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So sparen Sie Zeit bei Coaching-Prozessen

Frage an die HR-Werkstatt: “In der HR-Abteilung haben wir kaum Ressourcen, Coachings anzubieten beziehungsweise diese zu koordinieren. Inwiefern eignet sich für uns als Unternehmen und für unsere Mitarbeiter eine externe Coaching-Plattform?”

Es antwortet: Tina Deutsch, Co-Founderin und Managing Partnerin bei Haufe Coaching

Es ist jeden Tag zu spüren: Stetige Veränderung steht in unseren Unternehmen auf der Tagesordnung – seien es agiler werdende Arbeitsprozesse oder ein modernes Selbstverständnis der Mitarbeiter. Keine Frage: Viele Fach- und Führungskräfte in Unternehmen stehen vor Herausforderungen. Eine passende Antwort ist nicht sofort auf jede Frage zu finden.

Ganz gleich, ob Sie in einem kleinen, mittelständischen oder großen Betrieb arbeiten, der Ruf nach neuen und schnell wirksamen Weiterentwicklungsmethoden wird lauter. Längst hat sich Coaching als effizienteste Maßnahme für Mitarbeiter etabliert. Die Vorteile liegen auf der Hand: Schnelle Unterstützung, hoch individuell und auf den Punkt, leicht in den Alltag integrierbar. Durch verschiedenste Techniken gelingt es einem Coach, die Perspektive seines Gegenübers zu erweitern und neue Handlungsräume zu öffnen.

Coaching ist also eine Investition in die Mitarbeiter, die in Zeiten schneller Veränderungen immer wichtiger wird. Wie sollen HR-Abteilungen diesem Anspruch gerecht werden – bei oft gleichbleibenden Ressourcen? Coaching-Plattformen bieten da schnelle Hilfe, bessere Ergebnisse und ein ganzheitliches Prozesshandling – ganz gleich, ob Sie nur fünf Stunden für einzelne Personen anbieten möchten oder Coaching zum Standardinstrument Ihrer Mitarbeiterentwicklung zählt.

1. Erhalten Sie effizientes Prozesshandling aus einer Hand

Bevor Sie sich als Personaler dafür entscheiden, Coaching in Ihrem Unternehmen einzusetzen und das Handling selbst in die Hand zu nehmen, sollten Sie sich im Klaren sein, dass es mit der Auswahl geeigneter Coaches nicht getan ist. Zu einem effizienten Coaching-Management gehören neben Anfrage und Matching auch die Prozessdokumentation, die permanente Qualitätssicherung, die Abrechnung und eine Evaluation des Erfolgs. Das ist bei einer einzelnen Coaching-Anfrage vielleicht noch abzubilden, bei mehreren gestaltet es sich neben dem Tagesgeschäft oft schwierig.

All diese Prozessschritte kann aber auch eine Coaching-Plattform übernehmen. Unterm Strich führt dies zu einer Prozessverschlankung und -vereinfachung für das Unternehmen. Insbesondere, wenn Sie als Arbeitgeber ein Entwicklungsprogramm für Führungskräfte ausrollen oder Coaching als Standard-Entwicklungsinstrument anbieten möchten und dafür mehrere Coaches benötigen.

2. Nutzen Sie schnelle Hilfe für Fach- und Führungskräfte

Nicht selten brauchen insbesondere Führungskräfte schnelle Unterstützung. Gerade in unserer digital geprägten Zeit kommen neue Herausforderungen nicht selten über Nacht. Eine schnelle Reaktion ist gefragt, um Ihre Mitarbeiter wieder handlungsfähig zu machen. In solchen Situationen entscheidet man sich häufig für Coaching. Aber es bleibt keine Zeit für eine aufwendige Recherche oder das Einholen von Empfehlungen. Bei einigen Coaching-Plattformen erhält der Coachee – zum Beispiel auf Basis seiner Anfrage mittels eines digitalen Anforderungsbogens – binnen 48 Stunden drei Vorschläge passender Coaches. Das heißt: Die Plattform gewährleistet in diesem Fall ein zeitnahes Coaching und Ihr Mitarbeiter hat bereits nach wenigen Tagen einen passenden Sparringspartner.

3. Sorgen Sie für eine bessere Qualitätssicherung

Die Bezeichnung “Coach” wird oftmals inflationär gebraucht, denn es ist keine geregelte oder geschützte Berufsbezeichnung. Jeder kann sich “Coach” nennen. Das wiederum birgt für Unternehmen die Gefahr – gerade, wenn es schnell gehen muss – an jemanden zu geraten, der sein Handwerk nicht versteht. Dieses Risiko gibt es bei einer professionellen Coaching-Plattform nicht. Denn diese filtert Business Coaches mittels mehrstufigem Auswahlprozess und klassifiziert sie nach Einsatzbereich und Persönlichkeit. Gemeinsamer Nenner dabei sind eine fundierte Ausbildung, Führungserfahrung, professionelle Herangehensweise und Kundenrezensionen. Für Unternehmen ist die Pflege eines Pools mit solcher Qualität aus Zeit- und Ressourcengründen kaum möglich.

