Die betriebliche Altersversorgung (bAV) wird nicht nur von der Politik als tragende Säule im Kampf gegen Altersarmut gesehen, vielen mittelständischen Unternehmen gilt sie auch als wichtiger Baustein zur Mitarbeiterbindung. Doch viele Personalabteilungen empfinden die bAV eher als administrative Bürde denn als strategisches Asset: Informationen verteilen sich fragmentiert auf Excel-Listen, E-Mails und Papierakten. So wird die Personalabteilung unfreiwillig zur manuellen Schnittstelle zwischen Lohnbuchhaltung, Versicherern und Belegschaft.
Mit steigender Unternehmensgröße und der Zahl an Versorgungsordnungen wächst dieser Aufwand exponentiell und beansprucht einen immer größeren Teil der HR-Ressourcen. Dies bedeutet nicht nur weniger Zeit für strategische HR-Aufgaben – die manuelle Verwaltung stellt zudem ein verstecktes Haftungsrisiko für Arbeitgeber dar.
Fragmentierte Prozesse: Warum Excel und Papier zum Risiko werden
In vielen Unternehmen gleicht die bAV-Landschaft einem Flickenteppich. Unterschiedliche Verträge in verschiedenen Durchführungswegen müssen parallel verwaltet werden. Die Informationen liegen verstreut in Papierordnern, E-Mail-Postfächern, Excel-Tabellen und HR-Systemen. Dieser Zustand der fragmentierten Datenhaltung macht eine valide Übersicht unmöglich. Und genau hier beginnt das Risiko.
Teure Fehlerquellen: Medienbrüche und fehlende Synchronisation
Die größte Schwachstelle ist der Medienbruch. Wenn Daten händisch von einem System ins andere übertragen werden müssen, steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit exponentiell an. Ein Zahlendreher bei der Versicherungsnummer, eine übersehene Beitragsanpassung oder ein falsch berechneter Arbeitgeberzuschuss können Folgen haben.
Arbeitgeber können auch Jahrzehnte später rückwirkend für Fehler in Haftung genommen werden.
Wenn die HR-Abteilung zum Flaschenhals wird
Das Problem zeitraubender manueller Prozesse verschärft sich, wenn Unternehmen wachsen. Während die Belegschaft und damit die Anzahl der bAV-Verträge dynamisch steigen, bleiben die Ressourcen in der HR-Abteilung oft gleich. Sie wird dadurch zum Flaschenhals. Die Reaktionszeiten steigen und die Übersicht geht verloren.
Der Versuch, mit Workarounds das angerichtete Chaos zu beherrschen, steigert die Komplexität nur noch und keiner blickt mehr durch.
Um hier vorzubeugen, bedarf es einer prozessgesteuerten Automatisierung.
Der Ausweg: Eine zentrale, automatisierte Schnittstelle für alle Beteiligten
Der Schlüssel zur Risikominimierung liegt in der Digitalisierung der bAV-Prozesse. Moderne Ansätze setzen auf eine zentrale Plattform, die alle Beteiligten vernetzt: HR, Lohnbuchhaltung, Versicherer und Mitarbeitende.
Ein Anbieter, der diesen Plattform-Ansatz konsequent für den Mittelstand umsetzt, ist Penzilla. Die Softwarelösung zielt darauf ab, die fragmentierte bAV-Verwaltung zu zentralisieren und Medienbrüche technisch unmöglich zu machen.
Automatisierte Workflows eliminieren menschliche Fehlerquellen
Penzilla setzt an den kritischen Schnittstellen an. Durch die Integration in über 40 gängige HR-Systeme und Lohnbuchhaltungssoftware wie DATEV oder SAP werden Daten automatisch synchronisiert. Ändert sich das Gehalt oder tritt ein Mitarbeitender aus, löst das System entsprechende Meldungen an die Versorgungsträger und die Payroll aus. Manuelle Übertragungsfehler werden so systemseitig ausgeschlossen.
Ein wesentlicher Aspekt für die Compliance ist die lückenlose Dokumentation sämtlicher Vorgänge, vom Beratungsgespräch bis zur Umwandlungsvereinbarung. Alle Dokumente sind digital archiviert und jederzeit abrufbar, was Transparenz und Sicherheit bei jeder Betriebsprüfung schafft.
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Ergebnis: Massive Entlastung für HR und 100 % Compliance
Neben der Risikominimierung steht die Effizienzsteigerung im Fokus. Durch die Automatisierung administrativer Routineaufgaben werden HR-Teams massiv entlastet. Penzilla verschafft eine vollständige Reduktion des Verwaltungsaufwands.
Gleichzeitig erhalten Mitarbeitende über ein Self-Service-Portal Einblick in ihren Versorgungsstatus, was die Anzahl der Rückfragen bei HR reduziert. Die Digitalisierung vereinfacht damit ein haftungskritisches Verwaltungsthema und gibt HR-Verantwortlichen die Sicherheit zurück, alle gesetzlichen Pflichten zu erfüllen.
Wer tiefer in die Materie einsteigen möchte, findet im kostenlosen E-Book detaillierte Informationen zu den häufigsten Haftungsrisiken und wie diese vermieden werden können.
E-Book: Die größten Haftungsfallen in der bAV und wie man sie vermeidet
