So sollte HR-Software gestaltet sein

Frage an die HR-Werkstatt: Welches Design eignet sich für HR-Software, um die Arbeit zu erleichtern?
Es antwortet: Thomas Latus ist Gründer und CEO der modulr.design GmbH.

Im technologisch geprägten und dynamischen Arbeitsumfeld von heute nehmen digitale Werkzeuge eine immer zentralere Rolle ein. Ob es sich um die alltägliche Aufgabenplanung handelt oder die Nutzung generativer KI wie ChatGPT – wir sind fortwährend von neuen Anwendungen umgeben, die unseren Arbeitsalltag sowohl effizienter als auch angenehmer gestalten wollen.

Dabei nimmt die Nutzungsfreundlichkeit von Software einen zentralen Stellenwert ein. Eine neue Anwendung sollte intuitiv verständlich sein, um akzeptiert, aber auch unmittelbar und dauerhaft produktiv genutzt werden zu können. Dabei sollte die Beziehung zu einer Software schon beim ersten „Date“ stimmen, um eine langfristig produktive Nutzung zu ermöglichen. Sie beeinflusst nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden.

Gesucht: emotionale Software

Motivierte Mitarbeitende sind der Schlüssel zu produktiveren Ergebnissen – auch durch die Bereitstellung geeigneter Werkzeuge. Dabei genügt es nicht, dass nur Funktionen erfüllt werden. Software, insbesondere im betrieblichen Kontext, muss auf einer emotionalen Ebene gestaltet werden – eine klare Anforderung an Produkt- und User-Experience-(UX)-Design. Dies impliziert, die emotionale Grundstimmung der Nutzer:innen bereits vor der tatsächlichen Verwendung einzubeziehen.

Sei es, dass diese – zusätzlich zu den alltäglichen Herausforderungen – negativ gestresst sind, weil sie Aufgaben unter Zeitdruck koordinieren müssen, wie etwa die Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen, oder enthusiastisch, weil sie sich auf das Kontaktieren neuer potenzieller Kolleginnen und Kollegen freuen. Die Software muss auf alle Stimmungslagen eingehen, um die Bedürfnisse treffend zu adressieren. Dies ist besonders bei der allerersten Nutzung entscheidend, wo Vorbehalte und Unsicherheiten durch ein verständliches, motivierendes Onboarding ausgeräumt werden müssen.

Doch worauf ist noch zu achten? Die Antwort liegt in einer tiefen Empathie für die Nutzenden sowie der Anpassungsfähigkeit der Software an wechselnde Anforderungen der Arbeitswelt.

Neue HR-Software: Die Rolle von Produkt- und UX-Design

Folgende Prinzipien etablieren und fördern eine positive Verbindung zwischen den Nutzenden und der Software:

1. Nutzerzentriertes Design: Software sollte aus der Perspektive der Endnutzerinnen und -nutzer entworfen werden, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu erfüllen.

2. Effektives Onboarding: Die erste Bekanntschaft mit neuer Software ist oft entscheidend. Ein wohl überlegtes Onboarding führt die Nutzerinnen und Nutzer durch die grundlegenden Funktionen und hilft ihnen, rasch produktiv zu werden.

3. Direktes Verständnis: Über das Onboarding hinaus sollte Software auf Anhieb verständlich sein. Funktionen und Prozesse sollten schnell erfasst werden können – aus anderen Programmen bekannte Muster nahtlos integriert sein.

4. Erste Erfolgsmomente: Nutzende sollten rasch positive Ergebnisse erzielen. Dies fördert die Akzeptanz, das Engagement und kann die Lernkurve verkürzen. Jeder Erfolg trägt zur emotionalen Bindung bei und sollte im User Interface entsprechend hervorgehoben werden.

5. Feedback und Unterstützung: Eine effiziente UX beinhaltet auch Unterstützung nach der Softwareeinführung. Dies kann durch die KI-unterstützte Betreuung der Nutzenden, durchdachte FAQ-Bereiche oder integrierte Feedback-Funktionen erfolgen.

