Betriebsratswahlen: Was muss HR im Vorfeld beachten?

Vielerorts läuft die heiße Phase des Wahlkampfes an – auch in Unternehmen. Schließlich stehen zwischen März und Mai die turnusgemäßen Betriebsratswahlen an. Das bringt für Personalabteilungen administrativen Aufwand und Mitwirkungspflichten. Denn HR ist nicht nur Beobachter, sondern auch Dienstleister in diesem Zusammenhang. Unser HR-Guide zur Betriebsratswahl. Ansprechpartner und Auskunftsgeber Zu den wichtigsten Aufgaben gehört es dabei, die Durchführung der Wahl zu unterstützen. Zwar ist der Wahlvorstand der eigentliche ‚Herr des Verfahrens‘. Der ist jedoch auf Ressourcen des Unternehmens angewiesen, da laut § 20 Absatz 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) der Arbeitgeber die Kosten der Wahl trägt – eine Verpflichtung, die HR mit konkreten Maßnahmen umsetzen muss. Konkrete Pflichten und daraus resultierende To-dos vor der Wahl sind unter anderem: die Weitergabe von Listen mit Angaben zur aktuellen Belegschaft an den Wahlvorstand (Wählerlisten) das Bereitstellen geeigneter Räumlichkeiten für den Wahlvorstand und Wahlversammlungen (beziehungsweise Wahllokal) Übernahme der Wahlkosten (Wahl- und Büromaterialien, Porto für Briefwahl, etc.) Freistellung von Wahlvorstandsmitgliedern für ihre Tätigkeit Übernahme von Kosten für etwaige Schulungen für den Wahlvorstand sowie (in seltenen Fällen) Kostentragungspflicht für rechtliche Streitigkeiten in Zusammenhang mit der Wahl Beschäftigtendaten weiterleiten Um festzustellen, welche Beschäftigten an der Betriebsratswahl teilnehmen dürfen, braucht der Wahlvorstand verschiedene Angaben vom Arbeitgeber. Die sind auch für die Frage wichtig, wer das aktive und wer das passive Wahlrecht hat. Zur Erstellung dieser Wahlliste, die später im Betrieb ausgehängt wird, muss HR dem Wahlvorstand auf dessen Anfrage hin zunächst folgendes aushändigen: eine nach Geschlechtern (männlich, weiblich und – sofern bekannt – divers) getrennte Aufstellung aller im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab 16 Jahren zukommen lassen und diese jeweils in alphabetischer Reihenfolge nach Familiennamen und unter Angabe des Vornamens, des Geburtsdatums und des jeweiligen Eintrittsdatums in den Betrieb/das Unternehmen/den Konzern sortieren (§ 2 WO). Praxistipp: Auch Außendienst- und Homeoffice-Beschäftigte sowie Leiharbeitskräfte und Beschäftigte mit ruhendem Arbeitsverhältnis (Mutterschutz, Elternzeit oder passive Phase der Altersteilzeit) müssen in der Liste berücksichtigt werden (vgl. § 7 Satz 2 BetrVG). Der Arbeitgeber kann darüber hinaus auch angeben, welche Personen aus seiner Sicht als echte leitende Angestellte nicht zu den Wahlberechtigten zählen. Eine entsprechende arbeitsvertragliche Bezeichnung ist dabei allerdings unerheblich. Maßgeblich sind allein die in § 5 Absatz 3 und 4 genannten Kriterien (etwa eigenständige Einstellungs- und Entlassungsbefugnis oder Generalvollmacht oder Prokura). Diese prüft der Wahlvorstand in aller Regel und kommt dabei gegebenenfalls auch zu abweichenden Ergebnissen. Laut Dr. Deborah Hölken von der Sozietät Seitz sollten daher „die für die Einstufung als leitende Anstellung maßgeblichen Merkmale transparent dokumentiert werden“. Gleiches gilt ihrer Auffassung nach insbesondere bei Matrixorganisationen „auch hinsichtlich der Merkmale, die zu einer (Nicht-)Zuordnung zu einem Betrieb führen“. Diese Pflichten sollte HR nicht auf die sprichwörtliche leichte Schulter nehmen, denn gibt ein Arbeitgeber keine oder falsche Auskünfte, stellt dies unter Umständen eine unzulässige (§ 20 Absatz 1 BetrVG) und bei Vorsatz sogar eine strafbare (§ 119 Absatz 1 Nr. 1 BetrVG) Wahlbehinderung dar. Zudem kann ein Wahlvorstand die Herausgabe der erforderlichen Informationen im Zweifel per arbeitsgerichtlichen Beschlussverfahrens erzwingen. Mehr zum Thema Lea Corzilius: „Mir ist Respekt wichtiger als Beifall“ Kein anderer CHRO stand in den vergangenen Monaten derart im Rampenlicht wie Lea Corzilius. Die Arbeitsdirektorin musste bei ZF ein hartes Sparprogramm verhandeln. Ein Gespräch über Fairness. Mehr lesen Nachmeldungen sicherstellen Schon aus Eigeninteresse und um rechtliche Risiken zu minimieren, sollten dem Wahlvorstand daher nicht nur einmal die Daten übergeben, sondern auch spätere Neueintritte oder Austritte nachgemeldet werden. Übrigens ist eine nachträgliche Anfechtung der Betriebsratswahl durch den Arbeitgeber ausgeschlossen, soweit sie darauf gestützt wird, dass die Wählerliste unrichtig sei, dies aber auf seinen eigenen Angaben beruht (§ 19 Absatz 3 Satz 3 BetrVG). Später fordern viele Wahlvorstände dann noch einmal zusätzlich Daten an, nämlich in Zusammenhang mit der Briefwahl. Dabei geht es um Beschäftigte, die nach Erlass des Wahlausschreibens wegen längerer Arbeitsunfähigkeit, dauerhaftem Homeoffice, Urlaub oder ruhendem Arbeitsverhältnis zum Zeitpunkt der Wahl voraussichtlich nicht im Betrieb sein werden. Auch diese Informationen muss HR liefern – ebenso wie auf Anfrage die Postanschriften der entsprechenden Beschäftigten übermitteln. Praxistipp: Die Postanschriften dürfen nicht mit Verweis auf Datenschutzbelange vorenthalten werden. Auch einer Einwilligung der betreffenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bedarf es vor Weitergabe nicht (LAG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 21. April 2023, Az. 26 TaBVGa 436/23). Freistellung gewährleisten Im weiteren Verlauf wandelt sich die Rolle von HR vom operativen Zulieferer zum Dienstleister im Hintergrund. Vor allem muss die Personalabteilung verschiedene Rahmenbedingungen im Arbeitsalltag gewährleisten, die die Vorbereitung der Wahl und den späteren Urnengang betreffen: So müssen Arbeitgeber die Mitglieder des Wahlvorstands, der meist aus drei, in Großbetrieben aber auch mehr Personen besteht (§ 16 Absatz 1 BetrVG), zur ordnungsgemäßen Vorbereitung und Durchführung der Wahl von ihrer beruflichen Tätigkeit ohne Minderung des Arbeitsentgelts freistellen (§ 20 Absatz 3 Satz 2 BetrVG). Gleiches gilt für Ersatzmitglieder, die bei Krankheit oder Urlaub regulärer Wahlvorstände nachrücken. Der Anspruch auf Freistellung von der Arbeit greift allerdings nur bei erforderlichen Aufgaben. Kandidiert etwa ein Mitglied zugleich für den kommenden Betriebsrat, ist etwaige Wahlwerbung dessen persönliche Sache und keine erforderliche Aufgabe, die zu vergüten wäre Wahlvorstände dürfen zudem bei der Ausübung ihrer Tätigkeit nicht behindert werden (§ 20 Absatz 1 BetrVG) und genießen einen besonderen Kündigungsschutz (§ 15 KSchG). Dieser beginnt mit der Bestellung des Wahlvorstands und