Digitalisierung und Fachkräftemangel stellen HR vor große Herausforderungen. Umso vielversprechender sind Software-Lösungen, die sich der Künstlichen Intelligenz (KI) bedienen, um Prozesse in der Personalabteilung zu optimieren und Ressourcen in Unternehmen zu schonen. Die Lohnbuchhaltung, die der stetigen Verarbeitung einer Vielzahl von Informationen bedarf, ist prädestiniert für die Automatisierung. Kompensieren kann KI fehlendes Fachpersonal zwar nicht. Doch lassen sich mithilfe intelligenter Technologien komplexe Prozesse rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung in vielerlei Hinsicht erleichtern und Fehler vermeiden.
Automatische Datenerfassung für eine präzisere und effizientere Entgeltabrechnung
Händisch ausgeführte Datenerfassung in der Lohnbuchhaltung ist nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig. Unternehmen, die eine KI-gestützte Lohnabrechnungssoftware nutzen, können diese wiederkehrenden Vorgänge dank der automatischen Datenerfassung und Dokumenterkennung deutlich abkürzen. Relevante Daten wie Arbeitszeiten, Überstunden und andere entscheidende Informationen werden automatisch gesammelt und nahtlos in den Lohnabrechnungsprozess integriert. Dies hat den Vorteil, dass manuelle Fehler minimiert und die Lohnabrechnung präziser und effizienter durchgeführt werden kann – und zwar in Echtzeit für eine schnellere Erstellung und Bearbeitung von Entgeltabrechnungen.
KI unterstützt die korrekte Anwendung von Steuergesetzen und Regelungen
Steuergesetze und Vorschriften können sich je nach Land, Bundesland oder Region unterscheiden. Es ist daher entscheidend, dass Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung auch hinsichtlich neuester Gesetzesänderungen auf dem aktuellen Stand bleiben und dafür sorgen, dass alle Lohn- und Gehaltsabrechnungen korrekt und gesetzeskonform erstellt werden. Hier kann die Künstliche Intelligenz mögliche Wissenslücken schließen und sicherstellen, dass die jeweilige Lohnabrechnung den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Das Risiko für rechtliche Konsequenzen bei fehlerhaften Lohnabrechnungen sinkt entsprechend. Ebenso lassen Unternehmen möglichen Unmut seitens ihrer Mitarbeiter bei falschen Entgeltabrechnungen gar nicht erst aufkommen.
Kontinuierliche Datenanalyse: Fehlerkorrekturen und Berücksichtigung individueller Anpassungen
Was die KI in der Lohnbuchhaltung besonders wertvoll macht, ist ihre Analysefähigkeit. Zum einen erkennt und korrigiert sie Fehler und Unregelmäßigkeiten in der Lohnabrechnung, bevor sie zu Problemen führen. Individuelle Anpassungen wie Boni, Zusatzleistungen und Abzüge integriert sie automatisch in den Abrechnungsprozess und legt durch die Analyse von historischen Lohnabrechnungsdaten Trends offen, die bei zukünftigen Abrechnungen berücksichtigt werden können. Zum anderen wächst die Bedeutung von KI als potentes Tool für die konkrete Unternehmensplanung, da der sofortige Zugriff auf wichtige Lohnabrechnungsdaten, Analysen und Berichte nur einen Klick entfernt ist.
Künstliche Intelligenz und der Datenschutz
Was bei diversen Aspekten für KI-gestützte Automatisierungen in der Lohnbuchhaltung spricht, wirft in puncto Datenschutz berechtigterweise Fragen auf. Dürfen sich Unternehmen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf die Künstliche Intelligenz verlassen? Die Antwort ist: Jein. Abhängig von der eingesetzten Technologie kann KI zwar sensible Informationen datenschutzkonform verarbeiten. Doch liegt die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien letztlich beim Unternehmen. Zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen wie die Anonymisierung von Daten und sensibilisierende Mitarbeiterschulungen sind daher unverzichtbar.
Was kann KI in der Lohnbuchhaltung leisten und welche Hürden gilt es zu überwinden?
Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Lohnbuchhaltung kann KI die Aufwände für die Entgeltabrechnung reduzieren. HR-Mitarbeiter gewinnen folglich mehr Zeit für strategische Themen. Gleichwohl ist die Künstliche Intelligenz kein Ersatz für qualifizierte Fachkräfte. Vielmehr dient sie als leistungsstarkes Werkzeug, das HR-Experten dabei unterstützt, Prozesse zu optimieren und Fehler zu reduzieren. Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz der KI in HR bleiben Fortbildungen von HR-Mitarbeitern hinsichtlich KI-getriebener Technologien, die abschließende Digitalisierung von HR-Prozessen, vorhandene digitale Infrastrukturen und nicht zuletzt Vertrauen in die Künstliche Intelligenz.
