergeben sich damit zu zusätzliche 4,6 Minuten Engagement. Weltweit kommen Meetings mit Video und Screensharing bisher aber nur bei einem Viertel der Beteiligten (23 Prozent) zum Einsatz. Zu diesen Ergebnissen kommt die Studie „Produktivität bei der Arbeit: Der Fuze Communications Index“. Dafür wurden im letzten Jahr Daten von weltweit (darunter Deutschland) mehr als fünf Millionen Nutzern der Fuze-Kommunikationsplattform analysiert. Zudem wurden von Dezember 2018 bis Februar 2019 die Metadaten von Telefonaten, Nachrichten und Meetings der Nutzer ausgewertet. Insgesamt wurden 2,5 Millionen Online-Meetings, 20 Millionen Telefonate und 33 Millionen Chat-Nachrichten einbezogen.

Je internationaler, umso mehr Zeit wird für virtuelle Meetings gebraucht

Die Studie hat auch internationale virtuelle Meetings untersucht. Diese dauern im Schnitt mit Mitgliedern aus einem anderen Land 19 Minuten. Nehmen Teammitglieder aus einem weiteren Land teil, so verdoppelt sich die Dauer der Meetings auf 38 Minuten. Bei vier oder mehr Ländern verdreifacht sie sich auf 57 Minuten. Unternehmen sollten dies beachten, so die Studie, um eine maximale Produktivität zu ermöglichen. Darüber hinaus sollten sie erwägen, die Kalendereinstellungen auf 25 oder 50 Minuten umzustellen. Das trage dazu bei, dass Meetings pünktlich beginnen, weil so die Mitarbeiter Zeit bekommen, von einem Meeting zum anderen zu gelangen.

Unterschiedliche Kommunikations- und Kollaborationsvorlieben der Mitarbeiter beachten

Die Ergebnisse zeigen aber auch, dass Führungskräfte nicht nur in Technologien investieren sollten, die das Engagement steigern, sondern außerdem integrative Richtlinien implementieren sollten, damit die eingesetzten Kollaboration-Lösungen in Einklang mit der Unternehmenskultur stehen. Ein Ergebnis der Untersuchung ist, dass Mitarbeiter unterschiedliche Präferenzen hinsichtlich und Kommunikation und Kollaboration haben. Wenn Unternehmen diese Vorlieben kennen, können sie ihren Mitarbeitern entsprechend passende Lösungen anbieten und damit eine Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur schaffen, die Kollaboration fördert, so die Studie.

Die Studie steht > hier zum Download zur Verfügung.