Wenn zwei Systeme nicht miteinander sprechen
HR und Payroll – zwei Disziplinen, die im Unternehmensalltag oft getrennt voneinander arbeiten. Was auf den ersten Blick sinnvoll erscheint, entpuppt sich in der Praxis häufig als unterschätzter Kostentreiber. Denn getrennte Systeme bedeuten mehr Aufwand, mehr Abstimmungen und mehr Fehlerpotenzial. Die Folge: wertvolle Ressourcen gehen verloren, bevor überhaupt der erste Gehaltslauf gestartet ist. In diesen Prozessen verbergen sich nämlich vier typische Kostenfallen, die den Arbeitsalltag erschweren und das Budget unnötig belasten. Ein aktueller Leitfaden von Personio zeigt, wie diese sich mit der richtigen Lösung dauerhaft vermeiden lassen.
Kostenfalle 1: Manuelle Prozesse sind teure Zeitfresser
Getrennte Systeme erfordern eine ständige manuelle Abstimmung von Daten. HR-Teams müssen Informationen doppelt erfassen, pflegen und laufend kontrollieren – etwa bei der Stammdatenpflege oder bei Vertragsänderungen. Allein für diese Tätigkeiten fallen bei 100 Mitarbeitenden jährlich rund 10.440 Euro an. Diese Summe entsteht durch den erhöhten Arbeitsaufwand, der durch einfache Automatisierungen vermieden werden könnte. Eine integrierte Lösung überträgt Daten nahtlos und sorgt dafür, dass Informationen nur einmal eingegeben werden müssen – fehlerfrei, aktuell und jederzeit abrufbar.
Kostenfalle 2: Wenn der Mensch zum Risikofaktor wird
Je häufiger Daten manuell eingegeben oder übertragen werden, desto größer ist die Gefahr für Fehler. Das zeigt sich besonders deutlich in der Lohnabrechnung: 22 % aller Prozesse sind laut Studien fehlerbehaftet – mit Kosten von bis zu 11.484 Euro jährlich. Neben dem finanziellen Schaden leidet auch das Vertrauen der Mitarbeitenden, wenn Gehälter nicht korrekt ausgezahlt werden oder Abzüge nicht stimmen. Integrierte Systeme verhindern diese Fehler durch automatische Eingabevalidierung und konsistente Datenhaltung – und schaffen so Verlässlichkeit im gesamten Abrechnungsprozess.
Kostenfalle 3: Kommunikation wird zum Kostenkiller
Ohne zentralen Datenzugriff kommt es regelmäßig zu Rückfragen, Abstimmungsrunden und Missverständnissen. HR- und Payroll-Verantwortliche verbringen dadurch viel Zeit mit interner Kommunikation – etwa mit der Buchhaltung – sowie mit externen Partnern wie Steuerkanzleien. Allein dieser Aufwand kann jährlich bis zu 12.528 Euro kosten. Hinzu kommen Zeitverluste, die sich negativ auf die Gesamtproduktivität auswirken. Mit einem integrierten System stehen relevante Informationen in Echtzeit allen Beteiligten zur Verfügung und reduzieren so unnötige Schleifen auf ein Minimum.
Kostenfalle 4: Wenn aus Versäumnissen Bußgelder werden
Die gesetzlichen Anforderungen an die Lohnabrechnung ändern sich ständig – und machen den Prozess komplex und fehleranfällig. Wer keine zentrale Lösung nutzt, läuft Gefahr, Fristen zu verpassen oder fehlerhafte Daten zu übermitteln. Die Folge: mögliche Strafzahlungen von bis zu 25.000 Euro sowie operative Belastungen durch Betriebsprüfungen und Korrekturen. Eine integrierte Payroll-Software reagiert automatisch auf neue gesetzliche Vorgaben und sorgt dafür, dass der Abrechnungsprozess zuverlässig, aktuell und rechtssicher aufgestellt ist.
Integrierte Systeme bieten einen strategischen Mehrwert
Integrierte HR- und Payroll-Systeme reduzieren nicht nur operativen Aufwand, sondern liefern wertvolle Daten für strategische Entscheidungen. Unternehmen erkennen auf einen Blick, welche Benefits wirklich genutzt werden, wie sich Personalkosten entwickeln oder wo Recruitingbedarf entsteht. Diese Erkenntnisse stärken die Position von HR als Sparringspartner des Managements und helfen, fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Eine Investition, die sich rechnet
Getrennte HR- und Payroll-Systeme sind teuer – oft ohne, dass es den Verantwortlichen bewusst ist. Rechnet man alle Faktoren zusammen, entstehen schnell bis zu 62.000 Euro an versteckten Kosten pro Jahr. Mit einer integrierten Lösung sparen Unternehmen nicht nur Geld, sondern gewinnen Zeit, Sicherheit und Kontrolle. So können sich HR- und Payroll-Teams wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Mitarbeitenden – und den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens.
Weitere Infos und konkrete Rechenbeispiele erhalten Sie im kompletten Leitfaden.