6. Anpassungsfähigkeit: Gute Software muss sich an wechselnde Geschäftsprozesse oder Nutzungsanforderungen anpassen können. Dies gelingt durch individuelle Einstellungen, flexible Module oder skalierbare Funktionen – wobei die Bedürfnisse je nach Unternehmensgröße und persönlicher Affinität variieren können.

7. Software als Co-Pilot: Chat-GPT zeigt, dass Software nicht nur als effizienzsteigernde Assistenz dienen, sondern auch Freude in der Interaktion vermitteln kann. Dies steigert die Nutzung und somit auch den Ertrag. Die Interaktion mit Software sollte daher als fortlaufende Beziehung betrachtet werden, die unterschiedlich emotional motivieren kann – sei es als Freundin beziehungsweise Freund, als Arbeitskollegin beziehungsweise Arbeitskollege oder als Mentorin beziehungsweise Mentor.

Praktische Beispiele für erfolgreiches Produkt- und UX-Design

Die Herstellung einer emotionalen Bindung zwischen den Nutzenden und der Software kann Anbieter signifikante Wettbewerbsvorteile verschaffen. Im Folgenden werden einige Beispiele für erfolgreiches Produkt- und UX-Designs in der HR-Software-Industrie vorgestellt:

SAP SuccessFactors: Als fortschrittliche Human Experience Management (HXM) Suite legt SuccessFactors den Fokus auf die individuellen Bedürfnisse und Emotionen der Nutzerinnen und Nutzer. Sie bietet unter anderem umfassende Lösungen für Personalmanagement, einschließlich Personalbeschaffung, Mitarbeiterleistung, Lernen und Entwicklung sowie Vergütung und fördert dabei auch die persönliche und berufliche Entwicklung. Der nutzungszentrierte Ansatz ermöglicht eine intuitive Navigation sowie Verwaltung von Informationen und integriert sich reibungslos in den Arbeitsfluss. Dank individueller Anpassung und automatisierter Compliance trägt SuccessFactors zu einer verbesserten Nutzererfahrung bei. Durch die Verwendung von emotionalem Design und dem Fokus auf menschenzentrierte Erlebnisse wird ein stärkeres Gefühl der Zugehörigkeit geschaffen, das die Nutzerinnen und Nutzer an die Software bindet.

Personio: Als umfassende HR-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen optimiert Personio Routineaufgaben und vereinfacht das Personalmanagement durch eine zentrale Datenverwaltung. Der intuitive Nutzer-Ansatz, der in seinem UX-Design zum Ausdruck kommt, macht komplexe HR-Prozesse leicht zugänglich. Zudem unterstreichen der schnelle Implementierungsprozess und die individuelle Kundenbetreuung Personios Engagement für positive und maßgeschneiderte Erfahrungen.

Workday: Der Pionier im Bereich Unternehmens-Cloud-Anwendungen für Finanzen und Personalwesen hebt sich durch eine nutzungsfreundliche und intuitive Oberfläche hervor, die auch eine adaptive Architektur bietet. Die Integration von KI, Erfolgsgeschichten und ethischen Prinzipien fördert individuell zugeschnittene und emotionale Erfahrungen. Nutzende können nicht nur problem- und nahtlos durch verschiedene Module navigieren, sondern profitieren auch von realen Einblicken und einer Community-orientierten Vision.

Diese HR-Software-Lösungen sind für viele ein unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Zusätzlich bringen aufstrebende Start-ups wie Skillties (KI-gesteuertes Skill-Management) oder Easy-Review (Digitale Personalentwicklung) frische Perspektiven und Innovationen in den Markt.

Die präsentierten Beispiele unterstreichen die Bedeutung eines durchdachten Produkt- und UX-Designs. Sie zeigen, wie eine intuitive und emotionale Gestaltung nicht nur das Nutzungserlebnis verbessert, sondern auch zur Stärkung der Kundenbindung und der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beiträgt.