Checkliste: Grundsätze zur Digitalisierung der Personalakte

1. Ist eine vollständig digitalisierte Personalakte zulässig?

Die Personalakte ist eine durch den Arbeitgeber geführte Sammlung von Dokumenten, die das Arbeitsverhältnis zu einem Arbeitnehmer betreffen. Bei der digitalisierten Personalakte werden aus schriftlichen Dokumenten elektronische Dateien erzeugt, die der Arbeitgeber anschließend elektronisch verarbeitet. Für Privatunternehmen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form für die Personalakten. Daraus folgt, dass ein Arbeitgeber seine Personalakten vollständig digitalisiert führen darf. Ob das auch ratsam ist, wird im Folgenden geklärt.

2. Wie unterscheiden sich Schriftform, Textform und elektronische Form?

Mit der gesetzlichen Schriftform ist ein Dokument gemeint, das eigenhändig unterschrieben ist (§ 126 BGB). Ein Dokument mit einer ausgedruckten, zuvor eingescannten Unterschrift erfüllt daher nicht die gesetzliche Schriftform.

Die sogenannte Textform ist im geschäftlichen Verkehr weit verbreitet, insbesondere die E-Mail. Dabei handelt es sich um eine „Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist“ und die „auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben“ wurde (§ 126b BGB). Einer digitalen Unterschrift bedarf es nicht; es reicht der Name des Erklärenden am Ende der Erklärung.

Nicht durchgesetzt hat sich die sogenannte elektronische Form. Der Erklärende muss das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Bei einem Vertrag müssen die Parteien das Dokument jeweils selbst elektronisch signieren (§ 126a BGB).

3. Können alle Personalangelegenheiten digital geregelt werden?

Auch im Arbeitsrecht gilt der Grundsatz der Formfreiheit. So können ein Arbeitsvertrag mündlich oder per E-Mail-Korrespondenz geschlossen und ein Urlaubsantrag per Fax gestellt werden.
Für bestimmte Rechtshandlungen verlangt das Arbeitsrecht jedoch die Schriftform. Deren Nichteinhaltung führt zur Nichtigkeit des Rechtsgeschäfts. Wichtige Beispiele:

• Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
• Nachvertragliches Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB)
• Aufhebung und Kündigung eines Arbeitsvertrags (§ 623 BGB)
• Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 S. 1 AÜG)

Solche Dokumente darf ein Arbeitgeber zwar als Scan in die Personalakte aufnehmen. Die Personalabteilung sollte jedoch dafür Sorge tragen, dass der Arbeitgeber später die Einhaltung der Schriftform beweisen kann. EinBeispiel: Nach Ablauf der Befristung erhebt ein Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht Entfristungsklage. Dann muss der Arbeitgeber beweisen können, dass die Befristungsabrede schriftlich erfolgte. Befindet sich in der Personalakte eine Originalfassung des unterschriebenen Dokuments, kann er es als Beweismittel vorlegen. Kann der Arbeitgeber die Einhaltung der Schriftform nicht nachweisen, hat er einen unbefristet beschäftigten Mitarbeiter mehr.

4. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Dokumente?

Die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten in der Personalakte richtet sich insbesondere nach datenschutz- und steuerrechtlichen Vorschriften. Personalakten enthalten personenbezogene Mitarbeiterdaten wie Name, Geburtsdatum, Anschrift, Familienstand, Unterhaltspflichten, Religionszugehörigkeit, Steuerklasse, berufliche Qualifikation, Betriebszugehörigkeit, Bewertung der Arbeitsleistung, Vergütungshöhe und Urlaubszeiten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, solche Daten zu löschen, sobald er sie nicht mehr benötigt (Art. 17 Abs. 1 DSGVO). Das wird meistens der Fall sein, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist und das 3. volle Kalenderjahr nach Vertragsende abgelaufen ist (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Bei erfolglosen Stellenbewerbern sollten die Bewerbungsunterlagen 6 Monate nach Versendung der Absagenachricht gelöscht werden.

Soweit die Personalakten auch Lohnkonten enthalten, hat der Arbeitgeber diese bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung erfolgt, aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 EStG).