gilt bis sechs Monate nach Bekanntgabe des Wahlergebnisses. Praxistipp: Müssen Mitglieder des Wahlvorstands aus betriebsbedingten Gründen ihre Aufgaben außerhalb der üblichen Arbeitszeit durchführen, haben sie unter Umständen Anspruch auf Freizeitausgleich oder Mehrarbeitsvergütung. Raum und Zeit bereitstellen Für seine Beratungen und Entscheidungen (Beschlüsse) hält der Wahlvorstand Sitzungen ab. Diese ordentlichen, nicht-öffentlichen Zusammenkünfte sollen – analog zu Betriebsratssitzungen – laut § 1 Absatz 3 WO grundsätzlich in Präsenz stattfinden. Digitale oder hybride Meetings sind gemäß § 1 Absatz 4 WO nur dann erlaubt, wenn dabei die Vertraulichkeit gewahrt ist und der Wahlvorstand das Sitzungsformat gesondert beschlossen hat. Für bestimmte Sachverhalte sind – was HR wissen muss – Treffen in Präsenz allerdings Pflicht, und zwar bei: Sitzungen auf Wahlversammlung gemäß § 14a Absatz 1 Satz 2 BetrVG Sitzungen zur Prüfung eingereichter Vorschlagslisten laut § 7 Absatz 2 Satz 2 WO sowie Sitzungen zur Durchführung eines Losverfahrens nach § 10 Absatz 1 WO. Zudem müssen auch die Stimmauszählung (§ 13 WO bzw. § 34 Absatz 3 WO) sowie die Bearbeitung der Briefwahlunterlagen (§ 26 Absatz 1 WO bzw. § 35 Absatz 4 WO), die öffentlich sind, auf jeden Fall in Präsenz stattfinden. Die dazu nötigen Räumlichkeiten muss der Arbeitgeber bereitstellen. Praxistipp: HR sollte in diesem Zusammenhang zudem sicherstellen, dass Vorgesetzte von Wahlvorstandsmitgliedern über deren Amt informiert sind und es ein bekanntes Verfahren gibt, wie und bei wem sich die Mitglieder abmelden. Wird später gewählt, zählt übrigens auch die Zeit für die Stimmabgabe samt Hin- und Rückweg zum Wahllokal bei sämtlichen Beschäftigten, die ihr Wahlrecht ausüben, als vergütungspflichtige Arbeitszeit. Neutralität wahren HR-Beschäftigte können privat über Betriebsräte und deren Sinn denken, was sie wollen. In ihrer beruflichen Rolle unterliegen sie jedoch einem strikten Neutralitätsgebot. Sie sollten sich deshalb insbesondere jeder betriebsöffentlichen Aussage zu Kandidierenden und Listen erhalten, denn das könnte als unzulässiger Versuch einer Einflussnahme gewertet werden. Dies macht eine Wahl im Extremfall anfechtbar. Gibt es im Kreis der potenziellen Betriebsräte oder in der Unternehmensführung besonders offensiv auftretende Charaktere, sollten Personalabteilungen (je nach Einfluss) auf Arbeitgeberseite zumindest versuchen, hier aus oben genannten Gründen zu sensibilisieren. Denn auch vermeintlich kreative Handlungen wie die verdeckte oder indirekte Unterstützung arbeitgeber-affiner Wahlvorschläge sind mehr als nur heikel. Das LAG Hamburg entschied dazu: „Der Arbeitgeber bzw. dessen leitende Angestellte dürfen nicht durch Schaffung der Voraussetzung für die Einreichung einer Liste (hier Sammlung von Stützungsschriften) aktiv auf das Wahlverfahren Einfluß nehmen“ (Beschluss vom 12. März 1998, Az. 2 TaBV 2/98). Wird ein solches Vorgehen ruchbar oder landet vor Gericht, kommt das einem Bärendienst gleich und kann sich negativ auf das Employer Branding auswirken. Praxistipp: Mitglieder im Wahlvorstand und Kandidierende rufen innerbetrieblich ein gewisses Interesse hervor. Das muss HR-seitig hingenommen werden: „Der Arbeitgeber muss zum Beispiel während des Wahlkampfs dulden, dass