Big Dutchman verkürzte seine Abläufe zum Monatsende um zwei Tage und halbierte den Aufwand für die Aufbereitung der Entgeltabrechnungsdaten. Möglich macht das die UKG Workforce Operating Platform von UKG, einer führenden KI-Plattform für HR, Entgeltabrechnung und Workforce Management. Big Dutchman erhält dank der Plattform in Echtzeit Transparenz über seine Belegschaft und kann somit den Personaleinsatz über komplexe Abläufe hinweg entsprechend genauer steuern.
Big Dutchman ist ein weltweit tätiger Anbieter von Hightech-Farming-Lösungen, die in 170 Ländern zum Einsatz kommen. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 3.500 Mitarbeitende an Standorten in 48 Ländern. Für rund 1.000 Beschäftigte in Deutschland hat Big Dutchman seine ERP-basierte Zeiterfassung durch die Lösung UKG Pro Workforce Management ersetzt – einen zentralen Bestandteil der KI-gestützten Workforce Operating Platform von UKG. Durch die Verknüpfung von Arbeitszeit-, Anwesenheits-, Einsatzplanungs- und Abwesenheitsdaten in Echtzeit ersetzt UKG manuelle Prozesse durch eine einheitliche, stets aktuelle Sicht auf die Belegschaft. So können Führungskräfte schneller fundierte Entscheidungen treffen und Fehler vermeiden, bevor sie sich auf die Entgeltabrechnung oder die Produktion auswirken.
Dank Echtzeit-Einblicken in Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubsdaten erkennen Führungskräfte Änderungen jetzt unmittelbar. Dadurch ist die Zahl der Rückfragen von Mitarbeitenden gesunken, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wurde verbessert und das Vertrauen in die Datenbasis im gesamten Unternehmen gestärkt. Bereits wenige Monate nach der Einführung verzeichnete Big Dutchman messbare Verbesserungen bei der Genauigkeit der Entgeltabrechnung, der Datenkonsistenz und der Zuverlässigkeit der Personaleinsatzplanung. Gleichzeitig lässt sich der Personaleinsatz besser am Geschäftsbedarf ausrichten. „Bereits am zweiten Arbeitstag des neuen Monats sind wir für die Entgeltabrechnung bereit. Das ist ein großer Erfolg“, sagt Franz-Josef Moormann aus dem Payroll-Team von Big Dutchman.
Für Big Dutchman geht der Nutzen weit über die Digitalisierung der Zeiterfassung hinaus. Die KI-gestützte UKG Lösung automatisiert wiederkehrende Aufgaben und liefert Erkenntnisse, die operative Führungskräfte dabei unterstützen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Indem Personaldaten in konkrete Handlungsempfehlungen übersetzt werden, unterstützt UKG eine präzisere Personaleinsatzplanung, steigert die Produktivität und verbessert zugleich das Mitarbeitererlebnis bei Big Dutchman.
Zu den Erfolgsfaktoren zählte die enge Zusammenarbeit von Big Dutchman mit UKG und dem Implementierungspartner ABS Team GmbH. Gemeinsam führten die Projektteams Workshops mit Führungskräften und Schichtplanern durch, um Prozesse vor dem Go-live zu überprüfen, zu testen und einheitliche Standards festzulegen. Intelligente Dashboards weisen heute proaktiv auf personalrelevante Auffälligkeiten – etwa Unstimmigkeiten bei Zeiterfassungen – hin. Darüber hinaus konnten neue Rollen und Berechtigungen für temporär Beschäftigte eingeführt werden, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.
„Die Ergebnisse von Big Dutchman zeigen, welches Potenzial entsteht, wenn Personaldaten nicht länger manuell abgeglichen, sondern in Echtzeit verfügbar gemacht und ausgewertet werden“, sagt Benedikt Lell, Vice President Solutions Consulting & Technical Sales bei UKG. „Mit der UKG Workforce Operating Platform erhalten Unternehmen eine einheitliche, verlässliche Datenbasis für Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Entgeltabrechnung. Das reduziert Komplexität, beschleunigt die Payroll-Prozesse und versetzt Führungskräfte in die Lage, jeden Tag fundierte Entscheidungen zu treffen.“
