Personalakten beinhalten alle für HR-Verantwortliche relevanten Daten zu einem Mitarbeiter: Anstellungsverträge, Gesprächsprotokolle, Lohn- und Gehaltsdaten und vieles mehr. Die sachgemäße Lagerung dieser zahlreichen sensiblen Dokumente stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Setzt das Unternehmen aber eine digitale Personalakten-Lösung ein, werden alle Daten elektronisch bereitgestellt: zentralisiert, zeit- sowie ortsunabhängig und leicht durchsuchbar. Die folgenden sieben Funktionen sind für eine digitale Personalakte essenziell:
Wiedervorlage: Der Vorteil einer Funktion zur Wiedervorlage ist, dass HR-Mitarbeiter wichtige Fristen nicht aus den Augen verlieren. Im Idealfall wird dies durch eine E-Mail-Benachrichtigungs-Funktion flankiert, die rechtzeitig an anstehende Termine erinnert. Bei befristeten Verträgen ist es beispielsweise sinnvoll, im System eine automatische Erinnerung bzw. Wiedervorlage einzurichten.
Dokumenterstellung: Dank einer integrierten Dokumenterstellung können Mitarbeiter eben nicht nur Verträge, sondern beispielsweise auch Serienbriefe oder Mitarbeiter-Rundschreiben erstellen – direkt in den Personalakten, wo sie dann auch abgelegt werden. Der Personalverantwortliche kann seine Dokumente dann direkt aus dem System per E-Mail versenden.
Freigabeprozesse: Zu etlichen HR-Vorgängen gehören interne Abstimmungs- und Freigabeprozesse. Die Personalakte sollte diese Prozesse umfassend unterstützen. Nicht nur durch ein automatisches oder halbautomatisches Einholen der Freigaben, sondern auch durch die Speicherungen der – im Idealfall elektronisch – unterschriebenen Dokumente im System.
Aufgabenverwaltung: Stets gleiche Abläufe – etwa die Rückkehr eines Mitarbeiters aus der Elternzeit, ein Steuerklassenwechsel oder die Vorbereitung und Durchführung von Personalgesprächen – sollten HR-Verantwortliche in der elektronischen Personalakte einfach über Templates verwalten und tracken können. Der Verantwortliche kann solche Tasks dann auch direkt dem zuständigen Bearbeiter zuweisen.
Volltextsuche: Schriftstücke einzuscannen, ist das eine, sie durch eine OCR-Texterkennung dann auch gleich komfortabel durchsuchbar zu machen, ist das andere. Wenn dies automatisiert passiert, lassen sich alle Dokumente schnell nach den gewünschten Schlagworten durchsuchen.
Vertragserstellung: Standardisierte Anstellungsverträge werden am besten über ein Tool zur Vertragserstellung gemanagt, mit vordefinierten Feldern und dynamischen Textbausteinen.
Datenlöschung: Gerade vor dem Hintergrund des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist für HR-Abteilungen ein gesetzlich einwandfreier Umgang mit Vertrags- oder Personalakten unerlässlich. Denn dies sind personenbezogene Daten, die den Datenschutzgrundsätzen der Zweckbindung und Speicherbegrenzung unterliegen. Eine elektronische Personalakte unterstützt bei der Compliance, indem sie fristgerecht an die notwendige Löschung erinnert – ob es um alte Bewerbungen, Verträge ehemaliger Mitarbeiter oder um Abmahnungen geht.
Weitere Insights, wie eine digitale HRM-Lösung die Personalabteilung nachhaltig entlasten und unterstützen kann, zeigt forcont zusammen mit GEMA und der Wirtschaftskanzlei Eversheds Sutherland bei dem „forpeople day“ am 4. April 2019 in München. Einen ganzen Nachmittag lang können sich Personalverantwortliche und Manager zu den Themen Digitalisierung und HRM-Software informieren und austauschen. Weitere Informationen und Anmeldung finden Sie › hier