Mitarbeiter am Arbeitsplatz, auf dem Gang oder in den Pausenräumen angesprochen werden. Generell gilt jedoch, dass der Betriebsablauf nicht gestört werden darf“, so Rechtsanwältin Claudia Knuth von der Kanzlei Lutz Abel (Eigenschreibweise LUTZ | ABEL). Schulungen: Tut das not? Geht es schließlich ums Geld, muss der Arbeitgeber Kosten für die Anschaffung von Sach- und Hilfsmitteln zur Wahl (Wahlurne, Wahlkabine, Wählerlisten, Stimmzettel, Büromaterial, Briefwahl-Porto et cetera), Kosten für aktuellen Gesetzestexte und Fachliteratur zum Thema Betriebsratswahlen und Portokosten für die Briefwahl und anderes tragen. Nicht selten kommt es dabei zu Unstimmigkeiten, was den Schulungsanspruch des Wahlvorstandes angeht – insbesondere bei erfahrenen Betriebsratsmitgliedern. Unser Special zum Thema bietet hier Details: Mehr zum Thema Schulungen für den Wahlvorstand zur Betriebsratswahl: Fluch oder Segen? Kommendes Frühjahr werden vielerorts Betriebsräte gewählt. Im Vorfeld beantragen Wahlvorstände häufig Schulungen zum Thema. Wir zeigen, was HR dazu wissen sollte. Mehr lesen Als Faustformel gilt: Wahlvorstandsmitglieder stehen solche Seminare erst einmal zu. Bei einem erstmals bestellten Mitglied kann der Anspruch laut gefestigter Rechtsprechung „auch ohne nähere Darlegung des Fehlens ausreichender Kenntnisse der Wahlvorschriften als erforderlich angesehen werden“ (BAG, Urteil vom 7. Juni 1984, Az. 6 AZR 3/82). Auch bei versierten Arbeitnehmervertretern und -vertreterinnen kann der Anspruch nicht per se bestritten werden. Wegen der dabei entstehenden Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, die zusätzlich zu den Seminargebühren anfallen, sind Präsenz-Seminare manchen Arbeitgebern ein Dorn im Auge. Allerdings müssen sich Betriebsräte und Wahlvorstände nicht ohne Weiteres auf ein Webinar anstelle einer Präsenzveranstaltung verweisen lassen. Vielmehr haben sie laut Bundesarbeitsgericht „einen Beurteilungsspielraum, der sich grundsätzlich auch auf das Schulungsformat erstreckt“ (BAG, Beschluss vom 7. Februar 2024, Az. 7 ABR 8/23). Die Kosten sind dabei nicht der Maßstab. Praxistipp: HR sollte hier mit Augenmaß vorgehen, um unnötigen Streit zu vermeiden. Denn Schulungen haben oft schon rein kaufmännisch einen nicht zu unterschätzenden Vorteil: Sie reduzieren das Risiko von Fehlern, die später zur Anfechtbarkeit der Betriebsratswahl führen könnten, beträchtlich. Käme es dazu, drohen nicht nur Gerichtskosten. Auch die Wahl an sich muss unter Umständen wiederholt werden. Praxistipp: Das hat auch Auswirkungen auf die Zukunft: Denn mit qualifizierten Wahlvorständen und später Betriebsräten kann eine Personalabteilung wesentlich professioneller und produktiver arbeiten und verhandeln. Denn sich mit Laien auseinanderzusetzen, mag verlockend erscheinen, frisst aber zumeist nur unnötig Zeit, Geld und Nerven. Info Vier absolute No-Gos im Umgang mit dem Wahlvorstand Zurückhalten von notwendigen Angaben zur Aufstellung der Wählerliste Nichtzurverfügungstellen von erforderlichen Wahlunterlagen und Hilfsmitteln zur Betriebsratswahl Verweigern von notwendiger Arbeitsbefreiung zur Vorbereitung der Betriebsratswahl Kommentierung oder gar Entfernung der ausgehängten Informationen zur Wahl(-versammlung)

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