Digitalisierung der bAV-Administration kommt in Gang

Die Verwaltung der bAV erlebt aktuell einen Digitalisierungsschub. Jedes dritte Unternehmen hierzulande investiert bis zu 30 Prozent seiner Administrationsbudgets in Digitalisierungsprojekte. Im letzten Jahr verwendete erst jedes fünfte Unternehmen einen vergleichbaren Betrag dafür. Die Unternehmen reagieren damit auf gestiegene Anforderungen im Hinblick auf Prozess- und Datensicherheit. Das geht aus einer Befragung hervor, die > Willis Towers Watson im Sommer unter 54 Unternehmen mit insgesamt rund einer Million Mitarbeitern und circa 500 000 Leistungsbeziehern durchgeführt hat. Laut der Studie ziehen die Unternehmen die Modernisierung der bAV-Verwaltung jetzt nach, weil in der Vergangenheit angesichts meist enger IT-Budgets zunächst andere Unternehmensbereiche im Fokus von Digitalisierungsprojekten standen. Fast drei Viertel der Firmen setzen den Stellenwert der Modernisierung hoch an.

Unternehmen erwarten stärkere Automatisierung der Administrations- und Kommunikationsplattformen

Mehr als vier Fünftel der befragten Arbeitgeber erwarten für die Zukunft eine noch stärkere Automatisierung der Administrationsplattformen. Angesichts neuer Technologien wie zum Beispiel Cloud-Computing gehen fast alle Unternehmen davon aus, dass es zu grundlegenden Veränderungen kommen wird. Rund 60 Prozent erwarten, dass Administrationsplattformen aufgrund des Technologiewandels angepasst werden müssen. 70 Prozent denken, dass Kommunikations- plattformen angepasst werden müssen. Rund ein Drittel der Unternehmen will seine bAV-Funktion selbst anpassen, ebenso viele wollen externe Dienstleister einsetzen. Jede fünfte Firma befindet sich noch in der Sondierungsphase.

Bislang sind vier von zehn Administrationsprozessen automatisiert

Momentan ist der Digitalisierungsgrad der bAV-Administration sehr heterogen. Insgesamt sind 41 Prozent der Administrationsprozesse – etwa die Ermittlung von Rentenansprüchen – automatisiert. Dabei hinken kleine Betriebe großen Firmen nicht per se hinterher, so die Studie, sondern der Digitalisierungsgrad hängt neben der Budgetsituation hauptsächlich von der jeweiligen bAV-Landschaft der Unternehmen ab. Große Unternehmen, die nach Zukäufen viele unterschiedliche Pensionspläne zu managen haben, hätten zum Beispiel eine komplexere Ausgangssituation als kleine, junge Unternehmen mit nur einem Pensionsplan, der gezielt administrationsfreundlich gestaltet wurde, erklärt Dr. Michael Paulweber, Leiter Technology and Administration Solutions bei Willis Towers Watson.

Nutzung der bAV-Plattformen für Mitarbeiter muss vereinfacht werden

Bei den geplanten Investitionen zur Automatisierung der bAV-Verwaltung spielen auch die Erwartungen der Mitarbeiter im Hinblick auf Self Service, Verständlichkeit und intuitive Bedienbarkeit der Plattformen eine bedeutende Rolle. Zwei Drittel der Unternehmen gehen davon aus, dass diese Aspekte künftig noch stärker berücksichtigt werden als bislang. Bislang könne die bAV-Kommunikation noch nicht mit den Standards mithalten, die Konsumenten beispielsweise im Online-Shopping gewohnt seien, so Paulweber. Derzeit kommuniziert erst knapp jedes zweite befragte Unternehmen (48 Prozent) digital mit bAV-Anwärtern; lediglich 17 Prozent kommunizieren auf diese Weise mit Leistungsbeziehern. Wenn Unternehmen die bAV als Instrument zur Mitarbeitergewinnung und -bindung einsetzen wollen, sollten sie auch die Handhabung für die Mitarbeiter ansprechend gestalten, rät Paulweber.

Generell empfiehlt der bAV-Experte Unternehmen, Prozesse in kleinen pragmatischen Schritten zu vereinfachen und womöglich zu automatisieren. Dazu gehöre auch, Sonderregelungen abzuschaffen und Versorgungsordnungen soweit wie möglich zu harmonisieren. Das vereinfache spätere Veränderungen in der IT-Landschaft erheblich.