Jeder Mensch braucht Feedback: Lob führt dazu, dass wir Hormone ausschütten, die uns glücklich machen und unsere Leistung steigern. Auch negative Erfahrungen können nützlich sein und dazu führen, dass wir unser Verhalten ändern.
Doch gerade in der Zeit der Pandemie – mit Arbeit im Homeoffice und eingeschränkten sozialen Kontakten – ist es schwierig, Mitarbeitern Rückmeldungen zu ihrer Arbeit zu geben. Das führt dazu, dass die Motivation von Mitarbeitern sinkt. Führungskräfte sollten daher auch in der Corona-Krise regelmäßig Mitarbeitergespräche führen. Vier Punkte sollten sie dabei beachten:
1. Positives und konstruktives Feedback
Unternehmen, die eine Feedbackkultur in ihren Grundsätzen verankert haben, können dadurch die Motivation und Leistung ihrer Mitarbeiter verbessern und das berufliche Weiterkommen fördern.
Wirkungsvolles Feedback sollte zwei Komponenten einbeziehen:
- das eigentliche Feedback als eine Rückmeldung zur bisherigen Tätigkeit und Weitergabe von Expertenwissen sowie
- Coaching als einen Blick in die Zukunft, das Entwickeln von Lösungsmöglichkeiten für zukünftiges Handeln und das Setzen von Zielen.
Während des Gesprächs sollte die Führungskraft insgesamt die Zukunft im Blick behalten und ein Umfeld schaffen, das Stärken und Zukunftspotenziale offenlegt. Dabei kann die Führungskraft ihrem Mitarbeiter Impulse von außen geben, aber ihn auch zur Selbstreflexion ermutigen und ihn seine Handlungen selbst bewerten lassen. Die Führungskraft sollte dabei stets darauf achten, dass das Feedback personalisiert ist und sich direkt an das Gegenüber richtet und dessen Aufgabengebiet im Blick hat. Nur so kann der Mitarbeiter seine Stärken erkennen und darauf zukünftig aufbauen oder Verbesserungspotenzial entwickeln.
Auch Wertschätzung sollte die Führungskraft in dem Feedback zeigen. Nur ein wertschätzendes Gespräch auf Augenhöhe kann zum erwünschten Erfolg führen. Die Führungskraft sollte dabei auf die Persönlichkeit des Gegenübers eingehen: Manch ein Mitarbeiter braucht direkte, offene Kritik, ein anderer wünscht sich „sanftere“ Kritik.
Führungskräfte können in dem Gespräch Feedback in beide Richtungen zulassen. So kann die Führungskraft ihrem Mitarbeiter eine Rückmeldung geben, aber ihn auch um ein Feedback bitten. Das sollte nach Möglichkeit bereits vor dem Mitarbeitergespräch geschehen, damit dieser die Rückmeldung vorbereiten kann.
2. Objektivität durch Messwerte und Daten
Hilfreich ist, objektive Bewertungen, Daten oder Kennzahlen in das Feedbackgespräch einzubeziehen, soweit diese vorhanden sind. So kann der Mitarbeiter einschätzen, wo er steht. Die Zahlen sollten dabei nicht nur vorgelegt, sondern auch bewertet werden. Mitarbeiter können aus den objektiven KPIs Rückschlüsse ziehen. Beide Seiten können auf Grundlage der Zahlen Verbesserungsmöglichkeiten ableiten und Handlungsvereinbarungen treffen.
Sofern keine Zahlen vorhanden sind, sondern sich die Arbeit auf Teamarbeit bezieht, sollte die Führungskraft im Blick haben, welche Teamrolle der Mitarbeiter einnimmt, welche Aufgaben er wie erledigt und wie er beispielsweise Kunden gegenübertritt. Auch daraus können Benchmarks für die Zukunft vereinbart werden.
3. Positives Verhalten in den Vordergrund stellen
Ein ausgewogenes Verhältnis von Lob und konstruktiver Kritik ist wichtig. Positive Rückmeldungen sollten stets im Vordergrund stehen. Untersuchungen haben gezeigt, dass einer kritischen Anmerkung mindestens fünf positive Feedbacks gegenübergestellt werden sollten.
Auch konstruktives Feedback, also mit negativen Kommentaren und Verbesserungsvorschlägen, ist zulässig, wenn es nicht die negativen Rückmeldungen in den Vordergrund stellt und dadurch die Anerkennung von erbrachter Leistung in Frage stellt. Wer seinem Mitarbeiter zu viele Verbesserungsvorschläge macht, riskiert, dass er den Eindruck gewinnt, keine Aufgabe richtig zu erledigen. Das könnte dazu führen, dass er sich nach einem neuen Arbeitgeber umschaut.
4. Feedbackgespräch gut vorbereiten
Führungskräfte sollten Feedbackgespräche gut vorbereiten. Wenn Führungskräfte unvorbereitet in Mitarbeitergespräche gehen oder ein Vertrauensverhältnis fehlt, kann ein Gespräch nicht ziel- und zukunftsgerichtet geführt werden. Zu vermeiden ist, dass es in Diskussionen um Fehler und Schuld mündet.
Daher ist es ratsam, dass sich Führungspersonen einen Leitfaden für die Gespräche entwickeln und diesen im Gespräch verwenden. Im Vorfeld des Gesprächs sollten sie sich zudem konkrete Beispiele zu dem einzelnen Mitarbeiter in Erinnerung rufen, die sie ansprechen möchten.
Während des Gesprächs sollten sie eine Atmosphäre der Wertschätzung schaffen und sich ausreichend Zeit für die Anliegen des Mitarbeiters nehmen. Daher sollte für das Gespräch ausreichend Zeit freigehalten werden. Wenn das Gespräch dann doch kürzer dauert, kann es frühzeitig beendet werden. Ein kurzer Austausch über private Anliegen kann ein Feedbackgespräch auflockern.
Empfehlenswert ist, die Abstände zwischen Feedbackgesprächen zu verringern und sich nicht unbedingt nur jährlich, sondern gegebenenfalls monatlich oder wöchentlich entsprechend kürzer auszutauschen. Dadurch sind konkrete Beispiele präsenter und Ziele können engmaschiger gesetzt und kontrolliert werden.
Kirstin Gründel beschäftigt sich mit den Themen Compensation & Benefits, Vergütung und betriebliche Altersvorsorge. Zudem kümmert sie sich als Redakteurin um das Magazin "Comp & Ben". Sie ist redaktionelle Ansprechpartnerin für das Praxisforum Total Rewards.