4. Schaffen Sie einen perfekten Match zwischen Coach und Coachee

Das A und O für ein erfolgreiches Coaching ist nicht nur die fachliche Qualifikation, sondern vor allem auch der Match zwischen Coach und Coachee. Sicherlich gibt es viele Dienstleister, die gute Referenzen mitbringen, aber das allein reicht häufig nicht aus. Auch die Chemie muss stimmen. So verschieden die Mitarbeiter in Unternehmen sind, so verschieden sind auch die Persönlichkeiten und die Methodik der Coaches. Ist die Herangehensweise beispielsweise eher fordernd oder fürsorglich? Ist der Coach humorvoll oder streng? All das ist entscheidend für den Erfolg. Heißt: Empfehlungen helfen nicht unbedingt weiter. Denn, wenn der IT-Experte aus dem eigenen Haus sich mit einem Coach wohlfühlt, muss dieser Coach noch lange nicht mit dem Geschäftsführer harmonieren.

Darüber hinaus spielt auch der Anlass des Coachings eine Rolle für die passende Wahl:

  • Geht es darum, eine Krise erfolgreich zu meistern?
  • Möchte eine Führungskraft seine Teamführungskompetenzen steigern?
  • Möchte sich die Mitarbeiterin in einer neuen Rolle besser zurechtfinden?
  • Ist vielleicht die eigene Work-Life-Balance ins Wanken geraten?
  • Oder ist auch einfach mal der bloße Austausch mit einem Sparringspartner vonnöten, der in der Führungsetage oft nicht vorhanden ist?

All diese Kriterien berücksichtigen einige wenige Coaching-Plattformen mit einem großen Pool an Coaches. Die Aufnahme auf die Plattform stützt sich dabei auf einen mehrstufigen Auswahlprozess. Durch Telefonate, persönliche Tiefengespräche, einem Check der Kundenreferenzen und einem Online-Verfahren gelingt es, persönliche und fachliche Skills der Coaches genau zu filtern und diese mit den Anforderungen der Auftraggeber zu matchen. 

5. So haben Sie keinen Stress mit Datenschutz und Software

Excel-Listen sind in unseren digitalisierten Arbeitsprozessen einfach nicht mehr zeitgemäß, und nur selten datenschutzkonform. Veraltete Coach-CVs, die Sie als PDF herumschicken oder Daten zu Coachinganfragen, die unkontrollierbar in Mailboxen verweilen, sind ein Risiko. Aber natürlich müssen Sie die Kontaktdaten des Dienstleisters, Feedback und Learnings des Coaching-Prozesses irgendwo dokumentieren. Wie oft wünscht man sich, die lästige Dokumentation und den Datenschutz einfach auszulagern! Einige Plattformen übernehmen diese Aufgaben und bieten ein benutzerfreundliches Handling, bei dem jeder Mitarbeiter im Unternehmen ein eigenes Profil anlegen kann, ein persönliches Dashboard erhält und eine Coachinganfrage stellen kann.

Bei einer solchen Lösung kann das Unternehmen gemeinsam mit dem entsprechenden Anbieter vorab konfigurieren, ob das Angebot nur für ausgewählte Mitarbeiter gelten soll oder Freigaben seitens HR erforderlich sind. Die Benutzeroberfläche für Mitarbeiter ist bei solchen Lösungen absolut selbsterklärend. Schulungen sind nicht notwendig. Für HR ein großer Vorteil: Die Personalabteilung muss sich nicht selbst um jede Anfrage kümmern. Sie behalten den Überblick über alle Coachings, ohne mehr Details, als beispielsweise den Mitarbeiternamen und den Hauptanlass, zu kennen. Die Privatsphäre des Coachee ist damit gewahrt und auch datenschutzkonform. Denn alle Details und personenbezogenen Informationen sind im mitarbeitereigenen Dashboard hinterlegt, das jederzeit auf Knopfdruck gelöscht werden kann. Großer Aufwand in der Implementierung seitens der IT ist hierbei meist nicht vonnöten. Der Zugang funktioniert ganz einfach via Webversion.

6. Nutzen Sie Ihre Zeit für Strategisches

Coaching ist also ein komplexes Thema, das Handling allemal. Da lohnt es sich schon bei sehr wenigen Anfragen, die Expertise und administrative Unterstützung einer Coaching-Plattform hinzuzuziehen. Das Unternehmen kann – je nach Anbieter – Coachingstunden buchen, die meist zwischen 300 und 500 Euro liegen. Für die HR-Abteilungen eine gute Chance, administrative Aufgaben auszulagern und sich wieder auf ihre strategische und beratende Funktion zu konzentrieren.

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